De skjulte omkostninger ved olieskift

Den korrekte smøring er en vigtig vedligeholdelsesfunktion, og olieskift er en del af processen. I modsætning til at skifte olie i din bil baseret på tid eller kilometer bør olieskift til industrielt udstyr være baseret på behov, hvor der ikke findes nogen anden praktisk løsning til at genoprette korrekt smøring.

Tå ofte planlægger vi et olieskift for at afhjælpe et forureningsproblem, eller når der konstateres overdreven slitage. I intet af tilfældene er olieskiftet en sikker korrektion af problemets grundårsag, og det spilder gode penge og belaster miljøet yderligere med farligt affald.

Der er mange skjulte omkostninger forbundet med olieskift, som ofte ikke er taget i betragtning, når handlingen planlægges. En meget forenklet tilgang kunne f.eks. kun tage hensyn til arbejdskraft til olieskift + bortskaffelsesomkostninger + omkostninger til ny olie.

Men der er andre mere betydelige skjulte omkostninger såsom nedetid, administrative indkøbsomkostninger, opbevaring, håndtering, testning og spild, som ofte udgør mange gange så meget som olien alene. For eksempel kan der opstå skader på maskinen under et skift af følgende årsager:

– Tilsætning af den forkerte olie.
– Over-/underfyldning af sumpen eller reservoiret.
– Krydsning af et drænprop.
– Tørstart af udstyret (det sker).
– Indføring af forurenet olie

I løbet af anlæggets driftslevetid vil der ske oliespild. Ligesom brande sker de, men graden af forberedelse er ofte afgørende for omfanget af skaderne. Konsekvenserne af udslip kan spænde fra behovet for opløsningsmidler og rengøringsmidler til at fjerne olie fra udstyr og gangarealer, til udskiftning af belægning eller opgravning af jord til store udgifter og negativ omtale, hvis olien kommer væk fra anlægget og ud i lokale vandløb.

Omkostningerne kan variere fra hundreder af dollars til millioner af dollars, naturligvis afhængigt af arten og alvoren af hændelsen. Olieudslip kan forekomme i alle faser i olieskiftprocessen, herunder følgende:

– Under opbevaring
– Under transport til udstyret
– Under aftapning af den gamle olie
– Under tilsætning af den nye olie
– Ved bortskaffelse af den brugte olie

Det er vigtigt at kende dine muligheder, når det gælder smøring, og de reelle omkostninger, der er forbundet med hver enkelt mulighed, ikke kun for olieskift, men også for omkostninger som f.eks. ombygning med bedre pakninger eller filtreringsudstyr. Fakta og oplysninger reducerer usikkerheden og forbedrer kvaliteten og rentabiliteten af beslutninger om smøring. Nogle af følgende aktiviteter kan, hvis de er velgennemtænkte, give enorme besparelser for organisationen:
– Test olie, så den kun skiftes, når det er nødvendigt.
– Brug den korrekte olie til applikationen.
– Filtrer olie, så den ikke skiftes, blot fordi den er forurenet med partikler.
– Køb gode produkter og tillad ikke blandinger eller cocktails.
– Brug smøremidler med forlænget levetid.
– Opgrader pakninger for at reducere utætheder og indtrængen af forurenende stoffer.
– Giv personalet den rette uddannelse og udstyr til olieskift.

Søgningen efter skjulte omkostninger

Som de fleste aktiviteter er olieskift ikke så enkelt, som det ser ud på overfladen. Der er forsyningspersonale, planlæggere, skemalæggere, koordinatorer, sundheds- og sikkerhedspersonale og procedurer involveret i processen. Disse aktiviteter bag kulisserne tilføjer “skjulte” overheadomkostninger til olieskiftprocessen, som ofte er vanskelige at definere klart.

Vedligeholdelsesaktiviteter har at gøre med at forebygge eller korrigere slid på smørede overflader. Støtten bag kulisserne koster ofte flere gange de simple omkostninger ved at udføre selve vedligeholdelsesaktiviteten.

Andre omkostninger såsom tilgængelighed, overholdelse af miljøkrav og risikobaserede omkostninger skal også indregnes i ligningen. Nedenfor følger en diskussion af nogle af disse omkostninger, som de vedrører et kraftværk. Desuden er de anslåede omkostninger ved at udføre et olieskift på et lille system identificeret i hvert afsnit.

Faktorerne og tallene kan variere for din branche, men på baggrund af diskussionen bør du være i stand til at foretage passende revisioner.

Udgifter til tilgængelighed – Hvis olien skiftes, er udstyret utilgængeligt, ikke kun i den tid, hvor olien skiftes, men fra det tidspunkt, hvor det er isoleret, til det tidspunkt, hvor isoleringen fjernes. Virkningen af utilgængelighed skønnes at være en dag eller 0,3 % af det årlige forbrug, fordi forsøg på at få en dollarværdi ikke har været vellykkede, hovedsagelig fordi omkostningerne afhænger af, hvor i produktionscyklussen udstyret befinder sig.

