Jak uspořádat svá data (například pomocí otočných tabulek) v aplikaci Numbers

Otočné tabulky jsou často oblíbeným nástrojem uživatelů tabulek v aplikaci Microsoft Excel nebo Google Sheets. Tabulky jsou skvělým nástrojem pro zachycování a ukládání dat. Mohou se však rychle rozrůst do té míry, že je těžké v nich najít smysl nebo přehled. Právě zde přicházejí ke slovu otočné tabulky.

Vždy jsem měl rád aplikaci Apple Numbers pro její jednoduchost a rozhraní, ale chyběla mi v ní jakákoli funkce, která by mi pomohla třídit velké soubory dat. Bez otočných tabulek byly tabulky v Numbers jen stěnami dat. Až donedávna v Numbers žádné otočné tabulky nebyly.

Když ale Apple vydal nejnovější aktualizaci své tabulkové aplikace Numbers, nemohl jsem si nevšimnout, že do ní propašoval funkci, která se otočným tabulkám v Numbers velmi podobá. V Apple Numbers 5.2 byla přidána nová funkce nazvaná inteligentní kategorie, která může vnést do vašich dat trochu zdravého rozumu. My si v Numbers vytvoříme něco podobného otočné tabulce.

Než začneme s tímto návodem, ujistěte se, že používáte nejnovější verzi Numbers. Zkontrolujte svou verzi Numbers tak, že otevřete aplikaci a přejdete do Numbers > O Numbers. Ujistěte se, že používáte alespoň verzi 5.2. Pokud potřebujete dohnat nejnovější verzi, můžete vždy otevřít obchod App Store pro macOS a zkontrolovat aktualizace.

Podívejte se & Naučte se

Kategorie se v Numbers podobají otočným tabulkám a jedná se o zcela novou funkci. Připravil jsem pro vás ukázku, která vám pomůže poznat možnosti uspořádání dat. Podívejte se na něj níže a seznamte se s touto zcela novou funkcí Uspořádat.

Chcete se ještě dozvědět více? Čtěte dále níže uvedený návod, kde najdete názorný návod, jak uspořádat data a shrnout je pomocí možnosti Organize.

Stáhněte si vzorová data

Pomáhá mít k dispozici vzorová data, která můžete použít pro sledování návodu. Proto jsem pro vás připravil sešit Numbers, který obsahuje dostatek dat, abyste s touto novou funkcí Kategorie mohli začít pracovat. Data si stáhněte na tomto odkazu. Tato data můžete použít k vytvoření otočných tabulek v programu Numbers.

Další informace o základech aplikace Numbers a o tom, jak pracovat s daty, se dozvíte v níže uvedeném výukovém kurzu, který vám pomůže seznámit se s funkcí vzorců v aplikaci:

• 
  Školení o aplikaci
  Úvod do vzorců v aplikaci Numbers
  Alex Spencer

Proč organizovat data v tabulkovém procesoru?

Nejprve vám pomůže pochopit, proč je uspořádání dat v tabulkovém procesoru tak užitečné. Začněme snímkem obrazovky s daty, který jsem přiložil k tomuto návodu. Každý řádek v datech je samostatným záznamem transakce.

Jistě, v těchto datech vidíte jednotlivé řádky a záznamy. Jak v nich ale najít smysl nebo jak data shrnout a zjistit celkové částky?

Pomocí funkce Chytré kategorie v aplikaci Numbers můžete odpovědět na všechny následující otázky (a další) týkající se ukázkových dat:

1. Které státy mají nejvyšší objem prodeje?
2. Kdo jsou naši největší zákazníci?
3. Která obchodní jednotka dosáhla největšího prodeje?

Zjednodušeně řečeno, tato nová funkce vám může pomoci shrnout a pochopit vaše data. Problém není v tom, že bychom neměli dostatek dat, ale v tom, že 100 řádků dat se těžko shrnuje. Řešením je použití otočných tabulek v Numbers nebo funkce Chytré kategorie, jak ji nazývá společnost Apple.

Ve starém světě byste pro zodpovězení těchto otázek museli filtrovat, sčítat a provádět samostatné výpočty (nebo přeskakovat s daty do Excelu). To vše se změnilo, když společnost Apple přidala Chytré kategorie, které vám mohou pomoci porozumět vašim datům.

Jak používat Chytré kategorie v Numbers

Teď, když jste se dozvěděli, proč jsou Chytré kategorie a uspořádání dat tak užitečné, projděme si příklad.

Při vybrané tabulce klikněte na tlačítko Uspořádat v pravém horním rohu Numbers. Nyní se zobrazí nový panel s několika možnostmi práce s daty.

V Numbers 5.2 se po kliknutí na tlačítko Uspořádat zobrazí tři možnosti. Dvě z nich jsou v Numbers již nějakou dobu a nově přibyla možnost Kategorie. Zde je uvedeno, co jednotlivé možnosti přinášejí:

1. Kategorie. Jak jste již zjistili, kategorie vám mohou pomoci seskupit data. V tomto návodu si projdeme několik příkladů, takže čtěte dál a dozvíte se více.
2. Seřadit. Třídění dat nemusí nutně odpovídat na žádné otázky týkající se těchto dat, ale řadí je do určité posloupnosti. To může být abecední nebo chronologické (například seřazení dat na základě data.)
3. Filtrovat. Filtrování také nemění původní data, pouze je zobrazuje a skrývá na základě zadaných kritérií filtru.

