Agile Organisations: Are Agile Organization Models the Future?
Ketterä organisaatiomalli tarjoaa erilaista metodologiaa ihmisten ja toimintojen johtamiseen kuin mihin olemme tottuneet.
Kun tunnetut alan nimet, kuten Apple, Philips ja ING Bank, toimivat menestyksekkäästi ja käyttävät samalla ketteriä tekniikoita, muutkin yritykset pyrkivät omaksumaan ketterän lähestymistavan, joka tarkoittaa siirtymistä pois johtajahierarkiasta (jossa päätökset tehdään ylhäältä alaspäin) ja sitä, ettei enää noudateta tiukasti strukturoituja prosesseja.
Muutama vuosi sitten sana ”ketterä” oli projektinhallinnan terminologiassa täyttä neologismia
Valtavien muutosten vaikuttaessa sekä organisaation sisäisiin että ulkoisiin osa-alueisiin ketteränä toimiminen edellyttää, että kukoistat muutoksessa ja vahvistut sen seurauksena, mikä antaa yrityksellesi kilpailuetua.
Organisaation rakenne: Siirrytään hierarkkisista hallintorakenteista verkostoihin ja tiimeihin, jotka työskentelevät lähempänä asiakaskuntaa ja joilla on enemmän määräysvaltaa päätöksenteossa.
Tiimit ja projektit: Kiinteistä tiimeistä, jotka työskentelevät säännöllisesti yhdessä, siirrytään verkostoihin tai ”ryhmiin”, jotka kootaan nopeasti taitojen perusteella ja puretaan nopeasti, kun projektit on saatu päätökseen.
Työroolit: Työntekijät, jotka tavallisesti työskentelevät tietyn toimenkuvan mukaisesti, siirtyvät työskentelemään projekteissa, joissa hyödynnetään heidän taitojaan, jolloin henkilökunta voi työskennellä useissa projekteissa yrityksen eri osa-alueilla, mikä tarjoaa monipuolisia mahdollisuuksia.
Johtaminen: Ei keskity enää vain valvomaan ihmisiä ja ”omistamaan” heidän kehitystään, vaan johtaa projekteja ja sponsoroi oikeita työntekijöitä tukemaan projektin vaatimuksia.
Palkkiot ja ylennykset: Sen sijaan, että työntekijöitä palkitaan työtason, jatkuvan palvelun tai kokemuksen perusteella, palkitseminen perustuu tehtävien tuloksiin, maineeseen ja kollegoiden tai johtajien sponsorointiin.
Kulttuuri:
”Epäonnistuneista ketterän organisaation käyttöönotoista 63 prosenttia eräässä tutkimuksessa vastanneista syytti yrityskulttuurin ja ketterän liiketoimintafilosofian välistä ristiriitaa.”
”Epäonnistuneista ketterän organisaation käyttöönotoista 63 prosenttia syytti eräässä tutkimuksessa yrityskulttuurin ja ketterän liiketoimintafilosofian välistä ristiriitaa.” – Rachel Burger, Capterra
Mitkä ovat ketterän organisaation edut?
Ketterä organisaatio reagoi nopeasti markkinoiden muutoksiin tekemällä nopeita päätöksentekosyklejä, käsittelemällä tehokkaasti sisäisistä/ulkoisista tekijöistä johtuvia uusia uhkia ja pysymällä tekniikan nopean kehityksen kärjessä, minkä ansiosta toiminnot pystyvät kukoistamaan jatkuvan muutoksen myrskyisässä ympäristössä.
Jos tarkastelemme esimerkkinä ING Bankia, ketterään toimintatapaan siirtyminen on tarjonnut heidän organisaatiolleen seuraavia etuja 15 kuukauden aikana:
- Parannettu markkinoille tuloaika
- Vahvistettu työntekijöiden sitoutumista
- Vähennetty esteitä ja luovutuksia
- Parannettu asiakaskokemusta
- Parannettu tuottavuutta
Joitakin vinkkejä menestykseen
Menestyksekkäiden ketterien toimintamallien sanotaan johdonmukaisesti ilmentävän näitä viittä tavaramerkkiä:
- Jakautettu tarkoitus ja visio, joka auttaa ihmisiä tuntemaan itsensä henkilökohtaisesti ja emotionaalisesti sitoutuneiksi.
- Valtuutettujen tiimien verkosto (poikkitoiminnalliset tiimit, itseohjautuvat tiimit ja työn sujuvuuden poolit), joille annetaan selkeä vastuu omien ratkaisujensa keksimisestä ja ”poikkeuksellisten tulosten” tuottamisesta.
- Nopeat päätöksenteko- ja oppimissyklit, jotta epävarmuus voidaan hyväksyä kehittyvissä ympäristöissä.
- Dynaaminen henkilöstömalli, joka herättää intohimoa edistämällä yrityskulttuuria, joka asettaa työntekijät keskipisteeseen, joka sitouttaa työvoiman ja luo arvoa.
