Anonym Hotline Reporting / Whistle Blower Software

Detektera potentiella överträdelser i realtid med Predict360 Anonym Hotline Reporting / Whistle Blower Software

Vad är Anonym Hotline Reporting / Whistle Blower Software?

En Hotline för rapportering gör det möjligt för de anställda att diskret informera den berörda ledningen om oetiska aktiviteter som observerats i organisationen. Oetisk verksamhet omfattar ekonomiska oegentligheter, sexuella trakasserier, diskriminerande metoder, mobbning eller skrämseltaktik och intressekonflikter för att nämna några. Ett omfattande program för etik, risk och efterlevnad gör det möjligt för organisationer att upptäcka efterlevnadsproblem genom anonyma visselblåsningar och därefter undvika rättsliga skyldigheter och ryktesrisker genom att vidta nödvändiga korrigerande och förebyggande åtgärder.

Utmaningarna

• Kritisk för ett heltäckande etik-, risk- och efterlevnadsprogram är en lösning som gör det möjligt för organisationer att upptäcka efterlevnadsproblem genom anonym rapportering och att vara beredda att vidta nödvändiga korrigerande och förebyggande åtgärder omedelbart, undvika rättsliga skyldigheter och efterföljande ryktesrisker.
• För att följa lagen om utländska korruptionsförfaranden (Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)), SOX och andra förordningar krävs en proaktiv försvarsmekanism för att upptäcka och agera på sannolika överträdelseproblem.
• Företagen riskerar att förlora miljontals kronor i böter för överträdelser och bristande efterlevnad, utöver det anseende som följer med företagsskandaler.
• Att reagera på ett adekvat sätt innebär att gå längre än efterlevnad – företagen måste visa att de har sunda interna kontroller, rutiner, policyer och processer för att hantera potentiella FCPA-överträdelser eller trakasserier som kan leda till klagomål.
• Företagen stöter på en överbelastning av problem och klagomål på grund av bristfälliga rapporteringsmekanismer för de anställda.
• Anställda saknar rätt medvetenhet och utbildning om hur man korrekt rapporterar problem och klagomål.

Vår lösning

Predict360:s programvara för anonyma hotline-rapportering/visselblåsare ger snabb och värdefull insikt om potentiella risker och faror för överträdelser av policyer, rutiner och kontroller som resulterar i bristande efterlevnad och som kan påverka ett företags vinster och rykte. Få tillgång till integrerade rapporterings- och kommunikationsverktyg för att höja ansvarsskyldigheten och uppnå en riskbaserad kultur inom organisationen.

Det är en integrerad lösning för etik, risk och efterlevnad som är byggd på kognitiv teknik som möjliggör mönsterigenkänning och tekniker för artificiell intelligens som gör det möjligt för organisationer att upptäcka, förutsäga risker och reagera på målinriktade problem för att säkerställa efterlevnad av regelverk, operativ excellens och en etisk arbetsstyrka.

Nyckelfunktioner

• Ger ett enda centraliserat dataregister för etik-, risk- och efterlevnadshantering inklusive processer och kontroller.
• Underlättar insamling av incidentdata bedömer risk och uppföljning rekommenderade åtgärder.
• Grafiska instrumentpaneler, spårning av processägarskap, riskbedömning, riskanalys och åtgärdsplan.
• Effektiviserar ramverk och bedömning vid identifiering, analys, prioritering och rapportering av nyckelrisker och potentiella överträdelser.
• Avancerade analytiska rapporteringsfunktioner för insyn på mikro- och makronivå i riskexponering som möjliggör kvalitativa och kvantitativa trendmätningar av potentiella risker för att stärka beslutsfattandet.
• Arbetsflöde för affärsprocesser med en integrerad riskhanteringsmetodik som gör det möjligt för riskhanterare och chefer att skapa en riskbaserad kultur genom verkställighet och ansvarstagande.
• Inkluderar riskbedömningsundersökningar för revisionsbaserad riskhantering som hjälper till att bedöma risker inom alla GRC-funktionella områden som ekonomi, verksamhet, IT, varumärke, kompetens, internrevision, kvalitetshantering, regelefterlevnad och rykte med möjlighet att utföra korrigerande och förebyggande åtgärder direkt från resultaten.

Fyra steg för framgångsrik anonym hotline-rapportering / Whistle Blower Software:

Skapa en företagskultur som bygger på respekt för individer, processer och företagets värderingar genom att konsekvent erkänna och belöna etiskt beteende. Anställda är mer benägna att rapportera missförhållanden i en kultur som är känd för att värdesätta etiskt beteende.

Steg två: Ge alternativ för att träda fram

För att uppmuntra anställda att rapportera missförhållanden innan företaget drabbas av ekonomiska eller ryktesspridningskonsekvenser är det lämpligt att ge de anställda ett antal metoder för att kommunicera sina bekymmer, t.ex. via e-post, personligen, per telefon, eller genom att lämna ett kort memo i en låda i receptionen.

Steg tre: Upprätthåll en tydlig eskalerings- och spridningsväg

Baserat på hur allvarlig den rapporterade frågan är och i enlighet med förutbestämda kriterier bör complianceansvariga identifiera om den rapporterade frågan kräver omedelbara åtgärder (t.ex. inom 24 timmar) eller om ärendet kan tas om hand vid sidan av övrig ordinarie verksamhet.

Steg fyra: Ge anställda möjlighet att ta del av de olika metoderna för att hantera den rapporterade frågan: En enda hotline

Oavsett vilka medier som används (t.ex. e-post, telefon osv.) kan företag som har en enda kontaktpunkt som en allmän hotline för etik och efterlevnad skapa medvetenhet och marknadsföra hotlinen på ett mer effektivt sätt och få ett ökat gensvar från de anställda.