Den dolda kostnaden för oljebyte

Riktig smörjning är en viktig underhållsfunktion och oljebyte är en del av processen. Till skillnad från att byta olja i din bil baserat på tid eller mil bör oljebyten för industriell utrustning baseras på behov där ingen annan praktisk lösning för att återställa korrekt smörjning finns tillgänglig.

Tot ofta schemalägger vi ett oljebyte för att åtgärda ett kontamineringsproblem eller när överdrivet slitage upptäcks. I ingetdera fallet är oljebytet en säker korrigering av problemets grundorsak, och det slösar bort bra pengar och belastar miljön ytterligare med farligt avfall.

Det finns många dolda kostnader förknippade med oljebyten som ofta inte beaktas när åtgärden planeras. Ett mycket förenklat tillvägagångssätt skulle t.ex. bara kunna ta hänsyn till arbetskraft för oljebyte + kostnader för bortskaffande + kostnad för ny olja.

Men det finns andra mer betydande dolda kostnader, t.ex. stilleståndstid, administrativa inköpskostnader, lagring, hantering, testning och spill, som ofta uppgår till många gånger mer än vad som gäller för enbart oljan. Skador på maskinen under ett byte kan till exempel uppstå av följande orsaker:

– Tillsätt fel olja.
– Över-/underfyllning av sump eller reservoar.
– Korsfogning av en avtappningsplugg.
– Torrstart av utrustningen (det händer).
– Införsel av kontaminerad olja

Under anläggningens driftslivslängd kommer det att förekomma oljespill. Precis som bränder inträffar de, men graden av beredskap avgör ofta skadans omfattning. Konsekvenserna av spill kan sträcka sig från behovet av lösningsmedel och rengöringsmedel för att avlägsna olja från utrustning och gångvägar, till att byta ut beläggning eller gräva upp jord, till stora kostnader och negativ publicitet om oljan hamnar utanför anläggningen och i lokala vattendrag.

Kostnaderna kan sträcka sig från hundratals dollar till miljontals dollar, vilket naturligtvis beror på händelsens art och allvarlighetsgrad. Oljespill kan inträffa i alla faser av oljebyteprocessen, inklusive följande:

– Vid lagring
– Under transport till utrustningen
– Vid tömning av den gamla oljan
– Vid tillsättning av den nya oljan
– Vid bortskaffande av den använda oljan

Det är viktigt att känna till dina alternativ när det gäller smörjning och de verkliga kostnader som är förknippade med varje alternativ, inte bara för oljebyten utan även för kostnader som till exempel omkonstruktion med bättre tätningar eller filtreringsutrustning. Fakta och information minskar osäkerheten och förbättrar kvaliteten och lönsamheten i beslut om smörjning. Några av följande aktiviteter kan, om de är väl genomtänkta, ge organisationen enorma besparingar:
– Testa oljan så att den bara byts vid behov.
– Använd rätt olja för applikationen.
– Filtrera oljan så att den inte byts ut bara på grund av partikelföroreningar.
– Köp bra produkter och tillåt inte blandningar eller cocktails.
– Använd smörjmedel med förlängd livslängd.
– Uppgradera tätningar för att minska läckage och inträngning av föroreningar.
– Ge personalen rätt utbildning och utrustning för oljebyte.

Sökandet efter dolda kostnader

Likt de flesta aktiviteter är oljebyte inte så enkelt som det verkar på ytan. Det finns försörjningspersonal, planerare, schemaläggare, samordnare, hälso- och säkerhetspersonal och förfaranden som är inblandade i processen. Dessa aktiviteter bakom kulisserna ger oljebyteprocessen ”dolda” overheadkostnader som ofta är svåra att tydligt definiera.

Underhållsaktiviteter har att göra med att förebygga eller korrigera slitage av smörjda ytor. Stödet bakom kulisserna kostar ofta flera gånger mer än den enkla kostnaden för att utföra själva underhållsaktiviteten.

Andra kostnader som tillgänglighet, miljööverensstämmelse och riskbaserade kostnader måste också vägas in i ekvationen. Nedan följer en diskussion om några av dessa kostnader i samband med ett kraftverk. Även uppskattade kostnader för att utföra ett oljebyte på ett litet system identifieras i varje avsnitt.

Faktorerna och siffrorna kan variera för din bransch, men utifrån diskussionen bör du kunna göra lämpliga revideringar.

Kostnad för tillgänglighet – Om oljan byts ut är utrustningen otillgänglig, inte bara under tiden för oljebyte, utan från den tidpunkt då den isoleras till den tidpunkt då isoleringen tas bort. Konsekvenserna av otillgängligheten uppskattas till en dag eller 0,3 % av den årliga användningen, eftersom försök att få fram ett dollarvärde inte har lyckats, främst eftersom kostnaden beror på var i produktionscykeln utrustningen är placerad.

