8 základních prvků případové zprávy vaší organizace

Stojí vaše úsilí o získávání finančních prostředků na pevných základech vynikající případové zprávy? Ze všech dokumentů, které organizace používá na podporu fundraisingu, je případové prohlášení jedním z nejdůležitějších.

Případové prohlášení (neboli důvod pro podporu) používá nezisková organizace jako základ pro veškerou komunikaci a získávání dárců. Jako primární nástroj fundraisingu musí být případové prohlášení neziskové organizace profesionální a přesné; dvou až desetistránkový (nebo podle potřeby i vícestránkový) dokument, který upoutá pozornost čtenáře a může být prezentován jednoduše jako informační list nebo složitě jako složka s podpůrnými grafy, fotografiemi a rozpočty.

V ideálním případě bude brilantní případové prohlášení zaměřené na dárce, napsané pro dárce a potenciální dárce s použitím argumentace a jazyka, který bude rezonovat s cílovou skupinou.

Použití případového prohlášení

Každá nezisková organizace ví, jak zásadní může být případové prohlášení při oslovování dárců a potenciálních dárců na vysoké úrovni nebo při získávání finančních prostředků pro nové programy a kampaně. Ne každá agentura nebo organizace si však uvědomuje, jak důležitý je tento krátký přesvědčivý argument v jejich průběžném úsilí o získávání finančních prostředků.

Úryvky z dobře napsaného případového prohlášení, a dokonce i celý dokument mají ve scénáři fundraisingu mnoho různých využití. Například:

• Při rozhovorech s potenciálními dárci může kopie přesvědčivého případového prohlášení prezentovat argumenty pro podporu ještě dlouho po skončení schůzky.
• Případové prohlášení lze zahrnout do žádosti o grant jako odůvodnění žádosti.
• Při kampaních zasílaných přímou poštou nebo e-mailem může zpráva odrážet případové prohlášení a v případě přímé pošty osvětlit kopii, kterou přiložíte k dopisu s výzvou.
• Organizace mohou použít své případové prohlášení na svých webových stránkách.
• Případové prohlášení funguje jako neformální scénář při telefonování potenciálním dárcům; všechny důležité body jsou shromážděny v jednom snadno dostupném dokumentu.
• Zkrácená verze případového prohlášení, zkrácená na jednu nebo dvě stránky, může sloužit jako leták při vyhledávání dárců.

Výjimečná případová prohlášení obsahují směs emotivně poutavých příběhů; hřejivých, srdceryvných vyprávění o vykonané práci ve spojení s chladnými, tvrdými fakty, která ověřují tvrzení organizace, že představuje sílu pro změnu.

Existuje několik základních prvků, které jsou součástí přesvědčivého případového prohlášení, ale neexistují žádná pevná pravidla, v jakém pořadí by se tyto prvky měly objevit. S výjimkou hluboce poutavého úvodu je každé případové prohlášení jedinečné a mělo by být rozvrženo tak, aby dávalo smysl pro vaši neziskovou organizaci.

Základy pro vynikající případové prohlášení

1. Základní prvky případového prohlášení

. Úvod: Výjimečná případová prohlášení vždy začínají příběhem. Vyvolejte ve čtenáři pocit emocionální zainteresovanosti na vaší neziskové organizaci tím, že pomocí vyprávění příběhu navážete osobní vztah.

Emocionální úvod může zaujmout vaše publikum hned na začátku, proto využijte tyto úvodní odstavce k tomu, abyste své dárce a potenciální zájemce uvedli do zbytku dokumentu. Pokud bude váš úvod inspirativní a bude mít emocionální náboj, upoutáte pozornost čtenáře.

2. Poslání a vize: Nastínění poslání organizace odpovídá na otázku „Proč existujeme?“ a vykreslení odvážné a smělé vize budoucnosti neziskové organizace nenechá nikoho na pochybách, „Proč by nás to mělo zajímat?“.

Sebejistým znázorněním poslání organizace a vize do budoucna říkáte čtenáři, že by se měl zajímat, protože na poslání a vizi záleží.

3. Historie: Shrňte, jak to všechno začalo. Od založení vaší neziskové organizace až po práci, kterou dosud vykonala. Zahrňte filozofii, ty klíčové hodnoty a přesvědčení, které řídí přístup vaší organizace k uspokojování potřeb a poskytování služeb v rámci jejího poslání.

4. Vysvětlete práci: Vaši dárci, příznivci a potenciální zákazníci potřebují vědět o důležité práci, kterou vykonáváte. Jaké jsou programy a služby, kterými se nezisková organizace v současné době zabývá, a jaké jsou trvalé požadavky na udržení těchto služeb?“

5. Jaký je váš cíl? Úspěchy a důkazy založené na výsledcích: Zde se propojují data a vyprávění příběhů, v příbězích o změnách životů, svědectvích o úspěších, o těch, kterým organizace pomohla.

Pomocí tabulek a grafů znázorněte čísla, která podporují vaše tvrzení a měří dopad, který nezisková organizace má ve své sféře vlivu.

6. Peníze a financování: Všechny sny a vize jsou spojeny s finančními náklady na jejich uskutečnění. Tím, že dárcům sdělíte, proč je financování potřeba a jakých výsledků bude dosaženo, je vyzýváte, aby se stali účastníky vize.

Případová zpráva ukazuje čtenáři, proč by měl vaši organizaci podpořit, a odpovídá na zřejmé otázky. Proč právě já? Proč právě teď? Mějte na paměti, že lidé přispívají, protože chtějí něco změnit; chtějí být součástí něčeho velkolepého.

7. Vizualizace: Nezahlcujte své prohlášení o případu pevnými bloky textu. Vytvořte vizuální důraz pomocí tabulek, grafů nebo map demonstrujících růst. Použijte pečlivě vybrané obrázky vaší organizace při práci a poutavé fotografie příjemců, kterým nezisková organizace pomohla.

8. Zdůraznění: Existuje něco, co vyniká ve prospěch vaší neziskové organizace? Získala organizace v poslední době nějaké ocenění? Je něco jiného, co staví neziskovou organizaci do popředí zájmu? Nedávné tiskové zprávy nebo články, akce, které získaly veřejné uznání, atd.

Při psaní případové zprávy je vaším cílem vytvořit tak přitažlivou vizi, aby ve čtenáři vyvolala skutečnou touhu stát se součástí poslání. Daří se to vašemu případovému prohlášení? Případ pro podporu, který čtenáře nadchne, bude pro vaši neziskovou organizaci vítězným nástrojem.