Jak přidat automatický podpis do dokumentu aplikace Microsoft Word

Nic nenahradí skutečný podpis, ale v dnešním digitálním světě jsou elektronické podpisy běžné a snadné. Při podepisování dohod a smluv můžete použít specializovaný software, ale pomůže vám i Microsoft Word.

Pro více právních dokumentů můžete přidat prázdný podpisový řádek nebo vytvořit položku automatického textu z obrázku vašeho skutečného podpisu. Obojí se snadno implementuje a nabízí trochu volnosti bez ohledu na to, zda je dokument distribuován elektronicky. V tomto článku vám ukážu, jak obě metody implementovat.

Zveřejnění: Společnost TechRepublic může získat provizi z některých produktů uvedených na této stránce. Společnost TechRepublic ani autor nedostali za tuto nezávislou recenzi žádnou odměnu.

VÍCE INFORMACÍ: Ani jedna z těchto metod není bezpečná a nenahrazuje šifrované digitální podpisy, které vyžadují certifikaci – což je úplně jiná věc.

Pro ukázku si stáhněte šablonu dopisu ve Wordu nebo můžete pracovat s libovolným dokumentem Wordu. Není zde ke stažení žádný demonstrační soubor, protože ho nebudete potřebovat. Tato funkce není podporována starším formátem .doc a obě techniky podpisu jsou podporovány v edici pro prohlížeče.

PŘEHLED: 52 tipů pro Excel, které by měl ovládat každý uživatel (TechRepublic)

Jak přidat prázdný podpisový řádek ve Wordu

Pokud se chystáte dokument vytisknout, můžete vložením podpisového řádku rychle doplnit všechny relevantní informace, které patří ke skutečnému podpisu. Tím přidáte místo pro podpis dokumentu a zahrnete další informace, jako je titul, e-mail, telefonní číslo atd. Tato funkce je užitečná u formulářů, ale u běžného dopisu je méně užitečná.

Chcete-li do dokumentu přidat podpisový řádek, postupujte následovně:

1. Klepněte na kartu Vložení a poté v části Text klepněte na možnost Podpisový řádek.
2. V následném dialogovém okně zadejte údaje o podpisu, například jméno, název atd. (Obrázek A). Do pole pro instrukce můžete uvést i nápovědu pro podepisující osobu, například „Zde prosím podepište“ nebo známé „X“.
3. Klepnutím na tlačítko OK vložte podpisový řádek.

Obrázek A

Jak vidíte na obrázku B, na první stránce není dostatek místa, a proto Word umístí celý podpisový řádek na stranu 2. V tomto případě je nutné, abyste na první stránce měli dostatek místa. To se vám nemusí stát, ale když se to stane, odstraňte několik prázdných řádků z předchozí stránky, abyste podpis na tuto stránku přetáhli. Pokud to není možné, přesuňte poslední odstavec nebo několik posledních řádků na stránku s podpisovým řádkem. Nechcete, aby řádek s podpisem byl na stránce sám o sobě. Po případné úpravě umístění (obrázek C) jste připraveni k uložení, tisku a distribuci.

Obrázek B

Pro ukázkový soubor jsme použili šablonu dopisu, ale s největší pravděpodobností budete tuto funkci používat na právních dokumentech apod. a ne na jednorázových dopisech. Bez ohledu na to, jak tuto funkci použijete, stejně musí dokument někdo skutečně podepsat. Podívejme se na možnost, která tuto potřebu eliminuje.

Obrázek C

Jak vložit obrázkový podpis jako automatický text ve Wordu

Přidání obrázku podpisu je snadný způsob, jak eliminovat nutnost skutečného podepisování. Stačí jej vytisknout a jít. Samozřejmě si budete chtít dát pozor, s kým tuto možnost sdílíte, a zda je to právně závazné, si musíte určit sami, pokud je to pro vás důležité.

První věc, kterou potřebujete, je váš vlastnoruční podpis jako grafický soubor. Napište svůj podpis na kus papíru a naskenujte jej nebo vyfoťte a uložte pomocí některého z formátů grafických souborů: .bmp, .gif, .jpg nebo .png.

Obrázkový soubor vložte do aplikace Word klepnutím na kartu Vložení a výběrem možnosti Obrázky ve skupině Ilustrace. Vyberte zařízení, vyhledejte soubor a klepněte na tlačítko Vložit. V případě potřeby změňte velikost a ořízněte jej, abyste odstranili velké množství bílého místa (pozadí). Poté zadejte případný další text, například vytištěný název a nadpis. Jakmile máte vše potřebné pro podpis, je čas jej přeměnit na položku automatického textu.

Vyberte grafiku a doplňkový text a poté proveďte následující kroky:

1. Klikněte na kartu Vložení a poté klikněte na položku Rychlé části ve skupině Text.
2. Zvolte možnost Uložit výběr do Galerie rychlých částí.
3. V následném dialogovém okně zadejte název položky Automatický text.
4. Další nastavení bude záviset na vaší pracovní situaci. Můžete například uložit různé podpisy s konkrétními soubory šablon. Pro náš příklad zachovejte všechna výchozí nastavení (obrázek D).
5. Klepněte na tlačítko OK.

Obrázek D

Když nyní položka automatického textu podpisu existuje, můžete ji kdykoli kamkoli vložit. Klepněte na tlačítko Rychlé součásti a vyberte položku z galerie (obrázek E). Protože jsme zachovali výchozí nastavení, je tato položka AutoText k dispozici ve všech dokumentech založených na šabloně Normal.

Obrázek E

Zůstaňte naladěni

Používáte-li tuto položku AutoText často, můžete si vytvořit klávesovou zkratku, která vám ušetří několik kliknutí. V některém z dalších článků vám ukážu, jak na to.

Také viz

• Co je ve Windows 10 19H2 pro podniky? (TechRepublic)
• Windows 10: Tahák (TechRepublic)
• 20 profesionálních tipů, jak zajistit, aby Windows 10 fungoval podle vašich představ (PDF zdarma) (TechRepublic)
• Zabezpečení Windows 10: Průvodce pro vedoucí pracovníky firem (TechRepublic Premium)
• Microsoft přináší první sestavení Windows 10 Fast Ring z nové vývojové větve (ZDNet)
• 6 jednoduchých bezpečnostních změn, které musí provést všichni uživatelé Windows 10 (CNET)
• Získejte další nezbytné tipy a zprávy o Microsoftu (TechRepublic on Flipboard)