Tudo o que você precisa saber sobre uma Auditoria de Contas a Pagar

O que é uma Auditoria de Contas a Pagar?

Uma auditoria de Contas a Pagar é uma avaliação independente dos dados financeiros dos registros de Contas a Pagar de uma organização. Ela examina como as transações de contas a pagar estão sendo registradas e se ela representa uma visão precisa das operações da sua empresa.

Em muitas auditorias, o foco principal é o seu departamento de contas a pagar. Isso porque é bastante fácil aumentar o lucro líquido de uma empresa não registrando as contas a pagar de fim de prazo. Isto resulta em muitos tipos de roubo e é a razão pela qual a AP é frequentemente o único foco das auditorias.

Assim, as estratégias de auditoria de contas a pagar baseiam-se fortemente nos padrões de avaliação de risco de fraude estabelecidos pelo Conselho de Padrões de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA).

Isso garante que todas as demonstrações e faturas (bem como quaisquer outras despesas ou passivos acumulados) sejam devidamente registradas manualmente ou com software de contabilidade.

Métodos de Auditoria

A forma básica de auditar um departamento de contas a pagar é fazer a correspondência entre as transações do Razão e os números do seu Razão.

A execução de testes de corte assegurará se as operações do exercício estão incluídas nas suas demonstrações financeiras de fim de exercício. Uma auditoria é verificar se o usuário estabeleceu um sistema de controle interno que documenta tudo com precisão e dentro do prazo correto.

Não há uma forma padrão de realizar uma auditoria AP. Tipicamente, é a escolha do auditor. O método é escolhido com base no tamanho e forma de um determinado negócio, bem como na exaustividade desejada.

A implementação dos regulamentos GAAP varia de acordo com o estado. Alguns estados permitem que empresas públicas empurrem relatórios extras que não precisam seguir as normas ou regras GAAP.

Embora essas diferenças, os auditores geralmente procuram as mesmas coisas, que incluem:

• Atualidade
• Acuracidade
• Validade
• Conformidade de registros
• Divulgação de resultados

Isso confirma se os registros de uma organização apresentam uma visão precisa do negócio.

A única finalidade de uma auditoria é estabelecer um sistema de controle interno eficaz. Isto é normalmente feito em quatro etapas separadas.

As Quatro Etapas de uma Auditoria AP

Se você é uma pequena empresa ou uma vasta empresa, se os seus lançamentos contábeis e registros bancários não coincidirem, haverá um problema. Para estabelecer o sistema de controle interno mais eficaz, uma pista de auditoria é dividida em quatro etapas:

#1) Agendamento da Auditoria

A primeira etapa de uma auditoria AP é a fase de planejamento. Sua empresa receberá uma notificação da auditoria e uma reunião será agendada para discutir os procedimentos operacionais padrão (SOPs). Este é o momento de rever o escopo e as objeções da avaliação e elaborar um plano para a própria avaliação.

#2) Fazendo o trabalho de campo

Agora é hora de cavar. O auditor passará vários dias ou semanas examinando os relatórios financeiros. Eles normalmente usam um “teste de corte” para determinar o registro correto de uma transação no período de tempo adequado.

Um auditor irá analisar os documentos como:

• Folha de balanço
• Check register
• Pedidos de compra
• Faturas de fornecedores
• Livro geral

#3) Relatório final de auditoria

Após todo o trabalho de campo estar completo, os resultados são colocados em um relatório final de auditoria. Isto irá resumir os resultados do auditor e a avaliação desses resultados.

#4) Revisão de Seguimento

Apenas porque o relatório foi entregue, não significa que o trabalho tenha terminado. O passo final é que o auditor realize uma revisão de seguimento. Isto acontece um ano depois para garantir que todas as recomendações foram cumpridas e os resultados desejados foram alcançados.

Que Documentos de Contas a Pagar são Necessários?

