Allt du behöver veta om revision av leverantörsreskontra

BY admin
|

Vad är en revision av leverantörsreskontra?

En revision av leverantörsreskontra är en oberoende bedömning av finansiella data från en organisations leverantörsreskontra. Den undersöker hur AP-transaktioner registreras och om de representerar en korrekt bild av din affärsverksamhet.

I många revisioner är huvudfokus din leverantörsreskontraavdelning. Det beror på att det är ganska lätt att öka ett företags nettovinst genom att inte registrera slutskulder. Detta leder till många typer av stölder och är anledningen till att AP ofta är det enda fokus vid revisioner.

Därmed bygger strategier för revision av leverantörsreskontra i hög grad på standarder för bedömning av bedrägeririsker som fastställts av Auditing Standards Board of the American Institute of Certified Public Accountants (AICPA).

Detta säkerställer att alla utlåtanden och fakturor (liksom alla andra ackumulerade utgifter eller skulder) registreras korrekt manuellt eller med bokföringsprogram.

Redovisningsmetoder

Det grundläggande sättet att revidera en leverantörsreskontraavdelning är att matcha huvudbokstransaktioner med siffrorna i din huvudbok.

Att köra cutoff-tester säkerställer om transaktioner för räkenskapsåret är inkluderade i dina bokslut i slutet av året. En revision kontrollerar att ni har upprättat ett system för intern kontroll som dokumenterar allting korrekt och inom rätt tidsram.

Det finns inget standardiserat sätt att utföra en AP-revision. Typiskt sett är det revisorns val. Metoden väljs utifrån storleken och formen på ett visst företag samt önskad noggrannhet.

Implementeringen av GAAP-bestämmelserna varierar från stat till stat. Vissa stater tillåter offentliga företag att trycka på extra rapporter som inte behöver följa GAAP-standarder eller regler.

Trots dessa skillnader letar revisorerna i allmänhet efter samma saker, vilket inkluderar:

  • Fullständighet
  • Noggrannhet
  • Genomförande
  • Validitet
  • Följsamhet i bokföringen
  • Riktigt utlämnande av uppgifter

Det här bekräftar om en organisations bokföring ger en korrekt bild av verksamheten.

Det enda syftet med en revision är att upprätta ett effektivt system för intern kontroll. Detta görs vanligtvis i fyra separata steg.

De fyra stegen i en AP-revision

Oavsett om du är ett litet företag eller ett stort företag, om dina journalanteckningar och bankposter inte stämmer överens, kommer det att finnas ett problem. För att upprätta det mest effektiva systemet för intern kontroll är en revisionsspårning uppdelad i fyra steg:

#1) Planering av revisionen

Det första steget i en AP-revision är planeringsfasen. Ditt företag kommer att få ett meddelande om revisionen och ett möte kommer att planeras för att diskutera standardrutiner (SOP). Det är dags att gå igenom utvärderingens omfattning och invändningar och upprätta en plan för själva bedömningen.

#2) Utföra fältarbetet

Nu är det dags att sätta igång. Revisorn kommer att tillbringa flera dagar eller veckor med att sålla igenom den finansiella rapporteringen. De använder vanligtvis ett ”cut-off test” för att avgöra om en transaktion har bokförts korrekt under rätt tidsperiod.

En revisor kommer att titta på dokument som:

  • Balansräkning
  • Scheckregister
  • Köporder
  • Försäljningsfakturor
  • Generalbok

#3) Slutlig revisionsrapport

När allt fältarbete är slutfört, läggs resultaten in i en slutlig revisionsrapport. I denna sammanfattas revisorns resultat och utvärdering av dessa resultat.

#4) Uppföljningsgranskning

Bara för att rapporten har lämnats in betyder det inte att jobbet är över. Det sista steget är att revisorn utför en uppföljningsgranskning. Detta sker ett år senare för att säkerställa att alla rekommendationer har uppfyllts och att de önskade resultaten har uppnåtts.

Vilka dokument för leverantörsreskontra krävs?

