Agile Organisations: Are Agile Organization Models the Future?

The agile organisation model offers a different methodology to managing people and operations from what we are used to seeing.

Dzięki znanym firmom branżowym, takim jak Apple, Philips i ING Bank, które z powodzeniem działają przy użyciu technik zwinnych, inne firmy chcą przyjąć podejście zwinne, co oznacza odejście od hierarchii kierowniczej (w której decyzje podejmowane są odgórnie) i rezygnację z przestrzegania ściśle ustrukturyzowanych procesów.

Kilka lat temu słowo „Agile” było kompletnym neologizmem w terminologii zarządzania projektami

Przy ogromnych zmianach wpływających zarówno na wewnętrzne, jak i zewnętrzne obszary organizacji, bycie zwinnym wymaga, abyś dobrze radził sobie ze zmianami i w rezultacie stał się silniejszy, dając swojej firmie przewagę konkurencyjną.

Struktura organizacyjna: Nastąpi przejście od hierarchicznych struktur zarządzania do sieci i zespołów, które pracują bliżej bazy klientów, mając większą kontrolę nad podejmowaniem decyzji.

Zespoły i projekty: Od stałych zespołów, które pracują razem regularnie, do sieci lub „squadów”, które są montowane szybko w oparciu o zestawy umiejętności i demontowane szybko po zakończeniu projektów.

Role zawodowe: Pracownicy zazwyczaj pracujący na podstawie opisu stanowiska pracy przejdą do pracy nad projektami, które wykorzystują ich umiejętności, umożliwiając pracownikom pracę nad wieloma projektami w różnych obszarach w firmie, oferując zróżnicowane możliwości.

Zarządzanie: Nie będzie już koncentrować się tylko na nadzorowaniu ludzi i „własnym” rozwoju, ale będzie prowadzić projekty i sponsorować odpowiednich pracowników, aby wspierać wymagania projektu.

Nagrody i awanse: Zamiast nagradzać pracowników na podstawie ich poziomu zatrudnienia, ciągłości pracy lub doświadczenia, nagrody będą oparte na wynikach zadań, reputacji i sponsorowaniu przez kolegów lub liderów.

Kultura: Prawdopodobnie najważniejszy element zapewniający sukces organizacji zwinnej, kultura zwinności firmy będzie miała wpływ na każdy obszar i wszystkie funkcje w przedsiębiorstwie.

„Spośród nieudanych wdrożeń Agile, 63% respondentów w jednym z badań obwiniało zderzenie kultury ich firmy z filozofią biznesową Agile.” – Rachel Burger, Capterra

Jakie są korzyści ze zwinnej organizacji?

Zwinna organizacja szybko reaguje na zmiany zachodzące na rynku poprzez podejmowanie szybkich cykli decyzyjnych, sprawnie radzi sobie z nowymi zagrożeniami ze strony czynników wewnętrznych/zewnętrznych oraz utrzymuje się na szczycie szybkiego postępu technologicznego, umożliwiając operacjom prosperowanie w burzliwym środowisku ciągłych zmian.

Jeśli spojrzymy na ING Bank jako przykład, przejście na zwinność przyniosło ich organizacji następujące korzyści w ciągu 15 miesięcy:

• Poprawiony czas wprowadzania produktów na rynek
• Wzmocnione zaangażowanie pracowników
• Zmniejszone utrudnienia i przekazywanie zadań
• Poprawione doświadczenie klientów
• Zwiększona produktywność

Kilka wskazówek dotyczących sukcesu

Mówi się, że modele zwinne, które odniosły sukces, konsekwentnie wykazują te 5 znaków firmowych:

1. Wspólny cel i wizja, aby pomóc ludziom poczuć się osobiście i emocjonalnie zainwestowanym.
2. Sieć upoważnionych zespołów (zespoły wielofunkcyjne, zespoły samozarządzające się i zespoły typu „flow-to-the-work”), które ponoszą wyraźną odpowiedzialność za znajdowanie własnych rozwiązań i osiąganie „wyjątkowych wyników.”
3. Szybkie cykle decyzyjne i cykle uczenia się pozwalające na ogarnięcie niepewności w zmieniających się środowiskach.
4. Dynamiczny model ludzi, który rozpala pasję, promując kulturę firmy, która stawia ludzi w centrum, angażując pracowników i tworząc wartość.
5. Nowej generacji technologia wspomagająca, płynnie zintegrowana z każdym aspektem organizacji, wspierająca szybkość i elastyczność z szybkimi reakcjami na potrzeby interesariuszy i biznesu.

