Vad gör en virtuell receptionist?
Du har säkert hört talas om en virtuell receptionist, men vad gör de? Hur arbetar de? Och viktigast av allt, hur kan en virtuell receptionist gynna ditt företag?
En virtuell receptionist är en person som svarar på inkommande samtal för ditt företag, tar emot meddelanden, kopplar vidare de som ringer till rätt personer och profilerar dina telefoner på ett professionellt sätt genom att skapa en trevlig kundupplevelse för de som ringer till ditt företag. Hittills låter det som vad en vanlig receptionist gör. Skillnaden är att en virtuell receptionist inte sitter på ditt kontor. De sitter i vårt!
Om du vill ha någon som hjälper dig att hantera dina företagssamtal är en virtuell receptionist ett fantastiskt alternativ. De är högutbildade experter som lär sig allt om ditt konto så att de kan ge experttjänster till alla som ringer till ditt företag. I de flesta fall vet de som ringer inte ens att de inte pratar med någon som sitter sex meter från dig.
Virtuella receptionister tar bara hand om dina samtal när du behöver dem. Visst är de tillgängliga för att ge täckning dygnet runt om det behövs. Men om du har koll på saker och ting större delen av dagen kan du bara låta dem ta hand om samtalen när du är på lunch eller i möten. Låt dem se till att du inte missar några viktiga samtal under helgen. Ska du åka på semester i en vecka? Låt din virtuella svarstjänst hoppa in. Får du vanligtvis några affärssamtal efter arbetstid, men vill inte att de ska störa ditt privatliv? Det är precis vad en virtuell receptionist är till för.
Det finns många andra funktioner som en virtuell receptionist också kan fylla. Bra virtuella receptionister kan granska samtal, bestämma möten, berätta för folk om eventuella kampanjer eller specialerbjudanden som du kör och svara på grundläggande frågor om ditt företag för de som ringer, t.ex. öppettider, vägbeskrivningar och allt du vill att folk ska veta om dina produkter eller tjänster.
Men även om många större företag har nytta av fördelarna med att använda en virtuell receptionist, så är de idealiska för alla små företag som vill skapa en lika professionell telefonupplevelse som de stora företagen har. Att anställa en intern receptionist är kostsamt. Du måste betala för deras lön, sjuktid, semester, förmåner, utrustning, kontorsutrymme med mera. En virtuell receptionist är bara en mycket liten del av kostnaden och mycket vänligare mot din budget.
Så, vad gör en virtuell receptionist? Förutom att förbättra kundservicen som ditt företag erbjuder och se till att du aldrig missar några samtal? De gör allt som en vanlig receptionist skulle göra, men de gör det när som helst när du behöver dem, från en avlägsen plats, och för mycket, mycket billigare.