Når en maskine ikke kan lukkes ned “bare” for et olieskift, kan dette stadig i mange tilfælde gøres ved at afbløde og tilføre. Ved at anvende denne fremgangsmåde sænkes omkostningerne til tilgængelighed, men olie- og arbejdsomkostningerne øges. Selvfølgelig skaber denne type aktivitet altid en vis risiko for, at smøringen bliver kompromitteret. Anslået til 200 USD pr. skift.

Udgifter til papirarbejde og tilladelser – Generering af tilladelser, sporing, verifikation og inspektion af arbejdet koster alle penge. Selv det tager tid at låse et elpanel ude. Der kan også være behov for flere faggrupper for at fuldføre opgaven. Anslået som en times arbejdskraft eller $27.
Arbejdskraft og ydelser – Timelønnen er kun en del af omkostningerne til arbejdskraft. Udgifter til ydelser og virksomhedsomkostninger til administration af personalefunktioner skal medregnes i det samlede beløb. Skønnet som 1,5 gange timelønnen gange antallet af direkte timer til at udføre opgaven.

Ancillary Activity Labor – Skøn over den tid, der kræves for at udføre olieanalyseopgaven, skal tage højde for hjælpeaktiviteter som ventetid, rejsetid, værktøjs- og materialeindsamling.Omkostningerne kan variere fra to til så meget som otte gange “skruenøgletid”.

Overvågning – Tilsynsopgaver følger altid med olieskiftet. Medtag tid til at udstede arbejdsordrer, tildele og planlægge arbejdet og overvåge aktiviteterne i overslaget.

Dette involverer tilsynsførende, vedligeholdelsessupport og vedligeholdelsesplanlæggere. F.eks. kan hvert hold have en leder, og der vil være en tilsynsførende for hvert så mange vedligeholdelsespersonale. Skønsmæssigt 20 % ud over de direkte lønomkostninger.

Oliebortskaffelsesomkostninger – Dette er omkostningerne til at betale en uafhængig vognmand og et affaldsbortskaffelsesselskab for at indsamle og bortskaffe ikke-radioaktivt og ikke-klorineret olieaffald på korrekt vis. Radioaktivt affald kan koste omkring 2.000 dollars pr. tromle.

Alternativt, hvis det bruges som brændstof på stedet eller til andre formål, kan der være en værdi tildelt spildolien, men der vil stadig være omkostninger til at flytte det rundt, og hvis det bliver brændt, er der normalt lovmæssige retningslinjer, der skal følges. Skønnet til 0,50 $ pr. gallon.

Overførselsomkostninger – Overførselsomkostningerne bør omfatte omkostninger til midlertidigt oplagringssted, sikring, flytning til fragtbilen eller til et sekundært sted og endelig overførsel til læsserampe eller langtidsopbevaring. Skønnet til en time eller $27.

Laboratorieomkostninger – Laboratorieplads og -udstyr, arbejdskraft og sporingsomkostninger i forbindelse med prøvetagning af alle brugte tromler og omkostninger til testning for f.eks. stråling, PCB’er, klor, glykol, vand, metaller og/eller opløsningsmidler i spildolien, alt efter behov. Denne værdi kan variere afhængigt af de lokale krav til overholdelse. Anslået til 100 $ pr. tromle eller 2 $ pr. gallon.

Solidt affald – Når olien udskiftes, opstår der også fast affald, som skal medtages i overslaget. Dette omfatter handsker, filtre, klude, faste absorberende stoffer, plastflasker og slanger til prøvetagning samt tomme olietønder. Det anslås til 25 USD pr. udskiftning.

Væskeaffald – Hvis olien har fået lov til at blive nedbrudt for meget, vil der opstå flydende affald i form af opløsningsmidler eller skyllevæske, som skal bortskaffes. Denne faktor er meget relevant for de omkostningsfordele, der er forbundet med proaktiv vedligeholdelse og brug af produkter med lang levetid. Anslået til 25 $ pr. udskiftning.

Ny olie – Listeprisen for ny mineralolie er ca. 5,00 $ pr. gallon. Bulk-dampturbineolie koster mindre, mens hydraulikolie og gearolier vil koste mere. Til sammenligning er syntetiske olier betydeligt dyrere. For eksempel koster nogle brandsikre syntetiske væsker 28 dollars pr. gallon. Skønnet til omkostninger gange mængde.

Ny olie Overheadomkostninger – Disse omkostninger omfatter lager- eller lageromkostninger og omkostninger til lagerområder. Omkostningerne til opvarmet oplagring antages at være 1 $ pr. år/kubikfod, selv om de ville være højere, fordi olielagring og lokale olierum kræver ekstra brandsikring, udluftning og jordforbindelse. Desuden kræver et typisk lagerrum personale. Der kan også være transportomkostninger for lageret. Anslået til 100 $ pr. tromle eller ca. 2 $ pr. gallon.