När en maskin inte kan stängas av ”bara” för oljebyte kan detta i många fall fortfarande göras genom avblodning och matning. Med detta tillvägagångssätt sänks tillgänglighetskostnaderna, men olje- och arbetskraftskostnaderna ökar. Naturligtvis innebär denna typ av verksamhet alltid en viss risk för att smörjningen äventyras. Uppskattas till 200 dollar per byte.

Kostnader för pappersarbete och tillstånd – Att generera tillstånd, spåra, verifiera och inspektera arbetet kostar pengar. Även att låsa ut en elpanel tar tid. Det kan också krävas flera olika yrken för att slutföra uppgiften. Uppskattas som en timmes arbete eller 27 dollar.
Arbete och förmåner – Timlönen är bara en del av arbetskostnaden. Förmåner och företagets kostnader för att administrera personalfunktioner måste inkluderas i den totala summan. Uppskattas som 1,5 gånger timlönen gånger antalet direkta timmar för att slutföra uppgiften.

Arbete vid sidoaktiviteter – Uppskattningar av den tid som krävs för att slutföra oljeanalysen bör ta hänsyn till sidoaktiviteter som väntetid, restid, insamling av verktyg och material.Kostnaderna kan variera från två till åtta gånger ”skruvmejseltiden”.

Övervakning – Övervakningsuppgifter följer alltid med oljebytejobbet. Inkludera tid för att utfärda arbetsorder, tilldela och schemalägga arbetet och övervaka aktiviteterna i uppskattningen.

Detta involverar arbetsledare, underhållsstöd och underhållsplanerare. Till exempel kan varje besättning ha en ledare och det kommer att finnas en handledare för varje så många underhållare. Uppskattas till 20 % utöver de direkta arbetskostnaderna.

Kostnader för bortskaffande av olja – Detta är kostnaden för att betala en oberoende lastbilschaufför och ett avfallshanteringsföretag för att samla in och på ett korrekt sätt bortskaffa icke radioaktiv och icke klorerad spillolja. Radioaktivt avfall kan kosta cirka 2 000 dollar per fat.

Alternativt, om det används som bränsle på plats eller för andra ändamål kan ett värde tilldelas spilloljan, men det finns fortfarande kostnader för att flytta runt den, och om den förbränns finns det vanligtvis regleringar som måste följas. Uppskattas till 0,50 dollar per gallon.

Kostnader för överföring – Kostnaderna för överföring bör beakta kostnader för tillfällig lagringsplats, skydd, flyttning till transportbilen eller till en sekundär plats och slutligen överföring till lastkajen eller långtidslagring. Uppskattas till en timme eller 27 dollar.

Laborkostnader – Laboratorieutrymme och utrustning, arbets- och spårningskostnader i samband med provtagning av alla begagnade trummor, samt kostnader för testning av t.ex. strålning, PCB, klor, glykol, vatten, metaller och/eller lösningsmedel i spilloljan, beroende på vad som krävs. Detta värde kan variera beroende på lokala krav. Uppskattas till 100 dollar per fat eller 2 dollar per gallon.

Solidt avfall – När oljan byts ut uppstår också fast avfall som bör inkluderas i uppskattningen. Detta omfattar handskar, filter, våtservetter, fasta absorbenter, plastflaskor och slangar för provtagning samt de tomma oljefaten. Uppskattas till 25 dollar per byte.

Vätskemässigt avfall – Om oljan har tillåtits brytas ned för mycket kommer det att uppstå flytande avfall i form av lösningsmedel eller spolarvätska som måste bortskaffas. Denna faktor är mycket relevant för kostnadsfördelar i samband med proaktivt underhåll och användning av produkter med lång livslängd. Uppskattas till 25 dollar per byte.

Ny olja – Listpriset för ny mineralolja är cirka 5 dollar per gallon. Bulk ångturbinolja kostar mindre medan hydraulolja och växeloljor kostar mer. I jämförelse är syntetiska oljor betydligt dyrare. Till exempel kostar vissa brandsäkra syntetiska vätskor 28 dollar per gallon. Uppskattas till kostnaden gånger volymen.

Ny olja Overheadkostnader – Dessa kostnader innefattar lagerkostnader och kostnader för lagringsutrymmen. Kostnaderna för det uppvärmda lagret antas vara 1 dollar/år/kubikfot, även om de skulle vara högre eftersom oljelagring och lokala oljerum kräver extra brandskydd, ventilering och jordning. Dessutom kräver en typisk förrådsbod personal. Det kan också tillkomma kostnader för lagerhållning. Uppskattningsvis 100 dollar per fat eller cirka 2 dollar per gallon.

