Hur du organiserar dina data (som pivottabeller) i Numbers

Pivottabeller är ofta en favorit för användare av kalkylblad i Microsoft Excel eller Google Sheets. Kalkylblad är ett utmärkt verktyg för att fånga och lagra data. Men de kan snabbt växa till den grad att det är svårt att hitta mening eller insikt i dem. Det är där pivottabellerna kommer in i bilden.

Jag har alltid älskat Apple Numbers för dess enkelhet och gränssnitt, men det saknade någon funktion som hjälpte mig att sortera stora datamängder. Utan pivottabeller var kalkylblad i Numbers bara väggar av data. Fram till nyligen fanns det inga pivottabeller i Numbers.

Men när Apple släppte den senaste uppdateringen av sin kalkylprogramsapp Numbers kunde jag inte låta bli att lägga märke till att de hade lagt in en funktion som lät väldigt likt en pivottabell i Numbers. I Apple Numbers 5.2 har man lagt till en ny funktion som kallas smarta kategorier och som kan ge lite förnuft åt dina data. Vi ska bygga upp något som liknar en pivottabell i Numbers.

För att komma igång med den här handledningen ska du se till att du kör den senaste versionen av Numbers. Kontrollera din Numbers-version genom att öppna appen och gå till Numbers > Om Numbers. Se till att du använder minst version 5.2 Du kan alltid öppna App Store för macOS och söka efter uppdateringar om du behöver komma ikapp med den senaste versionen.

Se & Lär dig

Kategorier känns väldigt mycket som pivottabeller i Numbers, och detta är en helt ny funktion. Jag har sammanställt en skärmvisning som kan hjälpa dig att se kraften i att organisera data. Kolla in den nedan för att bekanta dig mer med den helt nya funktionen Organisera.

Vill du fortfarande lära dig mer? Fortsätt läsa handledningen nedan för att se en illustrerad guide om hur du organiserar data och sammanfattar dem med alternativet Organisera.

Ladda ner exempeldata

Det är bra att ha exempeldata som du kan använda för att följa med i en handledning. Därför har jag förberett en arbetsbok för Numbers som innehåller tillräckligt med data för att hjälpa dig att komma igång med den nya funktionen Kategorier. Ladda ner data på den här länken. Du kan använda de här uppgifterna för att skapa pivottabeller i Numbers.

Lär dig mer om grunderna i Numbers och hur du arbetar med data i handledningen nedan som hjälper dig att bli bekväm med formler i appen:

• 
  Appträning
  En introduktion till formler i Numbers
  Alex Spencer

Varför organisera dina data i ett kalkylblad?

För det första hjälper det att förstå varför det är så bra att organisera data i ett kalkylblad. Låt oss börja med en skärmdump av de data som jag inkluderade i den här handledningen. Varje rad i data är en separat post i en transaktion.

Självklart kan du se de enskilda raderna och posterna i dessa data. Men hur kan du hitta en mening i dem eller sammanfatta uppgifterna och hitta totala belopp?

Med hjälp av funktionen Smarta kategorier i Numbers kan du besvara alla följande frågor (och fler) om exempeldata:

1. Vilka delstater har den högsta försäljningen?
2. Vem är våra största kunder?
3. Vilken affärsenhet gjorde mest försäljning?

Simpelt uttryckt kan den här nya funktionen hjälpa dig att sammanfatta och förstå dina data. Problemet är inte att vi inte har tillräckligt med data, utan att 100 rader data är svåra att sammanfatta. Lösningen är att använda pivottabeller i Numbers, eller funktionen Smarta kategorier som Apple kallar den.

I den gamla världen skulle du filtrera, subtrahera och göra separata beräkningar (eller hoppa över till Excel med data) för att besvara dessa frågor. Det ändrades när Apple lade till smarta kategorier, som kan hjälpa dig att förstå dina data.

Hur du använder smarta kategorier i Numbers

Nu när du har lärt dig varför smarta kategorier och att organisera dina data är så hjälpsamt, låt oss gå igenom ett exempel.

Med tabellen markerad klickar du på knappen Organisera i det övre högra hörnet av Numbers. Nu visas en ny panel med flera alternativ för att arbeta med dina data.

I Numbers 5.2 visas tre alternativ när du klickar på knappen Organisera. Två av dem har funnits i Numbers under en tid, och Kategorier är det nya tillägget. Här är vad varje alternativ tillför:

1. Kategorier. Som du redan har upptäckt kan kategorier hjälpa dig att gruppera dina data. Vi kommer att gå igenom flera exempel i den här handledningen, så läs vidare för att få veta mer.
2. Sortera. Att sortera data ger inte nödvändigtvis svar på några frågor om dem, men det placerar dem i en ordning. Det kan vara alfabetiskt eller kronologiskt (till exempel genom att sortera data baserat på datum).
3. Filtrera. Filtrering ändrar inte heller de ursprungliga uppgifterna, utan visar och döljer dem bara baserat på de filterkriterier som du anger.

