Agila organisationer:

Den agila organisationsmodellen erbjuder en annan metodik för att hantera personal och verksamhet än vad vi är vana vid att se.

Med välkända branschnamn som Apple, Philips och ING Bank som arbetar framgångsrikt samtidigt som de använder sig av agila tekniker, vill andra företag anta det agila tillvägagångssättet, som innebär att man går bort från chefshierarkin (där besluten fattas uppifrån och ner) och att man inte längre håller sig till strikt strukturerade processer.

För några år sedan var ordet ”agil” en fullständig neologism inom projektledningsterminologin

Med enorma förändringar som påverkar både interna och externa delar av en organisation kräver agilitet att du trivs med förändringar och blir starkare som ett resultat, vilket ger ditt företag en konkurrensfördel.

Organisationsstruktur: Detta kommer att förändras från hierarkiska ledningsstrukturer till nätverk och team som arbetar närmare kunderna och har större kontroll över beslutsfattandet.

Team och projekt: Från fasta team som arbetar regelbundet tillsammans till nätverk eller ”squads” som snabbt sätts samman utifrån färdigheter och snabbt monteras ned när projekten är avslutade.

Arbetsroller: Anställda som vanligtvis arbetar enligt en arbetsbeskrivning kommer att övergå till att arbeta med projekt som utnyttjar deras färdigheter, vilket gör det möjligt för personalen att arbeta med flera projekt inom olika områden inom verksamheten, vilket ger varierande möjligheter.

Ledning: De kommer inte längre att fokusera på att bara övervaka människor och ”äga” deras utveckling, utan kommer att leda projekt och sponsra rätt medarbetare för att stödja projektkraven.

Belöningar och befordringar: De kommer att leda projekt och sponsra rätt medarbetare för att stödja projektkraven: Istället för att belöna anställda baserat på deras arbetsnivå, kontinuerlig tjänstgöring eller erfarenhet, kommer belöningarna att baseras på resultat av uppgifter, rykte och sponsring av kollegor eller ledare.

Kultur: Företagets agila kultur kommer att ha inflytande över alla områden och funktioner inom företaget.

”Av de misslyckade agila implementeringarna skyllde 63 % av de tillfrågade i en studie på krocken mellan deras företagskultur och den agila affärsfilosofin”. – Rachel Burger, Capterra

Vad är fördelarna med en agil organisation?

Den agila organisationen är snabb att reagera på förändringar på marknaden genom att fatta snabba beslut, effektivt hantera nya hot från interna/externa faktorer och hålla sig uppdaterad på de snabba tekniska framstegen, vilket gör det möjligt för verksamheterna att trivas i en turbulent miljö med ständig förändring.

Om vi tittar på ING Bank som ett exempel har agilitet gett följande fördelar för deras organisation inom en 15-månadersperiod:

• Förbättrad tid till marknaden
• Förstärkt medarbetarengagemang
• Reducerade hinder och överlämningar
• Förbättrad kundupplevelse
• Ökad produktivitet

Några tips för att lyckas

Succesfulla agila modeller sägs genomgående uppvisa dessa 5 kännetecken:

1. Det gemensamma syftet och visionen hjälper människor att känna sig personligt och känslomässigt engagerade.
2. Nätverk av team med egenmakt (tvärfunktionella team, självstyrande team och flödespooler) som ges ett tydligt ansvar för att hitta egna lösningar och leverera ”exceptionella resultat”.
3. Snabba besluts- och inlärningscykler för att kunna omfamna osäkerheten i föränderliga miljöer.
4. Dynamisk människomodell som tänder passionen och främjar en företagskultur där människorna står i centrum, engagerar arbetskraften och skapar värde.
5. Nästa generationens möjliggörande teknik, sömlöst integrerad i varje aspekt av organisationen, som stöder snabbhet och flexibilitet med snabba reaktioner på intressenternas och verksamhetens behov.

”Agila projekt är 28 procent mer framgångsrika än traditionella projekt”. – PWC

Förmåga kräver stabilitet

Och även om agilitet främjar öppen kommunikation och mer flexibla metoder ska agilitet inte förväxlas med instabilitet. För att en agil organisationsmodell ska bli framgångsrik måste företagen, förutom att kunna anpassa sig och visa motståndskraft, ”utforma strukturer, styrningsarrangemang och processer med en relativt oföränderlig uppsättning kärnelement – en fast ryggrad”. – Smidighet: It Rhymes with Stability av Wouter Aghina, Kirsten Weerda och Aaron De Smet, Mckinsey & Company.

Teknik

För att stödja en agil organisation måste din teknik stödja behoven av förbättrad produktivitet och flexibilitet i hela verksamheten genom att fungera på följande sätt:

• Teambaserad prestationsstyrning
• Mål- och måldelning
• Team-/nätverksfeedback
• Ansättning, hantera och övervaka projekt
• Snabbmeddelandetjänst
• Möjlighet att enkelt skapa och avveckla team för samarbete
• Överförbar data

Hur påverkar smidighet HR?

HR är en viktig stödfunktion. Förbättrad marknadsföring, kontinuerlig utveckling, lyhördhet för förändringar och samarbeten kan vara bortkastade ansträngningar om det saknas agilitet inom HR för att stödja dem.

HR:s roll är inte bara att helt enkelt genomföra och införa agila kontroller och standarder, utan snarare underlätta och förbättra agiliteten i hela organisationen genom att vara lyhörd för förändringar, bemanning och planering. Detta kommer att påverka hur jobben utformas, rekryteringen genomförs, mål och prestationer hanteras och hur människor utvecklas inom verksamheten och företagskulturen.

”Hur redo är ni att attrahera, hantera och utveckla människor i ett nätverk, snarare än i en hierarki? Är era karriärmodeller, metoder för resultatstyrning, ledarskapsmodeller och belöningssystem redo? Det är mycket möjligt att ni inte är det, men 2018 är det dags att börja ompröva dem.” Josh Bersin, Bersin by Deloitte

HR arbetar regelbundet enligt en årlig eller kvartalsvis cykel som skulle behöva ändras till ett mer frekvent schema, t.ex. varannan vecka, för att optimera processerna och titta på resultaten i slutet av cykeln.

De viktigaste målen kommer att vara att titta på hur man kan locka till sig, behålla och utveckla anställda i ett flexibelt nätverk i stället för i en hierarki och att främja en agil kultur över hela linjen.

Sammanfattningsvis

Alla organisationer kan bli agila, men de måste vara tydliga med varför de vill gå över till agilitet i första hand så att grunden kan läggas. När detta har besvarats kan organisationerna sedan gå vidare med att ta reda på hur och när.

Att omforma organisationens struktur så att den blir mer fokuserad på team och nätverk som är lyhörda och utnyttjar färdigheter över funktionerna samtidigt som man skapar nya roller som ledare, sponsor och rådgivare kommer i slutändan att ha en positiv inverkan på omvandlingen av verksamheten.

Från vad vi kan se är den agila designen på väg att bli framtidens operativa modell för affärsverksamheter, och 71 % av organisationerna har redan sagt sig använda sig av någon form av agilt tillvägagångssätt. Om du vill ligga steget före dina konkurrenter är det därför dags att börja utveckla och implementera dessa agila metoder.

Äger du eller arbetar du i en agil organisation? Vi vill gärna höra din åsikt om de positiva och negativa aspekterna av agil verksamhet!

Norberts.