Så här lägger du till en automatisk signatur i ett Microsoft Word-dokument

Inget kommer att ersätta en riktig signatur, men i dagens digitala värld är elektroniska signaturer vanliga och enkla. Du kan använda specialiserad programvara när du signerar avtal och kontrakt, men Microsoft Word kan också vara till hjälp.

Du kan lägga till en tom signaturrad för fler juridiska dokument eller skapa ett AutoText-objekt från en bild av din riktiga signatur. Båda är enkla att implementera och ger lite frihet oavsett om dokumentet distribueras elektroniskt eller inte. I den här artikeln visar jag hur du implementerar båda metoderna.

Oppenbargörande: TechRepublic kan få provision från vissa av de produkter som presenteras på den här sidan. TechRepublic och författaren har inte fått någon ersättning för denna oberoende granskning.

LÄR DIG MER: Ingen av metoderna är en säker process och ersätter inte heller krypterade digitala signaturer som kräver certifiering – vilket är en helt annan sak.

För att få en demo kan du ladda ner en Word-brevmall eller så kan du arbeta med vilket Word-dokument som helst. Det finns ingen nedladdningsbar demofil här eftersom du inte kommer att behöva någon. Den här funktionen stöds inte av det äldre .doc-formatet, och ingen av signaturteknikerna stöds av webbläsarutgåvan.

SEE: 52 Excel-tips som varje användare bör behärska (TechRepublic)

Så lägger du till en tom signaturrad i Word

Om du ska skriva ut dokumentet kan du snabbt lägga till all relevant information som hör till den riktiga signaturen genom att infoga en signaturrad. Genom att göra det lägger du till en plats där du kan skriva under dokumentet och inkluderar annan information som titel, e-post, telefonnummer och så vidare. Den här funktionen är användbar för formulär, men den är mindre användbar för ett vanligt brev.

För att lägga till en signaturrad i ett dokument gör du följande:

1. Klicka på fliken Infoga och klicka sedan på alternativet Signaturlinje i avsnittet Text.
2. I den resulterande dialogrutan anger du signaturdetaljerna, t.ex. namn, titel osv. (Figur A). I fältet för instruktioner kan du till och med inkludera hjälp för undertecknaren, till exempel ”Vänligen skriv under här” eller det välkända ”X”.
3. Klicka på OK för att infoga signaturraden.

Figur A

Som du kan se i Figur B finns det inte tillräckligt med utrymme på den första sidan, så Word placerar hela signaturraden på sidan 2. Detta kanske inte händer dig, men när det händer tar du bort några tomma rader från föregående sida så att signaturen hamnar på den sidan. Om detta är omöjligt flyttar du det sista stycket eller de sista raderna till sidan för signaturlinjen. Du vill inte ha en signaturlinje på en sida för sig själv. När du vid behov har justerat placeringen (figur C) är du redo att spara, skriva ut och distribuera.

Figur B

Vi har använt en brevmall för demofilen, men troligen kommer du att använda den här funktionen för juridiska dokument och så vidare, och inte för engångsbrev. Oavsett hur du använder den här funktionen måste någon fortfarande skriva under dokumentet. Låt oss ta en titt på ett alternativ som eliminerar det behovet.

Figur C

Hur du infogar en bildsignatur som AutoText i Word

Att lägga till en bild av din signatur är ett enkelt sätt att eliminera behovet av att faktiskt signera saker. Det är bara att skriva ut den och gå. Du bör förstås vara försiktig med vem du delar den här möjligheten med, och om den är juridiskt bindande är något som du måste avgöra om det är viktigt för dig.

Det första du behöver är din handskrivna signatur som en grafisk fil. Skriv din signatur på ett papper och skanna in den eller ta ett foto av den och spara den med ett av de grafiska filformatet: .bmp, .gif, .jpg eller .png.

Insätt bildfilen i Word genom att klicka på fliken Infoga och välja Bilder i gruppen Illustration. Markera enheten, hitta filen och klicka sedan på Infoga. Ändra storlek och beskär vid behov för att ta bort stora mängder vitt utrymme (bakgrund). Ange sedan eventuell ytterligare text, t.ex. det tryckta namnet och titeln. När du har allt du behöver för signaturen är det dags att omvandla den till ett AutoText-objekt.

Välj grafiken och den extra texten och gör sedan följande:

1. Klicka på fliken Infoga och klicka sedan på Snabbdelar i gruppen Text.
2. Välj Spara urval till galleriet för snabbdelar.
3. I den dialogruta som visas anger du ett namn för AutoText-objektet.
4. De övriga inställningarna beror på din arbetssituation. Du kan till exempel spara olika signaturer med specifika mallfiler. I vårt exempel behåller du alla standardinställningar (figur D).
5. Klicka på OK.

Figur D

Nu när AutoText-signaturobjektet finns kan du infoga det var som helst när som helst. Klicka på Quick Parts och välj objektet i galleriet (Figur E). Eftersom vi behöll standardinställningarna är det här AutoText-objektet tillgängligt i alla dokument som är baserade på mallen Normal.

Figur E

Stay tuned

Om du använder det här AutoText-objektet ofta kanske du vill skapa en tangentbordsgenväg för att spara några klick. I en senare artikel visar jag hur du gör det.

Se även

• Vad finns i Windows 10 19H2 för företag? (TechRepublic)
• Windows 10: En fusklapp (TechRepublic)
• 20 proffstips för att få Windows 10 att fungera som du vill (gratis PDF) (TechRepublic)
• Windows 10-säkerhet: En guide för företagsledare (TechRepublic Premium)
• Microsoft levererar den första Windows 10 Fast Ring-byggnaden från sin nya utvecklingsfilial (ZDNet)
• 6 enkla säkerhetsändringar som alla Windows 10-användare måste göra (CNET)
• Få fler tips och nyheter om Microsoft som måste läsas (TechRepublic on Flipboard)