De verborgen kosten van olieverversing

De juiste smering is een essentiële onderhoudsfunctie en het verversen van olie is één aspect van het proces. In tegenstelling tot het verversen van de olie in uw auto op basis van tijd of kilometers, moet het verversen van olie voor industriële apparatuur plaatsvinden op basis van behoefte, wanneer er geen andere praktische oplossing voorhanden is om de smering te herstellen.

Te vaak plannen we een olieverversing om een verontreinigingsprobleem te verhelpen of wanneer overmatige slijtage wordt vastgesteld. In geen van beide gevallen is de olieverversing een zekere correctie van de hoofdoorzaak van het probleem, en het verspilt goed geld en belast het milieu verder met gevaarlijk afval.

Er zijn veel verborgen kosten verbonden aan olieverversingen die vaak niet in aanmerking worden genomen wanneer de actie wordt gepland. Bij een zeer simplistische benadering zou bijvoorbeeld alleen rekening kunnen worden gehouden met de arbeidskosten voor het verversen van de olie + de verwijderingskosten + de kosten van nieuwe olie.

Maar er zijn andere, belangrijkere verborgen kosten, zoals stilstand, administratieve inkoopkosten, opslag, behandeling, testen en morsen, die vaak een veelvoud bedragen van de kosten van de olie alleen. Zo kan schade aan de machine tijdens een verversing om de volgende redenen optreden:

– Toevoegen van de verkeerde olie.
– Over-/ondervulling van het carter of reservoir.
– Kruiskoppeling van een aftapplug.
– Droog starten van de apparatuur (het gebeurt).
– Inbrengen van verontreinigde olie

Over de bedrijfsduur van de installatie zal er olie worden gemorst. Net als branden gebeuren ze, maar de mate waarin u voorbereid bent bepaalt vaak de omvang van de schade. De gevolgen van olielekkages kunnen variëren van de noodzaak van oplosmiddelen en reinigingsmiddelen om olie van apparatuur en looppaden te verwijderen, tot het vervangen van bestrating of het afgraven van grond, tot grote uitgaven en negatieve publiciteit als de olie van het terrein af in plaatselijke waterwegen terechtkomt.

De kosten kunnen variëren van honderden dollars tot miljoenen dollars, uiteraard afhankelijk van de aard en de ernst van het voorval. Olielekkages kunnen zich voordoen in alle fasen van het olieverversingsproces, waaronder de volgende:

– In de opslag
– Tijdens het transport naar de apparatuur
– Tijdens het aftappen van de oude olie
– Tijdens het toevoegen van de nieuwe olie
– Bij het afvoeren van de gebruikte olie

Het is belangrijk om uw opties te kennen als het gaat om smering, en de werkelijke kosten die aan elke optie verbonden zijn, niet alleen voor het verversen van olie, maar ook voor kosten zoals re-engineering met betere afdichtingen of filtratie-apparatuur. Feiten en informatie verminderen de onzekerheid en verbeteren de kwaliteit en winstgevendheid van beslissingen over smering. Enkele van de volgende activiteiten kunnen, mits goed doordacht, enorme besparingen opleveren voor de organisatie:
– Test olie zodat deze alleen wordt ververst wanneer dat nodig is.
– Gebruik de juiste olie voor de toepassing.
– Filter olie zodat deze niet alleen wordt ververst vanwege vervuiling door deeltjes.
– Koop goede producten, laat geen mengsels of cocktails toe.
– Gebruik smeermiddelen met verlengde levensduur.
– Upgrade afdichtingen om lekken en het binnendringen van verontreinigingen te verminderen.
– Zorg voor personeel met de juiste opleiding en olieverversingsapparatuur.