Innan revisionen äger rum bör du samla in alla nödvändiga dokument. Ju lättare du gör det för revisorn, desto snabbare går det. Tänk på följande för att anpassa dig till revisionsstandarderna:

  • En detaljerad AP-bok
  • Analys av budgetar jämfört med utgiftsredovisningar
  • En granskning av interna kontroller
  • Dokumentation av eventuella oredovisade skulder
  • Översikt över planerade revisionsprocedurer
  • A. omfattande riskbedömning av leverantörsreskontra och kostnader
  • En sammanfattning av eventuella svaga punkter i AP-kontrollerna
  • Dokument om eventuella bedrägeriutredningar

Revisionsmål för leverantörsreskontra

Under en revision av leverantörsreskontra, finns det många mål som en revisor vill uppnå. Här är några av de viktigaste målen:

Fullständighet

Att granska för fullständighet är typiskt sett huvudmålet i en AP-revision och den mest vitala delen av processen. De främsta sätten för en revisor att indikera om dokumenten har registrerats och beräknats på ett adekvat sätt är genom:

  • Avstängningstester
  • Avstämning
  • Avstämningsspår

Ett företag måste ta fram sina avstängningstester i bokslutet vid årets slut för kontantutbetalningar och köp av varor och tjänster som mottagits före årets slut. En revisor kommer sedan att använda ett revisionsspår för att matcha betalningar med registrerade skulder och leta efter filer med oöverensstämmande dokument.

Validitet

Revisorer kommer också att titta på giltigheten av dina transaktioner för leverantörsreskontra och din upphandlingsprocess. En revisor kommer att försöka fastställa en transaktions legitimitet genom att nå ut till leverantörer och säljare för en begäran om bekräftelse.

Antalet och typen av leverantörer som får dessa förfrågningar kan variera beroende på vilken typ av verksamhet du driver. De flesta revisorer kommer att kontakta vanliga leverantörer och säljare, oavsett om det finns ett utestående saldo eller inte.

Det bör också noteras att om en revisor upptäcker en eller flera öppna fakturor för en leverantör, kommer de också att nå ut till en procentandel av dina affärspartners.

Komplikt

Alla leverantörsreskontratransaktioner måste registreras på ett visst sätt. När en revisor tittar på om ett företag har följt allmänna redovisningsprinciper och rutiner tittar de på efterlevnad.

En revision börjar vanligtvis från baksidan till framsidan. En revisor börjar med dina årsbokslut som kan innehålla dokument som:

  • Kassaflödesanalyser
  • Resultaträkningar
  • Balansräkningar

En revisor kan också välja ut slumpmässiga poster i din huvudbok för att spåra tillbaka till deras ursprung. Ditt företags revisionsspår gör det möjligt för en revisor att upptäcka den exakta vägen för en transaktion. De kan sedan utvärdera om rätt bokföringsrutiner har använts.

Upplysning

Det sista steget i en AP-revision är att se till att alla transaktioner och aktiviteter har upplysts på rätt sätt. Detta innebär att ditt skuldsaldo måste redovisas i årsbokslutet.

En revisor kommer att leta efter upplysningar genom att inspektera saker som kortfristiga skulder och beräkningar av varukostnader. Ovanliga transaktioner kan kräva fotnoter för att ge detaljer om vad som inte kan urskiljas från den enkla registreringen.

Som en sista begäran kan revisorerna be ett företag att lämna ut en obligatorisk skrivelse om ledningens representation som intygar att alla finansiella rapporter helt och hållet representerar de verkliga transaktionerna och inköpen av leverantörsreskontra.

Förberedelser inför en revision av leverantörsreskontra

Du vill aldrig bli överrumplad av en revision av leverantörsreskontra – oavsett om det är en extern eller intern revision.

Skulder finns på ett företags balansräkning som en skuld. Den representerar den kortfristiga skulden och pengar som är skyldiga leverantörer och fordringsägare och anger antalet leverantörsfakturor som har registrerats (men ännu inte betalats).

De allmänt accepterade redovisningsprinciperna kommer att variera från region till region, så det första steget i planeringen av en revision är att boka in ett möte så snart som möjligt för att diskutera vad ni behöver.

Tänk på företagets viktigaste mål och följande frågor när ni granskar era AP-processer:

  • Hur utvärderar vi nya leverantörer?
  • Vem får budget- och utgiftsrapporter?
  • Är inköpsorderna digitala, i pappersform eller både och?
  • Hur stor är vår årliga utgiftsbudget?
  • Är det en programvarulösning för AP på plats?
  • Är det en policy för att säkerställa dokumentation av alla skulder?
  • Registreras kreditkortsinköp?
  • Begränsas inköpen till godkända leverantörer?