Projdeme si příklad použití kategorie neboli otočné tabulky v Numbers pro shrnutí tabulky v Numbers.

Chcete-li začít pracovat s touto funkcí, klikněte na tabulku s daty a poté klikněte na tlačítko Uspořádat v pravém horním rohu aplikace. Poté vyberte rozevírací nabídku Přidat kategorii a začněte výběrem pole v datové sadě, podle kterého chcete data uspořádat. V prvním příkladu vybereme možnost Stát doručení, abychom data seskupili podle státu pro objednávku.

Nyní jsou vaše data seskupena a uspořádána na základě zvoleného kritéria. Na obrázku níže si všimněte, že tabulka je nyní sloučena do stavů a pod ní jsou všechny řádky, které odpovídají kritériím. Viz příklad na následujícím snímku obrazovky.

Toto jsou základy uspořádání dat v Apple Numbers. Stačí zvolit kategorii a uvidíte, jak se data uspořádaně spojí.

Předtím jsem položil tři otázky týkající se dat, na které nám funkce Chytré kategorie může pomoci odpovědět. Nyní si projdeme praktické příklady, jak na tyto čtyři otázky odpovědět pomocí ukázkových dat.

Které státy mají nejvyšší objem prodeje?“

Takže, začali jsme již uspořádáním dat podle států. Ještě však potřebujeme sečíst částky podle států.

V sloupci Částka objednávky klikněte na ikonu ozubeného kolečka a poté vyberte položku Mezisoučet. Tím dojde k sečtení částek podle států.

Nyní už jen stačí vše srolovat podle států. Klikněte pravým tlačítkem myši na první stát v seznamu a vyberte možnost Sbalit skupiny vrstevníků. Tím se vše sbalí na úroveň státu pro snadné shrnutí a přehled.

Nyní jen kliknu pravým tlačítkem myši na sloupec s hlavičkou mezisoučtu a zvolím „Seřadit součty podle částky“ sestupně.

To je vše! Nyní uvidíte státy seřazené podle částek objednávky. Rychle se můžete zdokonalit a mnohem lépe porozumět obchodu díky možnosti shrnout data.

Kdo jsou naši nejlepší zákazníci?“

Nyní můžeme vytvořit podobný přehled a studovat, kdo jsou naši nejlepší zákazníci. Místo seskupení podle státu tentokrát seskupíme podle zákazníka v údajích o objednávce.

Jediné, co musíte udělat, je změnit rozbalovací seznam Kategorie ze Státu dodání na Název zákazníka. Stačí pár kliknutí a data se překlopí na uspořádání a seřazení podle zákazníka místo podle státu.

Poté stačí zopakovat postup kliknutím pravým tlačítkem myši na jméno zákazníka a zvolit možnost Sbalit skupiny vrstevníků.

Chcete vyzkoušet ještě jeden způsob zobrazení dat? Místo zobrazení mezisoučtu podle zákazníků prostudujte zákazníky podle toho, který z nich v průměru zadá největší objednávku.

To je vše! Znovu jsme použili naše nastavení z prvního příkladu v tomto návodu a jednoduše jsme ho převrátili, aby se zaměřilo na zákazníka místo na stav dodávky.

Která obchodní jednotka uskutečnila nejvíce prodejů?“

Tento příklad bude opět vypadat velmi podobně jako dva předchozí. Ve zdroji dat máme sloupec obchodní jednotka, a tak jednoduše změníme rozbalovací seznam na Business Unit místo Business Unit. Nyní se budou výsledky dat rolovat podle obchodní jednotky.

Nyní se ponoříme trochu hlouběji a přidáme k datům dvě úrovně. Na pravé straně znovu klikněte na tlačítko Přidat kategorii a tentokrát vyberte Název zákazníka. Nyní si všimněte, že vidíte nejen souhrn na úrovni obchodní jednotky, ale také na úrovni zákazníka.

To je vše! Můžete přidat více vrstev pro uspořádání a shrnutí dat.

Další učení

V tomto kurzu jste se naučili, jak vzít data a uspořádat je a porozumět jim v aplikaci Apple Numbers. Tabulky nejsou jen prostředkem k zachycení dat, ale spíše mohou sloužit jako analytický nástroj k jejich pochopení.

Další informace o tom, jak Numbers a další aplikace přistupují k sumarizaci dat, získáte v dalších výukových kurzech níže:

• 
  Čísla
  Začínáme s Numbers pro iCloud
  Harry Guinness
• 
  Microsoft Excel
  Jak používat PivotTables k analýze? vašich dat v Excelu
  Andrew Childress
• 
  Google Sheets
  Jak používat Pivot Tables v Google Sheets (Ultimate Guide)
  Andrew Childress