Hur man skapar kraftfulla ansvarsfrågor för självstyrning

Varför fungerar frågeprocessen så bra? … den tvingar oss att konfrontera hur vi faktiskt lever våra värderingar varje dag.

– Marshall Goldsmith

Kia ora! Rupert här från Optimi. Vi skrev nyligen något om hur vi använder ansvarsfrågor som ett självstyrande team. Folk ville ha mer och bad att få se fler exempel på våra ansvarsfrågor. Så nu är det dags för en uppföljning. Jag vill ge dig allt du behöver för att börja göra dina egna frågor! Det här är ett bra steg för att hitta ditt eget värde i självförvaltningen och leva efter det värdet varje dag.

Redovisningsfrågor är användbara om du har:

• En lista över roller som beskriver det arbete som teamet utför
• Ett väldefinierat syfte och en uppsättning ansvarsområden för varje roll
• En person som är ansvarig för varje roll
• En tid för att träffas regelbundet för att ställa frågor om ansvarsskyldighet till varandra

Punkten med frågor om ansvarsskyldighet är att hjälpa teamet att bibehålla självförvaltningen efter det att allt det glamorösa och roliga arbetet med att definiera rollerna har avtagit. Det är vår lösning på ett svårt problem: hur bibehåller man energi och inriktning kring självförvaltning när man väl har satt igång med en workshop om rolldefinition?

Start med vanor

Det enklaste sättet att komma igång med ansvarsfrågor är att tänka på vanor. Vilka vanor behöver du skapa för att kunna göra din roll rättvisa? Vilka ja/nej-frågor kan du ställa till dig själv om den vanan?

Här är ett exempel: Optimi har en roll som facilitator, som handlar om att se till att vi verkligen har förstått kundens problem. För att klara av den här rollen på ett bra sätt måste vi bygga upp en ny vana. Vi måste börja be kunden om regelbunden återkoppling om hur väl vi har förstått deras smärtpunkter. Så här är ansvarsfrågan:

Förmedlare:

Har du bett om återkoppling om hur exakt din problemdiagnos är?

Märk hur denna fråga är utformad för att ha ett enkelt svar. Ja eller nej. Antingen gjorde du det eller så gjorde du det inte. När någon ställer den här frågan till dig uppmanar de dig i princip att reflektera mycket ärligt över om du har lyckats praktisera din nya vana.

Krediteras där det hör hemma: Jag lånade tekniken att använda ja/nej-frågor för ansvarsutkrävande. Den kommer från ett verktyg för personlig utveckling som heter Daily Questions Process.

Vanananan att be om feedback är ganska enkel. Understödjaren genomför en session med klienten och ber om återkoppling efter sessionen. Det är i huvudsak en mekanisk vana. Ibland vill vi bygga upp mer komplexa mentala vanor också.

En viktig ansvarsskyldighet för Optimis roll som facilitator är att se till att klientens perspektiv står först och främst i vårt arbete. Vi måste därför upprätthålla en mental vana att hålla fokus på klientens problem, även när vi är mitt uppe i en stor brainstorm om en lösning. Vår facilitator är den person som vi kan lita på för att hålla oss fokuserade. Så vi kan lägga till ytterligare en ansvarsfråga:

Förmedlarens roll:

Har du hållit teamet fokuserat på kundens problem under lösningsutformningen?

Den här frågan är lite mer komplex. Det handlar inte så mycket om huruvida du lärde dig en ny vana eller inte. Det handlar om huruvida du hjälpte hela teamet att skapa en ny mental vana. Poängen är att det finns olika sätt att tänka på vanor. Och vanor kan hjälpa dig att generera många användbara ansvarsfrågor.

Mer exempel på vanebaserade ansvarsfrågor

Har du engagerat dig i ett online-community under den senaste månaden?

Har du lagt upp en månatlig finansiell uppdatering?

Har du läst alla de senaste Loomio-trådarna som kan påverka oss?

Har du skickat ut en intern uppdatering om vår sociala påverkan?

Har du kontrollerat att tidsbalansräkningarna är uppdaterade?

Har du läst två säkerhetsartiklar den här månaden?

Tänk på utfall

Om du vill gå djupare kan du tänka på utfall såväl som på vanor. Det innebär att man kan undersöka varför man vill bygga upp en viss vana och vad den bakomliggande avsikten kan vara.

Tänk på en av frågorna som vi pratade om tidigare.

Förvaltarens roll:

Höll du teamet fokuserat på kundens problem under utformningen av lösningen?

Det finns en avsikt bakom den här frågan – vi vill vara kundfokuserade. Vi kanske inte bryr oss om vilka vanor facilitatorn använder för att få oss dit. Vi litar på att facilitatorn gör allt han eller hon kan komma på för att uppnå rätt resultat. Så vi kan omformulera frågan så att den fokuserar mer på resultatet av att vara klientfokuserad.

Förmedlarens roll:

Håller vi klientens problem i åtanke när vi utformar lösningar?