Köpsorder – Flera kostnader uppstår under inköpsprocessen. Dessa inkluderar förberedelse och inlämning av anbudsförfrågan, granskning av tillgängliga alternativ, val av vinnande anbudsgivare, kreditprövning, betalning osv. Uppskattningarna för denna process varierar mellan 250 och 1 500 dollar beroende på komplexitet och omfattning. Uppskattningsvis 400 dollar per beställning.

Utrustningsfel och spill – Oljebyte är en påträngande underhållsåtgärd och det finns en viss risk, som tidigare diskuterats. Man räknar med att det kommer att ske minst ett fel under anläggningens livslängd på grund av dessa risker med en uppskattad kostnad på 100 000 dollar. Detta anses vara konservativt eftersom det förutsätter att inga avbrott uppstår. Baserat på en fyrtioårig stationslivslängd och uppskattningsvis 130 oljebyten per år fördelas riskkostnaden helt enkelt jämnt med 20 dollar per byte.

Säkerhet – Oljebyte innebär ett antal potentiella säkerhetsrisker, bland annat glidning, hudkontakt och ryggskador i samband med lyft. När det gäller ryggskador väger varje 55-gallonfat med olja cirka 180 kg (400 lb), vilket innebär att det vanligtvis krävs lyftanordningar som ofta inte ingår i kostnadsberäkningen. Uppskattas till 20 dollar per byte.

Testning av ny olja – Ett nytt oljeprov bör tas och analyseras för att verifiera att rätt olja levererades och för att skapa en baslinje för efterföljande testning. Kostnaden för denna testning och alla aspekter som är förknippade med den (datahantering, förbrukningsmaterial för provtagning etc.) bör ingå i kostnadsberäkningen.

Den totala kostnaden kan inkludera kostnaden för testningen, arbetskraften för att ta provet, kostnaden för provflaskan, transporten, tolkningen av resultaten och registerhållningen.

Den praxis som innebär att man ofta byter olja kan dessutom komplicera analysen av begagnad olja avsevärt. Som figur 1 visar är det ytterst utmanande när enbart make-up-olja läggs till i tanken. Om det ingår i ett stort program bör de associerade kostnaderna för testning av ny olja vara mycket låga. Uppskattningsvis 100 dollar per byte.

Bottom line

För att beräkna den verkliga kostnaden för ett oljebyte måste man summera alla direkta kostnader, overheadkostnader och de implicita riskbaserade kostnaderna. Den faktiska ”verkliga kostnaden” för att byta olja i ett ganska litet system i ett kraftverk som kräver 5 gallon olja (till 5 dollar per gallon), två arbetstimmar i direkt arbete och en inköpsorder för att skaffa oljan är 988,70 dollar, nästan 40 gånger kostnaden för den nya oljan!

En betydande del av den totala kostnaden ligger i kostnaden för att utfärda en enda inköpsorder, men det finns tillfällen då detta inträffar. I andra situationer kan man fördela kostnaden för inköpsprocessen över volymen av den inköpta oljan för att fånga upp denna kostnad, eller fastställa en genomsnittlig kostnad som alla kan komma överens om.

Med tanke på det höga faktiska biljettpriset för att utföra ett oljebyte kan det vara mycket vettigare att försöka behålla oljan och utrustningen så länge som den verkligen är funktionsduglig och att uppgradera tätning och filtrering. I många fall är dessa uppgraderingar en engångskostnad medan man planerar oljebyten återkommande för utrustningens livslängd.

Detta är inte en allmän rekommendation om att sluta byta olja eller att börja köpa allt i bulk. Det är snarare ett uttalande om att utvärdera varje situation och ta hänsyn till alla faktorer för att bestämma det bästa tillvägagångssättet för att på ett kostnadseffektivt sätt säkerställa korrekt smörjning. Det finns många extrakostnader som kan vara förknippade med oljebyten. Dessa kan variera från plats till plats.

Sammanfattningsvis finns det många ”extra” kostnader i samband med oljebyten. Tyvärr tenderar vi alltför ofta att lokalisera oss själva i vårt eget hörn av verksamheten och tittar bara på de kostnader som direkt påverkar våra budgetar. Om vi ignorerar kostnaderna för att upprätthålla de allmänna stöd- och hjälpfunktioner som vi är beroende av för att utföra uppgiften får vi en partisk och ofullständig bild av den ”verkliga” kostnaden för ett oljebyte.