Varmentaminen, oikeaksi todistaminen ja apostillit

BY admin
|

Varmentaminen tai oikeaksi todistaminen on sinetöity todistus, jolla vahvistetaan julkisen virkamiehen, kuten notaarin, kiinteistörekisterinpitäjän tai piirikunnan virkailijan, valtuudet toimia tietyssä ominaisuudessa hänen allekirjoittamansa asiakirjan yhteydessä. Todistustodistuksella todennetaan, että nimetty henkilö ja hänen asemansa ovat Secretary of State’s Officen rekisterissä. Todistusta käytetään notaarin varmentamiseen. Todistustodistuksia käytetään todentamaan asiakirjojen kirjaajia, piirikirjureita, tuomareita, piirikunnan kirjureita ja osavaltion rekisterinpitäjää (esim. syntymätodistus, avioliittotodistus ja avioerotodistus).

Apostille on erityinen todentamismuoto, joka laaditaan ”Haagin yleissopimus ulkomaisten julkisten asiakirjojen laillistamisvaatimusten kumoamisesta” (Haagin yleissopimus laillistamisvaatimusten poistamisesta ulkomaisilta julkisilta asiakirjoilta) -nimisen kansainvälisen sopimuksen mukaisesti. Sopimus poistaa tarpeen ulkoministeritasoa korkeammalle varmennukselle, ja sen hyväksyvät vain sopimuksen allekirjoittaneet maat.

Maassa, jossa asiakirjoja käytetään, määräytyy se, minkä tyyppisen todistuksen tämä toimisto liittää alkuperäiseen asiakirjaan.

Lisätietoa varmennuksista, oikeaksi todistamisista ja apostilleista saa Missourin notaarin käsikirjasta (Missouri Notary Handbook).

  • Esimerkki Apostille
  • Esimerkki Authentication
  • Esimerkki Certification

Menettelyt apostillen saamiseksi, authentication or certification

  1. Syntymätodistus – on oltava oikeaksi todistettu jäljennös Bureau of Vital Recordsin yhteysnumerosta (573) 751-6387
  2. Vihkimislupa – on oltava oikeaksi todistettu jäljennös avioliiton solmineen piirikunnan rekisterinpitäjältä (Recorder of Deeds) tai avioliiton solmimiseen liittyvä lausunto Bureau of Vital Recordsista (ks. esimerkki Missourin notaarin käsikirjan kirjasesta)
  3. Aeropäätös – on oltava oikeaksi todistettu kappale. on oltava oikeaksi todistettu jäljennös sen piirikunnan virkailijalta, jossa avioero on kirjattu
  4. Koulun asiakirjat – on oltava oikeaksi todistettu jäljennös koulusta (ks. esimerkki Missourin notaarin käsikirja -vihkosta)
  5. Notaarisoituja asiakirjoja – asiakirjassa on oltava asianmukainen notaarin oikeaksi todistaminen, mukaan luettuna notaarin kappale, notaarin allekirjoitus ja sinetti. (katso Missouri Notary Handbook -vihkonen, josta löytyy tietoa notaarin vahvistamista asiakirjoista)

Documents should be sent to:

Commissions
Secretary of State’s Office
600 West Main, Room 322
Jefferson City, MO 65101

Organisaatioon, johon asiakirjat lähetetään, on liitettävä kirje, jossa ilmoitetaan, mihin maahan asiakirjat lähetetään, palautusosoite sekä yhteystietojen puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Asiakirjojen varmentamisesta peritään maksu, joka on 10 dollaria varmentamista tai oikeaksi todistamista kohti. Esimerkkejä perittävistä maksuista: Jos yksi asiakirja sisältää useita saman notaarin tekemiä notaarintodistuksia, maksu on 10 dollaria; jos useat asiakirjat sisältävät kaikki saman notaarin tekemiä notaarintodistuksia, maksu on 10 dollaria asiakirjaa kohti; jos yksi asiakirja sisältää useita eri notaarien tekemiä notaarintodistuksia, maksu on 10 dollaria notaaria kohti. Secretary of State’s Office hyväksyy shekit ja maksumääräykset, jotka on maksettava verojohtajalle, MasterCard, Visa, American Express ja Discover. Luottokorttimaksuista peritään pieni käyttömaksu (katso lisätietoja täältä). Jos haluat maksaa luottokortilla, kirjeessäsi on oltava seuraavat tiedot:

  • Nimesi täsmälleen sellaisena kuin se näkyy luottokortissa
  • Luottokortin numero
  • Käyttökelpoisuusaika
  • Kortin kääntöpuolella oleva CVV-koodi
  • Kortin laskutuksen postinumero
  • Hyväksyntä toimistolle tilin veloittamiseen

Erikoislähetyksenä lähetettävien asiakirjojen, joissa on käytetty maksuvälineenä luottokorttia, on liitettävä mukaan myös täytetty lentolaskulomake. Asiakirjat palautetaan tavallisena postilähetyksenä, ellei asiakirjojen mukana ole etukäteen maksettua kirjekuorta, jossa on osoitteellinen lähetyslasku.

Osavaltion laki rajoittaa osavaltion sallitun maksun tiettyjen asiakirjojen käsittelystä 100 dollariin lasta kohden adoptiota kohden tai useampaa samanaikaisesti adoptoitua lasta kohden.