Håll dig i minnet att det är viktigt att du fastställer viktiga kriterier innan revisionen äger rum.

Beräkna din omsättning av leverantörsreskontra

Ett snabbt sätt att förbereda sig för en revision av leverantörsreskontra är att beräkna din omsättningsgrad av leverantörsreskontra. Detta är en kortsiktig likviditetsberäkning som används för att kvantifiera takten med vilken ett företag betalar sina leverantörer.

Omsättningskvoten för leverantörsskulder beräknas genom att ta de totala inköpen från leverantörer (dvs. kostnaden för försäljningen) och dividera den med det genomsnittliga beloppet för leverantörsskulder under samma tidsperiod.

Omsättning av leverantörsskulder = Totala inköp från leverantörer / Genomsnittliga leverantörsskulder

Negativa skulder för leverantörsskulder

Om ett företag betalar ut mer än vad som krävs eller faktureras, betraktas det som en överbetalning och dokumenteras som en negativ skuld i balansräkningen. Detta inträffar ofta om ett företag har fakturerats två gånger eller har skickat ut dubbla betalningar.

Negativa skulder är vanligtvis små belopp som hamnar i andra skulder. De visas ofta som en kredit i leverantörsbokföringen, som ett företag kan använda för att kvitta framtida betalningar till leverantörer.

Tekniskt sett betraktas en negativ skuld som en företagstillgång och bör därför klassificeras som en förutbetald kostnad.

Automatisering av en revision av leverantörsreskontra

En traditionell revision av leverantörsreskontra är ganska besvärlig. Det innebär att man måste gå igenom staplar av pappersarbete, kostnadsrapporter, gamla kvitton osv. En manuell revision är mycket ineffektiv, kostsam och tidskrävande. Detta gäller särskilt om ditt företag har en stor volym av transaktioner.

Turligtvis har de flesta av de avhjälpande AP-revisionsuppgifterna automatiserats genom olika typer av programvara för leverantörsreskontra.

Varför AP-automatisering?

Lagring och hantering av data

Den rätta plattformen hjälper också en organisation att lagra data. Detta kan vara särskilt användbart om ditt företag hanterar många typer av transaktioner. Detta gör att en revisor kan arbeta snabbare och mer effektivt.

AP-programvara kommer att behålla viktiga data som t.ex:

  • Leverantörsfiler
  • Transaktionshistorik
  • Företagsnamn
  • Köporder
  • Fakturanummer
  • Kreditkortsdata
  • Kostnadsredovisningar
  • Nya leverantörer
  • Men mer…

Många typer av programvara för AP-automatisering gör det möjligt för ett företag att ställa in anpassade fält. Detta säkerställer att du alltid samlar in de uppgifter du behöver före en AP-revision.

När ditt företag byter till en betalningsprocess som körs via programvara fungerar det som ett massivt förvaringsutrymme för alla dina finansiella data på en enda plats.

Förbättrad revision

Elektronisk fakturering och elektroniska betalningar innebär att en revisor aldrig letar efter en nål i en höstack. De har allt de behöver på plats och kan vara borta från dig på nolltid.

Genom att ge en revisor ”skrivskyddad” åtkomst till kritiska dokument är jobbet gjort på timmar i stället för veckor. Det är en stor skillnad!

Spårning och övervakning av dokument

Addit it! Papper är motsatsen till effektivitet, vilket är anledningen till att det håller på att slås ut ur verksamheten helt och hållet. Endast papper ger en illusion av kontroll. Med molnteknikens anstormning är hotet om att förlora allt när ”hårddisken kraschar” inte längre en realitet.

När det gäller papper är det svårare att spåra, övervaka, mäta och organisera (för att nämna några exempel). Dokument kan förläggas, makuleras, stjälas, förstöras osv. Papper gör fakturerings- och betalningsprocessen mindre synlig och svårare att spåra.

Detektering av bedrägerier och riskminimering

En studie från 2016 av Association of Certified Fraud Examiners visade att organisationer förlorar i genomsnitt 5 % av sina årliga intäkter varje år på grund av bedrägerier.