Låt oss gå igenom ett exempel på hur man använder Kategorier, eller pivottabeller i Numbers, för att sammanfatta ett kalkylblad i Numbers.

Om du vill börja arbeta med den här funktionen klickar du på en datatabell och klickar sedan på knappen Organisera i det övre högra hörnet av appen. Välj sedan rullgardinsmenyn Lägg till en kategori och börja med att välja ett fält i datasetet som du vill organisera dina data efter. I det första exemplet väljer vi Leveransstat för att gruppera data efter beställningens stat.

Nu är dina data grupperade och organiserade baserat på de kriterier du valde. Lägg märke till i skärmbilden nedan att tabellen nu är konsoliderad i staterna, med alla rader som matchar kriterierna under den. Se skärmbilden nedan som exempel.

Det här är grunderna för hur du organiserar dina data i Apple Numbers. Det är bara att välja kategori, så ser du hur data samlas på ett organiserat sätt.

Tidigare ställde jag tre datafrågor som funktionen Smarta kategorier kan hjälpa oss att besvara. Låt oss nu gå igenom praktiska exempel för att besvara dessa fyra frågor med hjälp av exempeldata.

Vilka stater har högst försäljning?

Vi har alltså redan börjat med att organisera data efter stat. Men vi behöver fortfarande summera beloppen per delstat.

I kolumnen Orderbelopp klickar du på kugghjulsikonen och väljer sedan Delsumma. Detta kommer att summera beloppen per delstat.

Nu behöver du bara rulla ihop allting per delstat. Högerklicka på den första staten i listan och välj sedan Collapse Peer Groups. På så sätt kan allting sammanfattas på delstatsnivå för att underlätta sammanfattning och granskning.

Nu ska jag bara högerklicka på kolumnen med rubriken Subtotal och välja ”Sort Order Amount” Summaries Descending.

Det var det! Nu ser du staterna sorterade efter orderbeloppen. Snabbt kan du vässa dig och förstå verksamheten mycket bättre tack vare möjligheten att sammanfatta data.

Vem är de främsta kunderna?

Nu kan vi skapa en liknande sammanfattning för att studera vilka våra främsta kunder är. Istället för att gruppera efter delstat grupperar vi den här gången efter kunden i orderdata.

Det enda du behöver göra är att ändra rullgardinsmenyn Kategorier från Leveransstat till Kundnamn. Med bara ett par klick vänder data till att organiseras och ordnas efter kund i stället för stat.

Därefter är det bara att upprepa stegen genom att högerklicka på kundnamn och välja Collapse Peer Groups.

Vill du pröva ett annat sätt att visa data? Istället för att se delsumman per kund kan du studera kunden efter vilken kund som i genomsnitt lägger den största beställningen.

Så är det! Vi återanvände vår uppställning från det första exemplet i den här handledningen och vände helt enkelt på den så att den fokuserar på kunden i stället för på leveranstillståndet.

Vilken affärsenhet gjorde den största försäljningen?

Det här exemplet kommer återigen att se väldigt likt ut som de två tidigare exemplen. Vi har en kolumn för affärsenhet i datakällan och vi ändrar helt enkelt rullgardinsmenyn till Affärsenhet i stället. Nu kommer dataresultaten att rullas upp efter affärsenheten.

Nu ska vi dyka lite djupare och lägga till två nivåer till data. På höger sida klickar du på Add a Category igen och väljer den här gången Customer Name. Lägg nu märke till att du inte bara kan se en sammanfattning på affärsenhetsnivå utan även på kundnivå.

Så är det! Du kan lägga till flera lager till din dataorganisation och sammanfattning.

Fortsätt lära dig

I den här handledningen har du lärt dig hur du tar data och organiserar och förstår dem i Apple Numbers. Kalkylark är inte bara ett sätt att samla in data, utan kan fungera som ett analysverktyg för att förstå dessa data.

Lär dig mer om hur Numbers, och hur andra program går tillväga för att sammanfatta data, med de ytterligare handledningarna nedan:

• 
  Numbers
  Kom igång med Numbers för iCloud
  Harry Guinness
• 
  Microsoft Excel
  Hur man använder pivottabeller för att analysera Excel-data
  Andrew Childress
• 
  Google Sheets
  Hur man använder pivottabeller i Google Sheets (ultimat guide)
  Andrew Childress