Antes de a auditoria ser realizada, você deve reunir todos os documentos necessários. Quanto mais fácil você faz isso no auditor, mais rápido ele vai. Considere o seguinte para se alinhar com os padrões de auditoria:

• Um livro razão AP detalhado
• Análise de orçamentos comparados com relatórios de despesas
• Uma revisão de controles internos
• Documentação de qualquer passivo não registrado
• Visão dos procedimentos de auditoria planejados
• A avaliação abrangente do risco de contas a pagar e despesas
• Um resumo dos possíveis pontos fracos nos controles de contas a pagar
• Documentos sobre qualquer investigação de fraude

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Contas a pagar Objectivos da auditoria

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Durante uma auditoria de contas a pagar, há muitos objectivos que um auditor procura atingir. Aqui estão alguns dos principais objectivos:

Completeness

Auditoria para completar é tipicamente o objectivo principal numa auditoria AP e a parte mais vital do processo. As principais maneiras que um auditor indica se os documentos foram adequadamente registrados e calculados são:

• Testes de corte de operações
• Reconciliação
• Pistas de auditoria

Uma empresa deve produzir seus testes de corte de operações para pagamentos em dinheiro e compras de bens e serviços recebidos até o final do ano. Um auditor usará então uma pista de auditoria para comparar pagamentos com contas a pagar registradas e procurará por quaisquer arquivos com documentos sem comparação.

Validade

Auditores também estarão olhando para a validade de suas transações de contas a pagar e processo de aquisição. Um auditor tentará estabelecer a legitimidade de uma transação, procurando os fornecedores e fornecedores para um pedido de confirmação.

O número e tipo de fornecedores que recebem estas solicitações pode variar dependendo do tipo de negócio que você executa. A maioria dos auditores contactará fornecedores e vendedores regulares, independentemente de haver ou não um saldo pendente.

De notar também que se um auditor descobre uma ou mais facturas em aberto para um fornecedor, eles alcançarão também uma percentagem dos seus parceiros de negócios.

Conformidade

Todas as transacções de contas a pagar devem ser registadas de uma forma específica. Quando um auditor está verificando se um negócio seguiu os princípios e procedimentos contábeis gerais, ele está verificando a conformidade.

Uma auditoria geralmente começa de trás para a frente. Um auditor começará com as suas demonstrações financeiras de final de ano que podem incluir documentos como:

• Extratos de fluxo de caixa
• Extratos de receitas
• Folhas de balanço

Um auditor também pode escolher entradas aleatórias no seu Razão para rastrear de volta à sua origem. A pista de auditoria da sua empresa permite a um auditor descobrir o caminho exato de uma transação. Eles podem então avaliar se os procedimentos contábeis corretos foram utilizados.

Divulgação

O passo final para uma auditoria AP é assegurar que todas as transações e atividades foram devidamente divulgadas. Isto significa que o seu saldo devedor deve ser registrado nas suas demonstrações financeiras de final de ano.

Um auditor procurará a divulgação, inspecionando coisas como passivo circulante e cálculos de custo de bens. Transações incomuns podem exigir notas de rodapé para fornecer detalhes do que não pode ser discernido a partir do simples registro.

Como pedido final, os auditores podem pedir a uma empresa que divulgue uma carta de representação obrigatória da administração que ateste que todas as demonstrações financeiras representam integralmente as transações e compras de contas a pagar reais.

Preparação para uma Auditoria de Contas a Pagar

Você nunca quer ser pego desprevenido por uma auditoria AP – quer seja uma auditoria externa ou interna.

As contas a pagar são encontradas no balanço patrimonial de uma empresa como um passivo. Ele representa a dívida de curto prazo e dinheiro devido a fornecedores e credores e indica o número de faturas de fornecedores que foram registradas (mas ainda não pagas).

Princípios contábeis geralmente aceitos variam de acordo com a região, portanto o primeiro passo no planejamento de uma auditoria é agendar uma reunião o mais rápido possível para discutir o que você precisa.

Considere as principais metas da empresa e as seguintes perguntas ao rever seus processos de contas a pagar:

• Como estamos avaliando novos fornecedores?
• Quem recebe relatórios de orçamento e de despesas?
• Os pedidos de compra são digitais, em papel ou ambos?
• Qual é o nosso orçamento anual de despesas?
• Existe uma solução de software AP?
• Existe uma política para assegurar a documentação de todas as contas a pagar?
• As compras com cartão de crédito são registadas?
• As compras são limitadas aos fornecedores aprovados?