De zoektocht naar verborgen kosten

Zoals de meeste activiteiten, is het verversen van olie niet zo eenvoudig als het op het eerste gezicht lijkt. Er zijn bevoorradingsmedewerkers, planners, roosters, coördinatoren, gezondheids- en veiligheidspersoneel en procedures bij het proces betrokken. Deze activiteiten achter de schermen voegen “verborgen” overheadkosten toe aan het olieverversingsproces die vaak moeilijk duidelijk te definiëren zijn.

Onderhoudsactiviteiten hebben te maken met het voorkomen of corrigeren van slijtage van gesmeerde oppervlakken. De ondersteuning achter de schermen kost vaak een veelvoud van de eenvoudige kosten om de onderhoudsactiviteit zelf uit te voeren.

Overige kosten zoals beschikbaarheid, naleving van milieuvoorschriften en op risico gebaseerde kosten moeten ook in de vergelijking worden meegenomen. Hieronder volgt een bespreking van enkele van deze kosten in verband met een elektriciteitscentrale. Ook de geschatte kosten voor het uitvoeren van een olieverversing op een klein systeem worden in elke sectie genoemd.

De factoren en cijfers kunnen voor uw industrie variëren, maar op basis van de bespreking zou u in staat moeten zijn om passende herzieningen te maken.

Beschikbaarheidskosten – Als de olie wordt ververst, is de apparatuur niet beschikbaar, niet alleen gedurende de tijd om de olie te verversen, maar vanaf het moment dat deze wordt geïsoleerd tot het moment dat de isolatie wordt opgeheven. Het effect van onbeschikbaarheid wordt geschat op één dag of 0,3% van het jaarlijkse gebruik, omdat pogingen om een dollarwaarde te krijgen niet succesvol zijn geweest, voornamelijk omdat de kosten afhangen van waar in de productiecyclus de apparatuur zich bevindt.

Wanneer een machine niet “alleen” voor een olieverversing kan worden stilgezet, kan dit in veel gevallen nog steeds worden gedaan door te ontluchten en te voeden. Met deze aanpak worden de beschikbaarheidskosten verlaagd, maar de olie- en arbeidskosten verhoogd. Uiteraard houdt dit soort activiteiten altijd een zeker risico in dat de smering in gevaar komt. Geschat op $200 per wijziging.

Papierwerk en vergunningskosten – Het verkrijgen van vergunningen, het traceren, controleren en inspecteren van werkzaamheden kost allemaal geld. Zelfs het afsluiten van een elektrisch paneel kost tijd. Er kunnen ook meerdere vakmensen nodig zijn om de taak te voltooien. Geschat op een uur werk, of $27.
Loon en voordelen – Het uurloon is slechts een deel van de arbeidskosten. Voordelen en bedrijfskosten voor het beheer van personeelsfuncties moeten in het totaal worden opgenomen. De kosten worden geschat op 1,5 maal het uurloon maal het aantal directe uren om de taak te voltooien.

Ancillary Activity Labor – Schatting van de tijd die nodig is om de olie-analysetaak te voltooien moet rekening houden met nevenactiviteiten zoals wachttijd, reistijd, gereedschap en materiaalverzameling.Kosten kunnen variëren van twee tot wel acht maal de “moersleutel tijd.”

Supervision – Supervisietaken gaan altijd gepaard met de olieverversingstaak. Neem de tijd op om werkorders te geven, het werk toe te wijzen en te plannen en de activiteiten te controleren in de schatting.

Hierbij zijn supervisors, onderhoudsondersteuning en onderhoudsplanners betrokken. Bijvoorbeeld, elke ploeg kan een hoofdhand hebben en er zal een supervisor zijn voor elke zoveel onderhoudspersoneel. Geraamd op 20% bovenop de directe arbeidskosten.

Olieverwijderingskosten – Dit zijn de kosten om een onafhankelijke trucker en afvalverwijderingsbedrijf te betalen om niet-radioactieve en niet-gechloreerde afgewerkte olie op te halen en naar behoren te verwijderen. Radioactief afval kan ongeveer $2.000 per vat bedragen.

