Jak si vytvořit silné otázky odpovědnosti pro sebeřízení

Proč proces kladení otázek tak dobře funguje? … Nutí nás konfrontovat se s tím, jak vlastně každý den žijeme své hodnoty.

– Marshall Goldsmith

Kia ora! Tady Rupert z Optimi. Nedávno jsme psali něco o tom, jak jako samosprávný tým používáme otázky odpovědnosti. Lidé chtěli víc a ptali se na další příklady našich otázek odpovědnosti. Takže teď je čas na pokračování. Chci vám dát vše, co potřebujete, abyste mohli začít vytvářet své vlastní otázky! Je to skvělý krok k tomu, abyste našli svou vlastní hodnotu v sebeřízení a žili podle ní každý den.

Otázky týkající se odpovědnosti jsou užitečné, pokud máte:

• Seznam rolí, které popisují práci, kterou váš tým vykonává
• Přesně definovaný účel a soubor odpovědností pro každou roli
• Jednu osobu, která bude odpovědná za každou roli
• Čas na pravidelné setkávání, abyste si navzájem položili své otázky odpovědnosti

Smyslem otázek odpovědnosti je pomoci týmu udržet praxi sebeřízení poté, co veškerá okouzlující a zábavná práce kolem definování rolí pomine. Je to naše řešení těžkého problému: jak si udržet energii a směr kolem sebeřízení poté, co jste vše odstartovali seminářem o definici rolí?

Začněte s návyky

Nejjednodušší způsob, jak začít s otázkami odpovědnosti, je přemýšlet o návycích. Jaké návyky si musíte vytvořit, abyste své roli dostáli? Jaké otázky typu ano/ne byste si mohli klást ohledně tohoto návyku?“

Uveďme si příklad: Optimi má roli facilitátora, která spočívá v tom, abychom se ujistili, že jsme skutečně pochopili problémy klienta. Abychom mohli tuto roli dobře vykonávat, musíme si vybudovat nový návyk. Musíme začít klienta pravidelně žádat o zpětnou vazbu, jak dobře jsme pochopili jeho bolestivé body. Zde je tedy otázka týkající se odpovědnosti:

Provádějící:

Vyžádali jste si zpětnou vazbu o správnosti diagnózy vašeho problému?“

Všimněte si, jak je tato otázka nastavena tak, aby měla jednoduchou odpověď. Ano nebo ne. Buď jste to udělali, nebo ne. Když vám někdo položí tuto otázku, v podstatě vás vyzývá, abyste se velmi upřímně zamysleli nad tím, zda jste úspěšně praktikovali svůj nový návyk.“

Vypůjčil jsem si techniku používání otázek typu ano/ne pro zodpovědnost. Pochází z nástroje osobního rozvoje nazvaného Proces každodenních otázek.

Zvyk žádat o zpětnou vazbu je poměrně jednoduchý. Facilitátor vede sezení s klientem, po sezení požádá o zpětnou vazbu. Je to v podstatě mechanický návyk. Někdy si chceme vybudovat i složitější mentální návyky.

Klíčovou odpovědností za roli facilitátora Optimi je zajistit, aby v naší práci byla na prvním místě perspektiva klienta. Musíme si tedy udržovat mentální návyk soustředit se na klientovy problémy, a to i v případech, kdy jsme právě uprostřed velkého brainstormingu řešení. Náš facilitátor je osobou, na kterou se můžeme spolehnout, že nás udrží soustředěné. Můžeme tedy přidat další otázku týkající se odpovědnosti:

Úloha facilitátora:

Udržel jste tým během návrhu řešení soustředěný na klientův problém?

Tato otázka je trochu složitější. Neptá se ani tak na to, zda jste se naučili nový návyk, nebo ne. Ptá se, zda jste celému týmu pomohli vytvořit nový mentální návyk. Jde o to – o návycích můžete uvažovat různými způsoby. A návyky vám mohou pomoci vytvořit spoustu užitečných otázek týkajících se odpovědnosti.

Další příklady otázek týkajících se odpovědnosti na základě návyků

Zapojili jste se v posledním měsíci do online komunity?

Zveřejnili jste měsíční finanční aktualizaci?

Přečetli jste si všechna nejnovější vlákna Loomio, která by nás mohla ovlivnit?

Zaslali jste interní aktualizaci o našem společenském dopadu?

Zkontrolovali jste aktuálnost časových rozvah?

Přečetli jste si tento měsíc 2 bezpečnostní články?

Přemýšlejte o výsledcích

Pokud chcete jít hlouběji, můžete přemýšlet o výsledcích i návycích. To znamená sondovat, proč byste mohli chtít vybudovat určitý návyk a jaký by mohl být základní záměr.

Přemýšlejme o jedné z otázek, o kterých jsme hovořili dříve.

Role facilitátora:

Zaměřil se tým během návrhu řešení na problém klienta?

Za touto otázkou se skrývá záměr – chceme být zaměřeni na klienta. Možná nám nevadí, jaké návyky facilitátor používá, aby nás k tomu přivedl. Důvěřujeme facilitátorovi, že udělá vše, co ho napadne, aby dosáhl správného výsledku. Můžeme tedy otázku přeformulovat tak, aby se více soustředila na výsledek zaměřený na klienta.

Role facilitátora:

Máme při navrhování řešení na paměti klientův problém?“

Všimněte si, jak se zde formulace posouvá od „měli jste“ k „jsme“. Neptáme se, zda facilitátor vybudoval nový návyk, nebo ne. Ptáme se, zda tým dosáhl nějakého výsledku nebo postoje.