Lembrar, é fundamental que você estabeleça critérios importantes antes que a auditoria ocorra.

Calcule o seu volume de negócios de contas a pagar

Uma forma rápida de se preparar para uma auditoria AP é calcular o seu rácio de volume de negócios de contas a pagar. Este é um cálculo de liquidez a curto prazo que é usado para quantificar a taxa a que uma empresa paga aos seus fornecedores.

O rácio de volume de negócios de contas a pagar é calculado tomando o total das compras feitas aos fornecedores (i.e. custo das vendas) e dividindo-o pelo valor médio das contas a pagar durante o mesmo período de tempo.

Volume de negócios de contas a pagar = Total de compras de fornecedores / Média de contas a pagar

Contas a pagar Passivos Negativos

Se uma empresa paga mais do que o montante exigido ou facturado, é considerado um pagamento excessivo e é documentado como um passivo negativo no balanço patrimonial. Isto ocorre frequentemente se uma empresa tiver sido facturada duas vezes ou tiver enviado pagamentos em duplicado.

Passivos negativos são normalmente pequenos montantes que acabam por ser agregados em outros passivos. Muitas vezes aparecem como um crédito no livro de contabilidade de fornecedores, que uma empresa pode usar para compensar pagamentos futuros a fornecedores.

Tecnicamente falando, um passivo negativo é considerado um ativo da empresa e, portanto, deve ser classificado como uma despesa pré-paga.

Automatizar uma auditoria de contas a pagar

Uma auditoria tradicional de contas a pagar é bastante trabalhosa. Envolve a peneiração de pilhas de papelada, relatórios de despesas, recibos antigos, etc. Uma auditoria manual é altamente ineficiente, dispendiosa e demorada. Este é especialmente o caso se o seu negócio tem um alto volume de transações.

Por sorte, a maioria das tarefas de auditoria de contas a pagar foram automatizadas através de vários tipos de software de contas a pagar.

Porquê a automatização de AP?

Armazenamento e Gerenciamento de Dados

A plataforma certa também ajudará uma organização a armazenar dados. Isto pode ser particularmente útil se o seu negócio lida com inúmeros tipos de transações. Isto permite que um auditor trabalhe mais rapidamente e com mais eficiência.

O softwareAP irá reter dados importantes como:

• Arquivos de fornecedores
• Histórico de transações
• Nome da empresa
• Pedidos de compra
• Números de fatura
• Dados de cartão de crédito
• Relatórios de despesas
• Novos fornecedores
• E mais…

Muitos tipos de software de automação AP permitirão que uma empresa configure campos personalizados. Isto assegura que você está sempre coletando os dados que você precisa antes de uma auditoria AP.

Quando sua empresa muda para um processo de pagamento executado através de software, ele serve como um repositório massivo para todos os seus dados financeiros em um único local.

Facilitar uma Auditoria

Facturação electrónica e pagamentos electrónicos significa que um auditor nunca está à procura de uma agulha num palheiro. Eles têm tudo o que precisam ali mesmo e podem estar fora do seu cabelo em pouco tempo.

Dar a um auditor acesso “somente leitura” a documentos críticos significa que o trabalho é feito em horas, em vez de semanas. É uma grande diferença!

Tracking and Monitoring Documents

Admit it! O papel é a antítese da eficiência, e é por isso que ele está sendo totalmente eliminado do negócio. Somente o papel oferece uma ilusão de controle. Com a investida da tecnologia das nuvens, a ameaça de perder tudo quando “o disco rígido se avaria” já não é uma realidade.

Ao lidar com papel, os registros são mais difíceis de rastrear, monitorar, medir e organizar (para citar alguns). Documentos podem ser extraviados, triturados, roubados, destruídos, etc. O papel torna o processo de faturamento e pagamento menos visível e mais difícil de rastrear.

Detecting Fraud and Mitigating Risk

Um estudo da Association of Certified Fraud Examiners de 2016 descobriu que as organizações perdem uma média de 5% de receita anual a cada ano devido à fraude.