Aternatief, als het ter plaatse als brandstof wordt gebruikt of voor andere doeleinden, kan er een waarde aan de afgewerkte olie worden toegekend, maar er zouden nog steeds kosten zijn om het te verplaatsen en als het wordt verbrand, zijn er gewoonlijk regelgevingsrichtlijnen die moeten worden gevolgd. Geschat op $ 0,50 per gallon.

Overbrengingskosten- Bij de overbrengingskosten moet rekening worden gehouden met de kosten voor de tijdelijke opslagplaats, de beveiliging, het overbrengen naar de vrachtauto of naar een tweede plaats en tenslotte het overbrengen naar het laadperron of de opslag voor lange tijd. Geschat op één uur, of $27.

Labkosten – Laboratoriumruimte en -apparatuur, arbeids- en opsporingskosten in verband met de bemonstering van alle gebruikte vaten, en de kosten voor tests, zoals op straling, PCB’s, chloor, glycol, water, metalen en/of oplosmiddelen in de afgewerkte olie, zoals vereist. Deze waarde kan variëren naar gelang van de plaatselijke voorschriften. Geschat wordt $100 per vat, of $2 per gallon.

Vast afval – Bij het verversen van olie wordt ook vast afval gegenereerd dat in de schatting moet worden meegenomen. Dit omvat handschoenen, filters, doekjes, vaste absorbentia, plastic flessen en slangen voor de bemonstering en de lege olievaten. Geraamd op $25 per verversing.

Liquid Waste – Als de olie te ver is afgebroken, ontstaat er vloeibaar afval in de vorm van oplosmiddelen of spoelvloeistof dat moet worden verwijderd. Deze factor is zeer relevant voor de kostenvoordelen in verband met proactief onderhoud en het gebruik van producten met lange levensduur. Geschat op $25 per verversing.

Nieuwe olie – De catalogusprijs voor nieuwe minerale olie is ongeveer $5,00 per gallon. Bulk stoomturbine olie kost minder terwijl hydraulische olie en tandwieloliën meer zullen kosten. Ter vergelijking, synthetische oliën zijn aanzienlijk duurder. Sommige brandbestendige synthetische vloeistoffen kosten bijvoorbeeld $28 per gallon. Geschat op kosten maal volume.

Nieuwe olie Overhead – Deze kosten omvatten de voorraadkosten of de kosten van het dragen en de kosten van opslagruimten. Voor de kosten van de verwarmde opslag wordt uitgegaan van $1/jaar/kubieke voet, hoewel deze hoger zouden zijn omdat voor olieopslag en plaatselijke olieruimten extra brandbeveiliging, ontluchting en aarding nodig zijn. Verder is voor een typische voorraadkribbe personeel nodig. Er kunnen ook transportkosten zijn voor de voorraad. Geschat wordt $100 per vat of ongeveer $2 per gallon.

Inkooporders – Tijdens het inkoopproces worden verschillende kosten gemaakt. Deze omvatten de voorbereiding en indiening van het verzoek om een bod, de beoordeling van de beschikbare opties, de selectie van de succesvolle bieder, het uitvoeren van kredietcontroles, het verrichten van betalingen, enz. De schattingen voor dit proces variëren van $250 tot $1500, afhankelijk van de complexiteit en de omvang. Geschat wordt $400 per order.

Storingen en lekkages van apparatuur – Het verversen van olie is een indringende onderhoudsactie en er is enig risico, zoals eerder besproken. Verwacht wordt dat zich ten minste één defect zal voordoen tijdens de levensduur van de installatie als gevolg van deze risico’s met een geraamde kostprijs van 100.000 dollar. Dit wordt als conservatief beschouwd omdat wordt aangenomen dat er geen uitval zal optreden. Uitgaande van een veertigjarige levensduur van de centrale, en een geschatte 130 olieverversingen per jaar, worden de risicokosten eenvoudigweg gelijkmatig verdeeld op $20 per verversing.