Købsordrer – Der er flere omkostninger i forbindelse med indkøbsprocessen. Disse omfatter forberedelse og indsendelse af anmodningen om tilbud, gennemgang af tilgængelige muligheder, udvælgelse af den vindende tilbudsgiver, gennemførelse af kreditkontrol, gennemførelse af betalinger osv. Skønnene for denne proces varierer fra 250 til 1 500 USD afhængigt af kompleksitet og omfang. Skønsmæssigt 400 USD pr. ordre.

Udstyrssvigt og spild – Olieskift er en indgribende vedligeholdelsesforanstaltning, og der er en vis risiko, som tidligere omtalt. Det forventes, at der vil ske mindst ét svigt i løbet af anlæggets levetid som følge af disse risici med en anslået omkostning på 100 000 USD. Dette anses for at være konservativt, fordi det forudsætter, at der ikke opstår nogen driftsstop. Baseret på en 40-årig stationslevetid og anslået 130 olieskift om året fordeles risikoomkostningerne ganske enkelt jævnt med 20 $ pr. skift.

Sikkerhed – Skift af olie indebærer en række potentielle sikkerhedsrisici, herunder glidning, hudkontakt og løft i forbindelse med rygskader. Med hensyn til rygskader vejer hver 55-gallon tønde olie ca. 180 kg (400 lb), så der er normalt behov for løfteanordninger, og de er ofte ikke medregnet i omkostningsvurderingen. Skønnet til 20 $ pr. udskiftning.

Ny olieprøve – Der bør udtages og analyseres en ny olieprøve for at verificere, at den korrekte olie blev leveret, og for at danne grundlag for efterfølgende prøvning. Omkostningerne til denne test og alle aspekter i forbindelse hermed (dataforvaltning, forbrugsmaterialer til prøvetagning osv.) bør indgå i omkostningsoverslaget.

De samlede omkostninger kan omfatte omkostningerne til testen, arbejdskraften til at tage prøven, omkostningerne til prøveflasken, forsendelse, fortolkning af resultaterne og journalføring.

Den praksis med hyppige olieskift kan også i høj grad komplicere analysen af brugt olie. Som det fremgår af figur 1, er det en ekstrem udfordring, når der kun tilsættes fyldningsolie til tanken. Hvis det er en del af et stort program, bør de dermed forbundne omkostninger ved testning af ny olie være meget lave. Skønnet til 100 $ pr. udskiftning.

Bottom line

For at beregne de reelle omkostninger ved et olieskift skal man lægge alle de direkte omkostninger, overheadomkostningerne og de implicitte risikobaserede omkostninger sammen. De faktiske “reelle omkostninger” ved at skifte olie i et ret lille system på et kraftværk, der kræver 5 galloner olie (til 5 dollars pr. gallon), to mandetimer i direkte arbejdskraft og en indkøbsordre for at skaffe olien, er 988,70 dollars – næsten 40 gange prisen for den nye olie!

Selv om en væsentlig del af de samlede omkostninger ligger i omkostningerne ved at udstede en enkelt indkøbsordre, er der tilfælde, hvor dette sker. I andre situationer bør man fordele omkostningerne ved indkøbsprocessen over mængden af den købte olie for at indfange denne omkostning eller definere en gennemsnitlig omkostning, som alle kan blive enige om.

I betragtning af den høje faktiske billetpris for at udføre et olieskift kan det give meget mere mening at forsøge at beholde olien og udstyret så længe, som det virkelig kan bruges, og at opgradere forsegling og filtrering. I mange tilfælde er disse opgraderinger en engangsudgift, mens man planlægger olieskift tilbagevendende for udstyrets levetid.

Dette er ikke en generel anbefaling om at holde op med at skifte olie eller begynde at købe alting i løs vægt. Det er snarere en erklæring om at vurdere hver enkelt situation og tage hensyn til alle faktorer for at bestemme den bedste fremgangsmåde til omkostningseffektivt at sikre korrekt smøring. Der er mange ekstra omkostninger, der kan være forbundet med olieskift. Disse kan variere fra sted til sted.

Sammenfattende kan man sige, at der er mange “ekstra” omkostninger forbundet med olieskift. Desværre har vi alt for ofte en tendens til at lokalisere os selv i vores eget hjørne af virksomheden og kun se på de omkostninger, der direkte påvirker vores budgetter. Hvis vi ignorerer omkostningerne til vedligeholdelse af de overheadstøttefunktioner og hjælpefunktioner, som vi er afhængige af for at udføre opgaven, får vi et forudindtaget og ufuldstændigt syn på de “reelle” omkostninger ved et olieskift.