As contas a pagar são altamente vulneráveis ao roubo e o uso de software torna mais fácil a detecção. Uma solução de contas a pagar apanha declarações falsas materiais, facturas que tenham sido adulteradas e coisas do género:

• Faturas duplicadas ou fotocopiadas
• Faturas abaixo dos valores aprovados
• Fornecedores ou fornecedores com caixas postais
• Faturas com valores em dólares arredondados
• Documentos com informação em falta

Um sistema de faturamento eletrônico é uma das formas mais rápidas e eficazes de lidar com fraudes, pois há muito menos espaço para erros humanos.

Usar o software AP é como apresentar um terceiro conjunto de olhos para os cheques e saldos da sua empresa. Ele organiza de forma clara as informações críticas e imediatamente sinaliza qualquer coisa fora de ordem.

Adicionalmente, a automação irá construir uma trilha de auditoria que não pode ser mal colocada, perdida, roubada ou desfeita. Software inteligente significa que seus dados AP estão sempre em um único ponto. Completamente protegido.

Quanto mais uma empresa pode digitalizar tarefas de AP, menos provável é que ela seja surpreendida por uma auditoria negativa. Os procedimentos automatizados fornecem um nível extra de segurança. É uma trilha de auditoria instantânea que facilita a pesquisa de documentos e torna mais difícil falsificá-los.

Por que preciso de uma auditoria de contas a pagar?

Há um milhão de razões para uma empresa estar interessada em uma auditoria de contas a pagar, seja interna ou externa. Uma auditoria de contas a pagar é uma arma essencial contra fraudes e imprecisões.

Uma auditoria não deve assustá-lo se você não tiver feito nada de errado. É uma análise independente e sistemática dos registros AP de uma empresa para garantir que tudo está sendo documentado corretamente.

Aven, se houver um resultado negativo, isto deve ser tomado como uma experiência de aprendizagem em manter registos mais apertados e manter uma detecção de fraude diligente. Uma auditoria AP é mais sobre avaliação de risco e é um processo que deve ser apreciado.

Auditorias de Contas a Pagar nos Estados Unidos

Nos Estados Unidos, o American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) orienta os procedimentos de auditoria da AP e estabelece os padrões de como eles devem ser conduzidos.

Dependente do estado, a maioria das auditorias de contas a pagar não são opcionais. A Lei Sarbanes-Oxley em 2002 foi estabelecida para exigir que todas as empresas enviem os registros a terceiros para exame externo.

É então responsabilidade do auditor assegurar que todos os registros da empresa adiram aos Princípios Contábeis Geralmente Aceitos, também conhecidos como GAAP.

O propósito de uma auditoria AP é alcançar quatro importantes benchmarks. Estes são:

1. Prover a divulgação adequada de documentos. Isto inclui demonstrações financeiras de final de ano e extratos bancários.
2. Asegurar conformidade completa e total de contas a pagar em alinhamento com GAAP.
3. Verificar todas as transações para legitimidade e precisão.
4. Examinar todos os dados de contas a pagar e reconciliar todas as transações do ano.

A auditoria simplificada de contas a pagar detectará fraudes, pagamentos duplicados, pagamentos em excesso e passivos não registrados. Quando não são detectados, estes tipos de riscos podem prejudicar a longevidade e o sucesso do seu negócio.

Uma auditoria AP devidamente conduzida é crítica para a saúde financeira do seu negócio e para o desempenho do seu departamento de contas a pagar. Usar os procedimentos certos garante que as finanças da sua organização sejam transparentes, precisas e livres de fraudadores.

O futuro das auditorias de contas a pagar

O futuro das auditorias de contas a pagar reside na tecnologia. As leis vão continuar a mudar e as expectativas vão continuar a aumentar. Quanto mais indústrias e empresas adotarem a automatização, mais os governos vão esperar isso.

É importante entrar agora com as ferramentas adequadas necessárias para se preparar. Com um departamento de AP forte e o software certo, não há mais a necessidade de temer procedimentos contábeis.

A entrada no digital torna o processo de auditoria mais rápido, mais fácil e mais barato. Mais importante, dá mais espaço a um negócio para buscar uma estratégia e um plano progressivo para empreendimentos futuros.