Veiligheid – Het verversen van oliën brengt een aantal potentiële veiligheidsrisico’s met zich mee, waaronder uitglijden, huidcontact en rugletsel in verband met tillen. Met betrekking tot rugletsel weegt elk 55-gallon vat olie ongeveer 400 lb (180 kg), zodat hijswerktuigen gewoonlijk vereist zijn en vaak niet in de kostenraming zijn opgenomen. Geraamd op $20 per verversing.

Nieuwe olie testen – Er moet een nieuw oliemonster worden genomen en geanalyseerd om na te gaan of de juiste olie werd geleverd en als basis voor latere tests. De kosten van deze tests en alle daarmee samenhangende aspecten (gegevensbeheer, verbruiksgoederen voor de bemonstering, enz.) moeten in de kostenraming worden opgenomen.

De totale kosten kunnen bestaan uit de kosten van de tests, de arbeid om het monster te nemen, de kosten van de monsterfles, de verzending, de interpretatie van de resultaten en het bijhouden van de gegevens.

Ook de praktijk van het vaak verversen van olie kan de analyse van gebruikte olie sterk bemoeilijken. Zoals figuur 1 laat zien, is het een enorme uitdaging wanneer alleen make-up olie in de tank wordt toegevoegd. Indien onderdeel van een groot programma, zouden de kosten van het testen van nieuwe olie zeer laag moeten zijn. Geschat wordt $ 100 per verversing.

The Bottom Line

Om de werkelijke kosten van een olieverversing te berekenen, moet men alle directe kosten, de overheadkosten en de impliciete op risico gebaseerde kosten bij elkaar optellen. De werkelijke “werkelijke kosten” voor het verversen van de olie in een vrij klein systeem in een elektriciteitscentrale, waarvoor 5 gallons olie nodig zijn (tegen $5 per gallon), twee manuren directe arbeid en een inkooporder om de olie te verkrijgen, bedragen $988,70 ALTIJD 40 TIME DE KOST VAN DE NIEUWE OLIE!

Weliswaar ligt een aanzienlijk deel van de totale kosten in de kosten van het uitschrijven van een enkele inkooporder, maar er zijn gelegenheden waarbij dit voorkomt. Voor andere situaties spreidt u de kosten van het aankoopproces over het volume van de aangekochte olie om deze kosten te dekken, of stelt u een gemiddelde kostprijs vast waarmee iedereen kan instemmen.

Gezien de hoge werkelijke kostprijs voor het uitvoeren van een olieverversing, kan het veel zinvoller zijn om te proberen de olie en de apparatuur zo lang te houden als ze werkelijk bruikbaar zijn en de afdichting en filtratie te upgraden. In veel gevallen zijn deze upgrades eenmalige kosten, terwijl het plannen van olieverversingen terugkeert voor de levensduur van de apparatuur.

Dit is geen algemene aanbeveling om te stoppen met het verversen van olie of om te beginnen met het kopen van alles in bulk. Het is eerder een verklaring om elke situatie te evalueren, rekening houdend met alle factoren om de beste handelwijze te bepalen voor het kosteneffectief verzekeren van een goede smering. Er zijn veel extra kosten die aan olieverversing verbonden kunnen zijn. Deze kunnen variëren van locatie tot locatie.

Samengevat zijn er veel “extra” kosten verbonden aan het verversen van olie. Helaas hebben we maar al te vaak de neiging om ons te lokaliseren in onze eigen hoek van het bedrijf, waarbij we alleen kijken naar de kosten die direct van invloed zijn op ons budget. Het negeren van de kosten om de overhead ondersteuning en ondersteunende functies te onderhouden waarvan we afhankelijk zijn om de taak te volbrengen, geeft ons een bevooroordeelde en onvolledige kijk op de “echte” kosten van een olieverversing.