Skuldsatta konton är mycket sårbara för stöld och genom att använda programvara blir det lättare att upptäcka dem. En AP-lösning fångar upp väsentliga felaktigheter, fakturor som har manipulerats och liknande:

  • Duplicerade eller fotokopierade fakturor
  • Fakturor som understiger de godkända beloppen
  • Vendörer eller leverantörer med PO-boxar
  • Fakturor med avrundade belopp
  • Dokument med information som saknas

Ett elektroniskt faktureringssystem är ett av de snabbaste och effektivaste sätten att ta itu med bedrägerier, eftersom det finns mycket mindre utrymme för mänskliga fel.

Användning av AP-programvara är som att presentera en tredje uppsättning ögon för företagets kontroller och balanser. Den organiserar snyggt kritisk information och markerar omedelbart allt som inte är i ordning.

Den automatiserade processen skapar dessutom en verifieringskedja som inte kan förläggas, förloras, stjälas eller makuleras. Smart programvara innebär att dina AP-data alltid finns på ett enda ställe. Helt skyddad.

Desto mer ett företag kan digitalisera AP-uppgifterna, desto mindre sannolikt är det att de blir överraskade av en negativ revision. Automatiserade förfaranden ger en extra säkerhetsnivå. Det är ett omedelbart revisionsspår som gör det lättare att söka efter dokument och svårare att förfalska dem.

Varför behöver jag en revision av leverantörsreskontra?

Det finns en miljon anledningar till varför ett företag bör vara intresserat av en revision av leverantörsreskontra, oavsett om den är intern eller extern. En revision av leverantörsreskontra är ett viktigt vapen mot bedrägerier och felaktigheter.

En revision bör inte skrämma dig om du inte har gjort något fel. Det är en oberoende och systematisk granskning av ett företags AP-register för att se till att allt dokumenteras korrekt.

Även om det blir ett negativt resultat bör detta tas som en lärdom om att hålla noggrannare bokföring och upprätthålla en flitig bedrägeriutredning. En AP-revision handlar mer om riskbedömning och är en process som bör uppskattas.

Löneräkning i USA

I USA vägleder American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) revisionen av leverantörsreskontra och fastställer standarder för hur den ska genomföras.

Avvikande på delstaten är de flesta leverantörsreskontra revisioner inte frivilliga. Sarbanes-Oxley Act från 2002 inrättades för att kräva att alla företag lämnar in bokföring till en tredje part för extern granskning.

Det är sedan revisorns ansvar att se till att all företagsbokföring följer de allmänt accepterade redovisningsprinciperna, även kallade GAAP.

Syftet med en AP-revision är att uppnå fyra viktiga riktmärken. Dessa är:

  1. Försörja korrekt utlämnande av handlingar. Detta inkluderar årsbokslut och kontoutdrag.
  2. Säkerställ fullständig och total efterlevnad av AP i linje med GAAP.
  3. Verifiera alla transaktioner för att se om de är legitima och korrekta.
  4. Undersök alla AP-data och stäm av varje transaktion för året.

En strömlinjeformad revision av leverantörsreskontra kommer att upptäcka bedrägerier, dubbla betalningar, överbetalningar och oredovisade skulder. När de inte upptäcks kan dessa typer av risker skada ditt företags livslängd och framgång.

En korrekt genomförd AP-revision är avgörande för ditt företags ekonomiska hälsa och din leverantörsreskontraavdelnings resultat. Genom att använda rätt rutiner säkerställs att din organisations ekonomi är transparent, korrekt och fri från bedragare.

Framtiden för revisioner av leverantörsreskontra

Framtiden för revisioner av leverantörsreskontra ligger i tekniken. Lagarna kommer att fortsätta att förändras och förväntningarna kommer att fortsätta att öka. Ju fler branscher och företag som inför automatisering, desto mer kommer myndigheterna att förvänta sig det.

Det är viktigt att komma ombord nu med de rätta verktygen som behövs för att förbereda sig. Med en stark AP-avdelning och rätt programvara finns det ingen anledning att vara rädd för bokföringsrutiner längre.

Att bli digital gör revisionsprocessen snabbare, enklare och billigare. Ännu viktigare är att det ger ett företag mer utrymme för att följa en progressiv strategi och planera för framtida satsningar.