Další příklady otázek týkajících se odpovědnosti na základě výsledků

Víte, jak jednotliví členové týmu postupují v plnění svých vzdělávacích cílů?

Víte, kolik % kapacity nám zbývá?

Je Xero Optimi aktuální?

Máme jasně stanovenou taktiku pro každého vedoucího pracovníka?

Ujistili jste se, že společnost Optimi u každého klienta dodržuje rozsah prací?

Znáte jasně termíny všech prací pro klienta?

Děláte, co je ve vašich silách

Toto je úžasný vzor pro otázky týkající se odpovědnosti. Zeptejte se sami sebe, zda jste udělali, co bylo ve vašich silách! Podporuje to osobní odpovědnost a pomáhá zajistit, aby člověka nevykolejily nepředvídané bloky.

Tady je příklad, proč tento vzor funguje. Zastávám roli křižáka obsahu ve společnosti Optimi. Mohl bych si pravidelně klást otázku kolem toho, zda byly zveřejněny blogy. Třeba něco jako Publikovali jste minulý měsíc alespoň jeden blog? A teď si představte, že všechny naše blogovací platformy najednou zkolabují. V žádném případě teď nemohu publikovat blog. Když se mě kolegové z týmu zeptají, jestli jsem minulý měsíc publikoval nějaký blog, mohu se s jistotou vymluvit, že všechny naše blogovací platformy jsou mimo provoz, takže jsem to nemohl udělat.

Nyní zkusme tuto otázku o odpovědnosti přeformulovat.

Role křižáka obsahu:

Udělal jsi maximum pro pokrok v oblasti blogů Optimi?

Najednou už výmluvy nemají význam. Když mi někdo položí tuto otázku, povzbudí mě to k upřímnému zamyšlení. Udělal jsem, co bylo v mých silách? I když mám výmluvu, že jsem nepublikoval žádné blogy, udělal jsem vše, co bylo v mých silách, abych dosáhl pokroku?“

Další příklady otázek týkajících se odpovědnosti za „dělání všeho, co je v mých silách“

Udělal jste vše, co bylo v mých silách, abyste zvýšil čtenost některého z nedávno publikovaných blogů?

Udělal jste vše, co bylo v mých silách, abyste přispěl k rozhovorům o strategickém směřování?

Udělal jste vše, co bylo v mých silách, abyste viděl příležitosti v budoucnosti společnosti Optimi?

Udělali jste maximum pro to, abyste přispěli k rozhovorům o Enspirálu?

Udělali jste maximum pro to, aby každý člen týmu Optimi měl dobře formulované cíle vzdělávání?

Udělali jste vše, co bylo ve vašich silách, abyste pomohli zvažovat, konkretizovat a ověřovat nápady na nové produkty?

Představte si, jak vypadá úspěch

Pokud stále hledáte inspiraci pro své otázky týkající se odpovědnosti, je čas snít! Začněte si představovat ideální budoucnost. Zeptejte se, jak vypadá úspěch. Pro začátek můžete položit několik otázek, jako jsou tyto:

Představte si, že všechno půjde perfektně a v příštích několika letech dosáhneme všech svých cílů. Jak nás tato role podpořila v naší dokonalosti?“

Jaké kroky bychom mohli v této roli podniknout, které by byly skvělým příkladem pro další roky?“

Jak by bylo možné tuto roli vykonávat tak úspěšně, že bychom mohli začít učit další lidi, jak ji vykonávat?“

Než tento rozhovor dokončíte, možná budete mít docela ambiciózní nápady, jak tuto roli naplnit. Skvělé! Nyní je čas se k těmto ambicím zavázat tím, že je proměníte v otázky týkající se odpovědnosti.

Tady je příklad. Máme roli nazvanou „vývojář produktů“, která existuje proto, aby zajistila, že společnost Optimi bude mít produkty, které bude nabízet klientům s jasným podáním a jasným publikem. Rozhodli jsme se pro tuto roli pro následující definici úspěchu:

Produkty, které navrhujeme, mají skutečné uživatele, kteří z nich mají skutečnou hodnotu

A tady jsou otázky odpovědnosti, které jsme vymysleli poté, co jsme se dohodli, jak vypadá úspěch:

Role Vývojář produktu:

Udělali jste vše pro to, abyste našli skutečné uživatele, kteří by měli z produktů společnosti Optimi prospěch?

Udělali jste vše, co bylo ve vašich silách, abyste pomohli zvážit, rozpracovat a ověřit nové nápady na produkty?

Dává vám současný stav vývoje našich produktů naději pro budoucnost společnosti Optimi?

Otázky týkající se odpovědnosti netrvají dlouho

Jednou z výzev samosprávy je, že je snadné strávit spoustu času rozhovory a jednáním. Snadno se stane, že vám dojde energie a věci začnou mít pocit, že nemají směr. Otázky odpovědnosti jsou naším řešením tohoto problému. Jsou to lehké, silné otázky typu ano/ne, které si můžete klást pravidelně.

Probrali jsme několik různých způsobů, jak můžete vytvářet otázky odpovědnosti, od přemýšlení o jednoduchých návycích až po snění o budoucnosti. Hovořili jsme o některých dobrých vzorech, kterých se můžete držet, a uvedli jsme několik příkladů. Nyní by dalším krokem mohlo být to, že si sami pro sebe vymyslíte několik otázek týkajících se odpovědnosti!