Vad är en ANSI ASC X12 EDI 810-faktura?

(Senast uppdaterad: 6 augusti 2020)

EDI 810 Faktura – i internationell affärspraxis är 810 (faktura) ett elektroniskt dokument som skickas av säljaren till köparen för att ta emot betalning för levererade varor eller tjänster.

Den 810 transaktionsuppsättningen innehåller information om varorna och/eller tjänsterna, deras kvantitet, deras pris till vilket de levererades till köparen, varornas egenskaper (färg, vikt etc.), leveransvillkor samt information om avsändaren och mottagaren.

En elektronisk faktura kan genereras i olika standarder, allt beror på vilken standard parterna kommit överens om att använda för att utbyta EDI. I ANSI ASC X12, som är vanlig i Nordamerika, kallas detta dokument till exempel ANSI X12 Transaction Set 810 Invoice. Man kan också se olika namn på detta dokument, till exempel X12 810, EDI Invoice, EDI Invoice 810, ANSI X12 810, EDI X12 810, EDI 810, EDI 810 Document, 810 Transaction Set, etc.

”INVOIC” är en analog till EDI 810 Invoice i den internationella UN/EDIFACT-standarden, som är förhärskande utanför Nordamerika. INVOIC-dokument (härstammar från ordet ”Invoice”, men är begränsat till 6 bokstäver enligt EDIFACT-regeln).

De viktigaste dataelementen i EDI 810 Faktura

Ett typiskt EDI 810-dokument innehåller ofta följande information:

• Fakturanummer och datum
• Köpordernummer
• Leveransdatum
• Lista över artiklar eller tjänster
• Artikelpris och identifierare
• Betalningsvillkor

Avhängigt av vilka varor eller tjänster företaget tillhandahåller, kan ytterligare information ingå i EDI 810-fakturan.

Hur man skickar och tar emot en EDI 810?

Förut genomfördes många EDI-transaktioner (inklusive EDI 810) via ett Value Added Network (VAN).

För att kunna erbjuda ett överkomligt och kostnadseffektivt EDI-utbyte har de flesta företag för närvarande övergått till en punkt-till-punkt-kommunikation som:

• AS2 utbyta dokument via Internet genom att använda digitala certifikat och kryptering av EDI-data.
• FTP/SFTP – File Transfer Protocol/Secure File Transfer Protocol. Dessa filöverföringsprotokoll gör det möjligt för företag att ansluta till sina partner via Internet för att utbyta EDI-dokument.
• HTTP EDI-webbtjänst (REST API) Denna EDI-webbtjänst blir mer och mer populär eftersom den är mycket mer kostnadseffektiv och du kan vara igång på mindre än en timme. EDI-webbtjänsten är avsedd för företag som har sina tekniska resurser för att arbeta med REST API (anropa och konsumera HTTP Rest Web Services). EDI2XML erbjuder en gratis provperiod på 15 dagar.

För mer information om EDI-webbtjänst klicka här.

Ett företag kan använda olika sätt eller protokoll för att utbyta EDI-dokument med sina många handelspartners. (se bild nedan) Vanligtvis sker detta eftersom varje stort företag har sina egna krav för att utbyta elektroniska meddelanden eller EDI.

EDI 810 arbetsflöde

I typisk och vanlig affärspraxis är de grundläggande dokumenten som utbyts mellan handelspartner EDI 850 (inköpsorder) och EDI 810 (faktura); detta påstående är delvis sant i EDI-världen. Baserat på vår mer än 18-åriga erfarenhet av framgångsrik EDI-integration kan vi med säkerhet säga att EDI-processen vanligtvis är mycket mer komplex. Mellan EDI 850 Inköpsorder (eller till och med före det) och Faktura 810 utbyter partnerna ett antal olika dokument. Detta är särskilt aktuellt för detaljhandelsföretag.

Nedan kan du se ett möjligt EDI-scenario i detaljhandelsbranschen.

Säljaren skickar ett EDI 846 Inventory Inquiry-meddelande till köparen för att informera om lagerstatus och tillgänglighet. EDI846 kan även innehålla prisinformation.

OBS: EDI 846 används oftare inom B2B e-handel för mer information om denna transaktionsuppsättning, läs bloggen: Vad är EDI 846-dokument?

Baserat på informationen i EDI 846 genererar köparen en inköpsorder (EDI 850) som innehåller en lista över varor som han vill köpa från leverantören, inklusive information om kvantiteter, fraktdirektiv och andra detaljer.

När han tar emot inköpsordern skickar säljaren en inköpsorderbekräftelse (EDI 855) för att bekräfta att varorna är tillgängliga för försäljning.

I nästa steg kan köparen skicka säljaren en begäran om ändring av inköpsorder (EDI 860) för att begära en ändring av en tidigare inlämnad inköpsorder.

Säljaren svarar med en begäran/bekräftelse om ändring av inköpsorder (EDI 865) för att meddela att ändringen av den inköpsorder som köparen tidigare skickat in har accepterats eller förkastats.

För att skicka innehållet i försändelsen skickar säljaren en EDI 856 Advance Ship Notice eller EDI ASN. Detta EDI-dokument måste överföras innan varorna anländer.

En faktura (EDI 810) kan överföras till köparen efter att beställningen har fyllts i och levererats eller tillsammans med.

Så kan du märka att trots att EDI X12 810-faktura är det vanligaste elektroniska dokumentet som utbyts, finns det flera EDI-transaktionsuppsättningar som stöder EDI 810.