Märk hur ordalydelsen skiftar här från ”gjorde du” till ”är vi”. Vi frågar inte om facilitatorn skapade en ny vana eller inte. Vi frågar om teamet har uppnått ett resultat eller ett tankesätt.

Flera exempel på resultatbaserade ansvarsfrågor

Vet du hur varje teammedlem går framåt med sina inlärningsmål?

Vet du hur många procent av kapaciteten vi har kvar?

Är Optimis Xero uppdaterad?

Har vi en tydlig taktik för varje lead?

Har du sett till att Optimi håller sig inom ramen för varje klient?

Känner du tydligt till deadlines för allt klientarbete?

Gör ditt bästa

Det här är ett fantastiskt mönster för frågor om ansvarsskyldighet. Fråga dig själv om du gjorde ditt bästa! Detta uppmuntrar till personligt ansvarstagande och hjälper till att se till att oförutsedda blockeringar inte får människor att spåra ur.

Här är ett exempel på varför det här mönstret fungerar. Jag har rollen som Content Crusader för Optimi. Jag skulle kunna ställa mig själv en fråga regelbundet kring huruvida bloggar har publicerats. Kanske något i stil med Har du publicerat minst en blogg förra månaden? Föreställ dig nu att alla våra bloggplattformar går ner samtidigt. Det finns inget sätt för mig att publicera en blogg nu. När mina lagkamrater frågar mig om en publicerade en blogg förra månaden kan jag vara säker på min ursäkt att alla våra bloggplattformar är nere, så jag kunde inte göra det.

Nu kan vi försöka formulera om ansvarsfrågan.

Content Crusader-rollen:

Har du gjort ditt bästa för att utveckla Optimis bloggar?

På en gång spelar ursäkterna ingen roll längre. När jag får den här frågan uppmuntras jag att reflektera ärligt. Gjorde jag mitt bästa? Även om jag har en ursäkt för att jag inte har publicerat några bloggar, gjorde jag då mitt bästa för att göra framsteg?

Flera exempel på ansvarsfrågor om att göra sitt bästa

Har du gjort ditt bästa för att öka antalet läsare av nyligen publicerade bloggar?

Har du gjort ditt bästa för att bidra till samtalen om den strategiska inriktningen?

Har du gjort ditt bästa för att se möjligheter i Optimis framtid?

Har du gjort ditt bästa för att bidra till Enspiral-samtal?

Har du gjort ditt bästa för att se till att alla Optimis teammedlemmar har välformulerade inlärningsmål?

Har du gjort ditt bästa för att bidra till att nya produktidéer övervägs, konkretiseras och valideras?

Föreställ dig hur framgång ser ut

Om du fortfarande letar efter inspiration till dina ansvarsfrågor är det dags att drömma! Börja föreställa dig en idealisk framtid. Fråga hur framgång ser ut. Till att börja med kan du ställa några frågor som dessa:

Föreställ dig att allt går perfekt och att vi uppnår alla våra mål under de närmaste åren. Hur stödde den här rollen oss i vår perfektion?

Vilka åtgärder skulle vi kunna vidta i den här rollen, som skulle vara ett bra exempel för många år framöver?

Hur skulle den här rollen kunna utföras så framgångsrikt att vi skulle kunna börja lära andra människor att göra det?

När du har avslutat det här samtalet har du kanske några ganska ambitiösa idéer om hur den här rollen ska uppfyllas. Det är bra! Nu är det dags att engagera sig i dessa ambitioner genom att omvandla dem till ansvarsfrågor.

Här är ett exempel. Vi har en roll som heter ”produktutvecklare”, som finns till för att se till att Optimi har produkter att erbjuda kunderna med en tydlig pitch och tydlig målgrupp. Vi bestämde oss för följande definition av framgång för rollen:

De produkter som vi utformar har riktiga användare som får ett verkligt värde av dem

Och här är ansvarsfrågorna som vi drömde fram, efter att ha kommit överens om hur framgång såg ut:

Rollen som produktutvecklare:

Har du gjort ditt bästa för att hitta riktiga användare som skulle kunna dra nytta av Optimis produkter?

Har du gjort ditt bästa för att hjälpa nya produktidéer att övervägas, konkretiseras och valideras?

Gör det nuvarande läget för vår produktutveckling dig hopp om Optimis framtid?

Redovisningsfrågorna tar inte lång tid

En av utmaningarna med att vara självgående är att det är lätt att tillbringa MYCKET tid i samtal och förhandlingar. Det är lätt att ta slut på energi, att saker och ting börjar kännas riktningslösa. Ansvarsfrågor är vår lösning på det problemet. De är lätta, kraftfulla ja/nej-frågor som ni kan ställa till varandra regelbundet.

Vi har behandlat några olika sätt som du kan generera ansvarsfrågor på, från att tänka på enkla vanor till att drömma om framtiden. Vi har talat om några bra mönster att följa och gett några exempel. Nu kan nästa steg vara att tänka ut några ansvarsfrågor för dig själv!