8 viktiga delar för din organisations motivering

Ska dina insamlingsinsatser vila på den stabila grunden av en enastående motivering? Av alla dokument som en organisation använder för att hjälpa till med insamlingen av medel är motiveringen en av de viktigaste.

Förklaringen används av en ideell organisation som grund för all kommunikation och förfrågningar till givare. Som ett primärt verktyg för insamling av medel måste en ideell förenings motivering vara professionell och korrekt, ett dokument på två till tio sidor (eller mer vid behov) som fångar läsarens uppmärksamhet och som kan presenteras så enkelt som ett faktablad eller så invecklat som en mapp med stödjande tabeller, fotografier och budgetar.

Idealt kommer en lysande fallbeskrivning att vara givarcentrerad, skriven till givare och potentiella givare med hjälp av resonemang och ett språk som kommer att ge genklang hos målgruppen.

Användningsområden för en fallbeskrivning

Varje ideell organisation vet hur kritisk en fallbeskrivning kan vara när man närmar sig givare och potentiella givare på hög nivå eller när man ska samla in medel för nya program och kampanjer. Men inte alla byråer eller organisationer inser hur viktigt detta korta övertygande argument är i deras pågående insamlingsarbete.

Utdrag ur ett välskrivet case statement och även hela dokumentet har många olika användningsområden i insamlingsscenariot. Till exempel:

• När man talar med potentiella givare fortsätter en kopia av en övertygande motivering att presentera argumentet för stöd långt efter det att mötet har avslutats.
• En motivering kan inkluderas i en bidragsansökan som motivering för ansökan.
• För direktreklam eller e-postkampanjer kan budskapet spegla motiveringen och när det gäller direktreklam belysa den kopia som bifogas överklagandebrevet.
• Organisationer kan använda sin motivering på sin webbplats.
• För motiveringen fungerar som ett informellt manuskript när man ringer upp potentiella givare; alla viktiga punkter är samlade i ett lättillgängligt dokument.
• En komprimerad version av motiveringen, reducerad till en eller två sidor, kan användas som handout vid prospektering av givare.

Exceptionella motiveringar innehåller en blandning av känslomässigt fängslande berättelser, hjärtevärmande redogörelser för det arbete som utförs, i kombination med kalla, hårda fakta som verifierar organisationens påstående om att den representerar en kraft för förändring.

Det finns flera grundläggande faktorer som ingår i en övertygande motivering, men det finns inga fasta regler för i vilken ordning dessa faktorer ska förekomma. Med undantag för en djupt fängslande inledning är varje motivering unik och bör utformas på ett sätt som är meningsfullt för din ideella organisation.

Et grundläggande element för en enastående motivering

1. Inledningen: Exceptionella fallbeskrivningar börjar alltid med en berättelse. Få läsaren att känna sig känslomässigt investerad i din ideella organisation genom att använda storytelling för att skapa en personlig koppling.

En känslomässig öppning kan fängsla din publik redan från början, så använd dessa inledande stycken för att leda dina givare och potentiella kunder in i resten av dokumentet. Om din öppning är inspirerande och har ett känslomässigt slag, kommer du att fånga läsarens uppmärksamhet.

2. Uppdraget och visionen: Om du beskriver organisationens uppdrag svarar du på frågan ”Varför finns vi?” och om du målar upp en djärv och modig vision för den ideella organisationens framtid finns det ingen tvekan om ”Varför ska vi bry oss?”.

Om du med självförtroende illustrerar organisationens uppdrag och vision för framtiden talar du om för läsaren att de bör bry sig eftersom uppdraget och visionen är viktiga.

3. Historien: Sammanfatta hur allting började. Från grundandet av din ideella organisation till det arbete som den har utfört hittills. Inkludera filosofin, de centrala värderingar och uppfattningar som styr din organisations tillvägagångssätt för att svara på behoven och tillhandahålla de tjänster som ingår i dess uppdrag.

4. Förklara arbetet: Dina givare, supportrar och potentiella kunder behöver veta om det viktiga arbete som utförs. Vilka är de program och tjänster som den ideella organisationen för närvarande arbetar med och vilka är de löpande kraven för att upprätthålla dessa tjänster?

5. Framgångar och resultatbaserade bevis: Det är här som data och storytelling kopplas samman, i berättelser om förändrade liv, vittnesmål om framgångar, de som organisationen har hjälpt.

Använd diagram och grafer för att illustrera de siffror som stöder dina påståenden och mäta den inverkan som den ideella organisationen har i sin intressesfär.

6. Pengar och finansiering: Drömmar och visioner har alla en monetär kostnad för att förverkligas. Genom att berätta för givarna varför finansieringen behövs och vilka resultat som kommer att uppnås bjuder du in dem att bli deltagare i visionen.

Fallbeskrivningen visar läsaren varför de bör stödja din organisation och besvarar de uppenbara frågorna. Varför jag? Varför just nu? Tänk på att människor ger för att de vill göra skillnad; de vill vara en del av något episkt.

7. Visuals: Gör inte din motivering till en enda massa textblock. Skapa visuell betoning med diagram, grafer eller kartor som visar tillväxt. Använd noggrant utvalda bilder av din organisation i arbete och fängslande bilder av mottagare som den ideella organisationen har hjälpt.

8. Höjdpunkter: Finns det något som sticker ut till din ideella förenings fördel? Har organisationen nyligen vunnit ett pris? Finns det något annat som sätter den ideella organisationen i rampljuset? Nyligen publicerade pressmeddelanden eller artiklar, evenemang som fått offentligt beröm osv.

När du skriver din motivering är ditt mål att skapa en vision som är så tilltalande att den väcker en verklig önskan hos läsaren att bli en del av uppdraget. Gör din motivering detta? Det argument för stöd som inspirerar dina läsare kommer att vara ett vinnande verktyg för din ideella organisation.