Wilbers:

Oletetaan, että tiedät, mitä teet.

Tiedät, mitä riskejä vihaisena kirjoittamiseen liittyy. Olet tietoinen siitä, että toisin kuin henkilökohtaisissa keskusteluissa, kirjallisessa viestinnässä et voi reagoida kehonkieleen tai muuttaa äänensävyäsi ja lähestymistapaasi matkan varrella. Tiedät, että se, mitä kirjoitat, ”pysyy lähtemättömän selvänä määrittelemättömän ajan”, kirjailija David Ewingia lainatakseni, että ajan mittaan sanasi eivät menetä mitään välittömyydestään.

Mutta tämä nimenomainen tilanne on poikkeuksellinen. Kirjoitetun sanan riittämättömyydestä ja jäykkyydestä huolimatta päätät ilmaista vihasi kirjallisesti.

Harkitsevan ja rationaalisen luontosi vuoksi et vain istu näppäimistön ääreen ja räiskäise, vaan harkitset tarkkaan tarkoitustasi ja sitä, miten se parhaiten saavutetaan.

Palauttamalla mieleen koulutuksesi taitavana viestijänä noudatat tätä viisiosaista kaavaa:

Avaava tarkoituksen ilmaisu

Strategiastasi riippuen aloitat jyrkästi tai ehkä aloitat hieman epäsuorasti esimerkiksi sanoilla: ”Olen pahoillani, että joudun valittamaan, mutta . . . .”. Kummassakin tapauksessa ilmoitat tarkoituksesi selkeästi ja yksiselitteisesti. Kielenkäyttösi ei ole hyökkäävää. Äänensävysi on jämäkkä mutta kunnioittava.

Ongelman selittäminen

Kuvaat ongelman ja käytät jälleen kiihdyttämätöntä kieltä. Keskityt pikemminkin tekoihin ja seurauksiin kuin persoonallisuuteen ja luonteeseen. Vältät kyseenalaistamasta lukijasi älykkyyttä, pätevyyttä tai etiikkaa, ellei tällainen kyseenalaistaminen tai henkilökohtainen arviointi ole valituksesi pääkohta.

Jos ongelma on kumulatiivinen, annat tarkan, yksityiskohtaisen ja täsmällisen selvityksen tapahtumista. Jos ongelma liittyy yksittäiseen tapahtumaan, keskityt kyseiseen asiaan sen sijaan, että esität pesulaluettelon satunnaisista epäkohdista.

Lukijan kannan kumoaminen

Retorisesta strategiastasi riippuen tunnustat lukijasi kannan. Huomautat kuitenkin, että se on tässä tilanteessa pätemätön.

Ratkaisuehdotus ja uhatut seuraukset

Kerrot selkeästi ja täsmällisesti, mihin toimintaan haluat lukijasi ryhtyvän. Tiedät, että pyyntösi on kohtuullinen ja lukijasi voimien tai kykyjen rajoissa. Jos tarkoituksesi on esittää uhkavaatimus, lopetat kirjeesi seuraavanlaisiin sanoihin: ”Jos tätä ongelmaa ei ratkaista, minulla ei ole muuta keinoa kuin . . . .”. Uhkaamasi seuraukset ovat asiaankuuluvia ja oikeassa suhteessa ongelmaan nähden.

Kunnioittava lopetus

Jos toivot säilyttäväsi hyvät suhteet lukijaasi, lopetat kirjeesi toiveikkaasti. Ilmaiset halusi jättää asian taaksesi. Korostat tyydyttävän ratkaisun löytämisen molemminpuolista hyötyä. Kenties viittaat henkilökohtaiseen arvostukseesi lukijaa kohtaan tai aikaisemman suhteenne tyydyttävään luonteeseen.

Nyt olet kirjoittanut kirjeesi, mutta vastustat tarvetta lähettää se heti. Tiedät, että yhdellä kielteisellä sanalla on kymmenen myönteisen sanan painoarvo, ja tiedät, että olet herkempi sävyillesi, jos luet tekstisi uudelleen sen jälkeen, kun olet antanut sen mennä kylmänä.

Viimein lähetät kirjeesi. Ja mitä tapahtuu?

Jos olet onnekas, lukijasi vastaa anteeksipyyntöön ja suostuu ryhtymään toivottuun toimenpiteeseen. Vaikka lukijasi olisi sanonut jotain, mikä ärsyttää tai suututtaa sinua, kirjoitat kirjeen, jossa kiität lukijaasi asian ratkaisemisesta, ja jätät kaiken muun huomiotta.

Mutta mitä yleensä tapahtuu?

Vastineeksi saat vihaisen kirjeen. Mitä nyt?

Tässä on neuvoni:

1. Älä laukaise toista vihaista kirjettä.

2. Lue toisen kirje uudelleen seuraavana päivänä. Todennäköisesti se ei kuulosta enää yhtä vihaiselta ja kohtuuttomalta kuin silloin, kun luit sen ensimmäisen kerran.

3. Jos lukijasi on tarjonnut kompromissia, harkitse sen hyväksymistä.

4. Jos lukijasi on kieltäytynyt yhteistyöstä millään tavalla, kirjoita lyhyt kirje, jossa kuvaat toimet, joihin olet ryhtymässä. Jos et toteuta toimia, älä odota, että sinua otetaan vakavasti, kun seuraavan kerran valitat jostain asiasta.