- Tulevan sukupolven mahdollistava teknologia, joka on integroitu saumattomasti organisaation jokaiseen osa-alueeseen ja tukee nopeutta ja joustavuutta reagoimalla nopeasti sidosryhmien ja liiketoiminnan tarpeisiin.
”Ketterät projektit onnistuvat 28 % paremmin kuin perinteiset projektit.” – PWC
Ketteryys tarvitsee vakautta
Vaikka ketteryys edistää avointa viestintää ja joustavampia menetelmiä, ketteryyttä ei pidä sekoittaa epävakauteen. Sen lisäksi, että ketterä organisaatiomalli pystyy sopeutumaan ja osoittamaan joustavuutta, jotta ketterä organisaatiomalli menestyisi, ”yritysten on suunniteltava rakenteet, hallintojärjestelyt ja prosessit, joilla on suhteellisen muuttumattomat ydinosat – kiinteä selkäranka.” – Ketteryys: It Rhymes with Stability by Wouter Aghina, Kirsten Weerda and Aaron De Smet, Mckinsey & Company.
Tekniikka
Ketterän organisaation tukemiseksi tekniikan on tuettava tuottavuuden ja joustavuuden parantamisen tarpeita koko liiketoiminnassa toimimalla seuraavilla tavoilla:
- Tiimipohjainen suorituksenhallinta
- Tavoitteiden ja päämäärien jakaminen
- Tiimi-/verkostopalaute
- Toimeksianto, projektien hallinta ja valvonta
- Pikaviestipalvelu
- Mahdollisuus luoda ja purkaa tiimejä yhteistyötä varten helposti
- Tiedonsiirto
Mitä vaikutuksia ketteryydellä on henkilöstöhallintoon?
HR on keskeinen tukitoiminto. Markkinoinnin, jatkuvan kehittämisen, muutoksiin reagoimisen ja yhteistyön parantaminen voi olla hukkaan heitettyä työtä, jos HR:stä puuttuu ketteryyttä sen tueksi.
HR:n tehtävänä ei ole vain yksinkertaisesti toteuttaa ja ottaa käyttöön ketteriä kontrolleja ja standardeja, vaan pikemminkin helpottaa ja parantaa ketteryyttä koko organisaatiossa reagoimalla muutoksiin, henkilöstöön ja suunnitteluun. Tämä vaikuttaa tapaan, jolla työpaikat suunnitellaan, rekrytointi toteutetaan, tavoitteita ja suorituskykyä hallitaan sekä siihen, miten ihmiset kehittyvät liiketoiminnassa ja yrityskulttuurissa.
”Kuinka valmis olet houkuttelemaan, johtamaan ja kasvattamaan ihmisiä verkostossa hierarkian sijasta? Ovatko uramallisi, suorituksenhallintakäytäntösi, johtamismallisi ja palkitsemisjärjestelmäsi valmiita? Todennäköisesti ette, mutta vuonna 2018 on aika alkaa miettiä niitä uudelleen.” Josh Bersin, Bersin by Deloitte
HR työskentelee säännöllisesti vuosittaisen tai neljännesvuosittaisen syklin mukaan, joka olisi muutettava tiheämpään aikatauluun, kuten kahden viikon välein, prosessien optimoimiseksi ja tulosten tarkastelemiseksi syklin lopussa.
Päätavoitteena on tarkastella tapoja houkutella, pitää ja kasvattaa työntekijöitä joustavassa verkostossa hierarkian sijaan ja edistää ketterää kulttuuria kautta linjan.
Yhteenvetona
Kuka tahansa organisaatio voi muuttua ketteräksi, mutta sen on oltava selvillä siitä, miksi se haluaa ylipäätään siirtyä ketterään organisaatioon, jotta perusta voidaan luoda. Kun tähän on vastattu, organisaatiot voivat siirtyä miettimään miten ja milloin.
Organisaation rakenteen uudelleensuunnittelu siten, että siinä keskitytään enemmän tiimeihin ja verkostoihin, jotka ovat reagoivia ja hyödyntävät taitoja eri toimintojen välillä, ja samalla luodaan uusia rooleja, kuten johtajan, sponsorin ja neuvonantajan rooleja, millä on viime kädessä myönteinen vaikutus liiketoimintasi muutokseen.
Näkemyksemme mukaan ketterästä toimintamallista on kehittymässä tulevaisuuden ketterä toimintamalli, ja 71 prosenttia organisaatioista on jo nyt sanonut käyttävänsä ketterää lähestymistapaa. Jos siis haluat pysyä kilpailijoitasi edellä, nyt on aika aloittaa näiden ketterien toimintatapojen kehittäminen ja käyttöönotto.
Omistatko tai työskenteletkö ketterässä organisaatiossa? Kuulisimme mielellämme näkemyksesi ketterän toiminnan positiivisista ja negatiivisista puolista!
Norberts.