Como adicionar uma assinatura automática a um documento do Microsoft Word

Nada substituirá uma assinatura real, mas no mundo digital de hoje, as assinaturas electrónicas são comuns e fáceis. Você pode usar software especializado ao assinar acordos e contratos, mas o Microsoft Word também pode ajudar.

Pode adicionar uma linha de assinatura vazia para mais documentos legais ou criar um item AutoText a partir de uma imagem da sua assinatura real. Ambos são fáceis de implementar e oferecem um pouco de liberdade, independentemente de o documento ser distribuído eletronicamente. Neste artigo, vou mostrar-lhe como implementar ambos os métodos.

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Nenhum dos métodos é um processo seguro nem toma o lugar de assinaturas digitais encriptadas que requerem certificação – o que é outra coisa completamente diferente.

Para uma demonstração, baixe um modelo de carta do Word ou você pode trabalhar com qualquer documento do Word. Não há download de arquivo de demonstração aqui porque você não vai precisar de um. Este recurso não é suportado pelo formato .doc mais antigo, e qualquer uma das técnicas de assinatura é suportada pela edição do navegador.

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Como adicionar uma linha de assinatura em branco no Word

Se você vai imprimir o documento, você pode rapidamente adicionar todas as informações pertinentes que vão junto com a assinatura real, inserindo uma linha de assinatura. Ao fazê-lo, adiciona um local para assinar o documento e inclui outras informações como o título, e-mail, número de telefone, etc. Este recurso é útil com formulários, mas é menos útil com uma carta comum.

Para adicionar uma linha de assinatura a um documento, faça o seguinte:

1. Clique na guia Inserir e depois clique na opção Linha de Assinatura na seção Texto.
2. No diálogo resultante, introduza os detalhes da assinatura, tais como nome, título, etc. (Figura A). No campo de instruções, você pode até incluir ajuda para o signatário, como “Please sign here” ou o familiar “X”.
3. Clique OK para inserir a linha da assinatura.

Figure A

Como você pode ver na Figura B, não há espaço suficiente na primeira página, então o Word coloca toda a linha da assinatura na página 2. Isso pode não acontecer com você, mas quando acontecer, remova algumas linhas em branco da página anterior para puxar a assinatura para aquela página. Se isso for impossível, mova o último parágrafo ou várias linhas para a página da linha de assinatura. Você não quer uma linha de assinatura em uma página por si só. Depois de ajustar a colocação (Figura C) se necessário, você está pronto para salvar, imprimir e distribuir.

Figure B

Usamos uma carta modelo para o arquivo de demonstração, mas o mais provável é que você use este recurso em documentos legais e assim por diante, e não em cartas únicas. Independentemente de como você use este recurso, alguém ainda tem que realmente assinar o documento. Vamos ver uma opção que elimina essa necessidade.

Figure C

Como inserir uma assinatura de imagem como AutoText no Word

Adicionar uma imagem da sua assinatura é uma maneira fácil de eliminar a necessidade de realmente assinar as coisas. Basta imprimi-la e ir. Você vai querer ter cuidado com quem você compartilha essa capacidade, é claro, e se ela é legalmente obrigatória é algo para você determinar, se isso é importante para você.

A primeira coisa que você precisa é a sua assinatura manuscrita como um arquivo gráfico. Escreva a sua assinatura num pedaço de papel e digitalize-o ou tire uma fotografia dele, guardando-o com um dos formatos de ficheiro gráfico: .bmp, .gif, .jpg, ou .png.

Inserir o arquivo de imagem no Word clicando na aba Inserir e escolhendo Fotos no grupo Ilustração. Selecione o dispositivo, encontre o arquivo e depois clique em Inserir. Redimensione e recorte se necessário, para remover grandes quantidades de espaço em branco (fundo). Em seguida, insira qualquer texto adicional, como o nome impresso e o título. Assim que tiver tudo o que precisa para a assinatura, é hora de transformá-la em um item AutoText.

Selecione o gráfico e o texto adicional e, em seguida, faça o seguinte:

1. Clique na guia Inserir e depois clique em Peças Rápidas no grupo Texto.
2. Selecione Salvar Seleção na Galeria de Peças Rápidas.
3. No diálogo resultante, digite um nome para o item AutoText.
4. As outras configurações vão depender da sua situação de trabalho. Por exemplo, você pode salvar diferentes assinaturas com arquivos de modelos específicos. Para o nosso exemplo, mantenha todas as configurações padrão (Figura D).
5. Click OK.

Figure D

Agora o item assinatura do AutoText existe, você pode inseri-lo em qualquer lugar a qualquer momento. Clique em Quick Parts e escolha o item da galeria (Figura E). Como mantivemos as configurações padrão, este item do AutoText está disponível em todos os documentos com base no modelo Normal.

Figure E

Stay tuned

Se você usar este item do AutoText com frequência, você pode querer criar um atalho de teclado para salvar alguns cliques. Num artigo subsequente, mostrar-lhe-ei como o fazer.

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