„Projekty zwinne są o 28% bardziej udane niż projekty tradycyjne.” – PWC

Zręczność potrzebuje stabilności

Chociaż zwinność promuje otwartą komunikację i bardziej elastyczne metody, nie należy mylić bycia zwinnym z niestabilnym. Oprócz zdolności do adaptacji i odporności, aby model organizacji zwinnej odniósł sukces, „firmy muszą projektować struktury, ustalenia dotyczące zarządzania i procesy ze stosunkowo niezmiennym zestawem podstawowych elementów – stałym szkieletem”. – Agility: It Rhymes with Stability by Wouter Aghina, Kirsten Weerda and Aaron De Smet, Mckinsey & Company.

Technologia

Aby wspierać zwinną organizację, Twoja technologia musi wspierać potrzeby zwiększonej produktywności i elastyczności w całej firmie, działając w następujący sposób:

• Zarządzanie wydajnością oparte na zespole
• Udostępnianie celów i zadań
• Informacje zwrotne dla zespołu/sieci
• Przypisywanie, zarządzanie i nadzorowanie projektów
• Instant messaging service
• Opcja łatwego tworzenia i rozmontowywania zespołów do współpracy
• Przenośne dane

Jaki wpływ ma zwinność na HR?

HR to kluczowa funkcja wspierająca. Poprawa marketingu, ciągły rozwój, reagowanie na zmiany i współpraca mogą być zmarnowanym wysiłkiem, jeśli brakuje zwinności w dziale kadr, która by je wspierała.

Rola działu kadr nie polega na zwykłym wykonywaniu i wdrażaniu zwinnych kontroli i standardów, ale raczej na ułatwianiu i zwiększaniu zwinności w całej organizacji poprzez reagowanie na zmiany, obsadzanie stanowisk i planowanie. Będzie to miało wpływ na sposób, w jaki projektowane są stanowiska pracy, prowadzona jest rekrutacja, zarządzane są cele i wydajność, a także na to, jak ludzie rozwijają się w ramach biznesu i kultury firmy.

„Jak bardzo jesteś przygotowany na przyciąganie, zarządzanie i rozwój ludzi w sieci, a nie w hierarchii? Czy Twoje modele kariery, praktyki zarządzania wydajnością, modele przywództwa i systemy nagradzania są gotowe? Całkiem możliwe, że nie, ale rok 2018 to czas, aby zacząć je przemyśleć na nowo.” Josh Bersin, Bersin by Deloitte

HR regularnie pracuje w cyklu rocznym lub kwartalnym, który należałoby zmienić na częstszy harmonogram, np. dwutygodniowy, aby zoptymalizować procesy i spojrzeć na wyniki na koniec cyklu.

Głównymi celami będzie przyjrzenie się sposobom przyciągania, zatrzymywania i rozwoju pracowników w elastycznej sieci zamiast hierarchii oraz promowanie zwinnej kultury w całej firmie.

Podsumowanie

Każda organizacja może stać się zwinna, ale musi mieć jasność co do tego, dlaczego chce przejść na zwinność w pierwszej kolejności, aby można było stworzyć podstawy. Po uzyskaniu odpowiedzi na to pytanie organizacje mogą przejść do określenia, jak i kiedy.

Poprzez przeprojektowanie struktury organizacji w taki sposób, aby była bardziej skoncentrowana na zespołach i sieciach, które reagują i wykorzystują umiejętności w różnych funkcjach, przy jednoczesnym tworzeniu nowych ról, takich jak lider, sponsor i doradca, będzie miało pozytywny wpływ na transformację firmy.

Z tego, co widzimy, projekt zwinny staje się przyszłościowym modelem operacyjnym w biznesie, a 71% organizacji już twierdzi, że stosuje jakąś formę podejścia zwinnego. Dlatego, jeśli chcesz wyprzedzić swoją konkurencję, teraz jest czas, aby zacząć rozwijać i wdrażać te zwinne praktyki.

Czy jesteś właścicielem lub pracujesz w zwinnej organizacji? Chętnie poznamy Twoje opinie na temat pozytywów i negatywów zwinnych operacji!

Norberts.