EDI X12 810 Fakturaprov

Följande exempel beskriver formatet på en EDI 810-faktura.

ISA*00* *00* *12*5141231234 *12*5034564567

*181122*1220*U*00501*000000001*0*T*> GS*IN*5141231234*504564567*20181122*122047*1*X*005010

ST*810*0001

BIG*20181122*I-0042537

N1*RI**92*10055500

N1*ST**92*00262

ITD*05*1*****100

DTM*011*20190120

IT1**2*EA*5.45**UP*888077648572

SDQ*EA*92*00682*1*70674*1

IT1**2*EA*5.45**UP*888077650123

SDQ*EA*92*00111*1*11356*1

IT1**3*EA*4.85**UP*888077648954

SDQ*EA*92*00682*1*11356*1*70674*1

IT1**3*EA*5.15**UP*888077649105

SDQ*EA*92*00011*2*00111*1

IT1**1*EA*5.9**UP*888077648867

SDQ*EA*92*00682*1

TDS*5770

CAD*A***FDEG

CTT*5

SE*20*0001

GE*1*1

IEA*1*000000001

EDI Specifikationer 810 – Faktura

Här är specifikationen för EDI 810-transaktionsuppsättningen som ges som exempel ovan. Du bör notera att som alla andra EDI-dokument innehåller 810 obligatoriska och frivilliga uppgifter. Valfria uppgifter beror på affärsområden och handelspartnerns krav.

	Segmentnamn	Syfte
ISA	Interchange Control Header	Markerar början av överföringen och ger identifiering av avsändare/mottagare.
GS	Functional Group Header	Markerar början av den funktionella gruppen och ger avsändar-/mottagaridentifikation.
ST	Transaktionsuppsättningshuvud	För att ange början av en transaktionsuppsättning och tilldela ett kontrollnummer. Det får bara finnas en instans per transaktion.
BIG	Begynnande segment för faktura	För att ange början av en transaktionssats för fakturor och överföra identifieringsnummer och datum.
N1	Namn	För att identifiera en part genom typ av organisation, namn och kod ST- Ship To RI – Remit To N1 sänds tillsammans med SDQ när N1 anger ship to location och SDQ anger bill to locations.
ITD	Säljvillkor/Deferred Terms of Sale	För att ange ett rabattvillkor. Kod 05 – Rabatt gäller inte
DTM	Datum/Tidsreferens	För att ange relevanta datum och klockslag Kod 011 Levererat
IT1	Grundläggande artikel. Data	För att specificera de grundläggande och mest frekvent använda postdata för fakturan och relaterade transaktioner
SDQ	Destinationskvantitet	För att specificera flera platser och kvantitetsuppgifter.
TDS	Total Monetary Value Summary	För att ange det totala fakturabeloppet
CAD	Carrier Detail	För att ange transportuppgifter för transaktionen Kod: FDEG – FedEx (Ground Only)
CTT	Transaktionssummor Antal poster	För att överföra hash-summor för ett specifikt element i transaktionsuppsättningen. 5 – Totalt antal IT1 Items-segment.
SE	Transaktionsuppsättningstrailer	För att ange slutet av transaktionsuppsättningen och tillhandahålla antalet överförda segment (inklusive det inledande (ST) och avslutande (SE) segmentet).
GE	Functional Group Trailer	Markerar slutet på den funktionella gruppen och ger avsändar-/mottagaridentifiering
IEA	Interchange Control Trailer	För att definiera slutet på ett utbyte av noll eller flera funktionella grupper och utbytes-relaterade kontrollsegment

För att lära dig mer om strukturen i ANSI ASC X12 läs våra bloggar:

• EDI ANSI ASC X12 Standards – Technical Overview – 2020
• Vad är EDI ANSI ASC X12 Standards?

EDI 810 Invoice Benefits

Som alla EDI-dokument ger EDI 810 snabbare kommunikation mellan säljare och köpare och minskar risken för fel. Att använda EDI är mycket enklare än traditionella pappersdokument.

Tack vare EDI är utbytet av dokument mellan handelspartners felfri.

Största fördelarna med EDI:

• Reducera pappersflödet och öka affärseffektiviteten genom att minska den tid det tar för båda parter att slutföra transaktioner.
• Reducera den administrativa tiden som går åt till att manuellt skicka in fakturor och andra viktiga dokument.
• Lös upp manuella inmatningsfel
• Kundtillfredsställelsen ökar tack vare det snabba slutförandet och leveransen av dina beställningar.
• Snabbare betalning från dina kunder

EDI 810-integration

EDI2XML föreslår 2 alternativ för EDI 810-transaktionsutbyte med dina affärspartners:

Option 1: Fullständigt hanterad EDI-tjänst inklusive översättnings- och kommunikationstjänst som erbjuder företag av alla storlekar, från olika branscher. All behandling av EDI-filer sker hos oss, vilket gör att kunderna inte behöver installera någon mjukvara eller hårdvara på plats och får ett EDI-projekt som är i tid och inom budget.

Option 2: EDI2XML-webbtjänster är en HTTP-tjänst som körs över internet, på EDI2XML:s egen plattform som kan ta emot HTTP-förfrågningar för att översätta EDI-meddelanden till XML, och XML-meddelanden (baserade på EDI2XML:s egenutvecklade format) till EDI.

Kontakta oss redan idag för att få mer information om EDI-integration, så hjälper vi dig mer än gärna!