Vše, co potřebujete vědět o auditu závazků

Co je to audit závazků?

Audit závazků je nezávislé posouzení finančních údajů z evidence závazků organizace. Zkoumá, jak jsou transakce AP zaznamenávány a zda představují přesný pohled na obchodní operace.

V mnoha auditech se hlavní pozornost zaměřuje na vaše oddělení závazků. Je to proto, že je poměrně snadné zvýšit čistý zisk společnosti tím, že neeviduje závazky na konci období. To vede k mnoha druhům krádeží a je důvodem, proč je oddělení AP často jediným předmětem auditů.

Strategie auditu závazků se proto do značné míry opírají o standardy hodnocení rizika podvodu stanovené Radou pro auditorské standardy Amerického institutu certifikovaných účetních (AICPA).

Tím je zajištěno, že všechny výkazy a faktury (stejně jako další kumulované výdaje nebo závazky) jsou správně zaúčtovány ručně nebo pomocí účetního softwaru.

Metody auditu

Základním způsobem auditu oddělení závazků je porovnání transakcí hlavní knihy s údaji v hlavní knize.

Provádění uzávěrkových testů zajistí, zda jsou transakce za fiskální rok zahrnuty ve vaší účetní závěrce ke konci roku. Audit kontroluje, zda jste zavedli vnitřní kontrolní systém, který vše dokumentuje přesně a ve správném časovém rámci.

Neexistuje žádný standardní způsob provádění auditu AP. Obvykle je to volba auditora. Způsob se volí na základě velikosti a formy konkrétního podniku a také požadované důkladnosti.

Vykonávání předpisů GAAP se v jednotlivých státech liší. Některé státy umožňují veřejným společnostem prosazovat dodatečné výkazy, které se nemusí řídit standardy nebo pravidly GAAP.

I přes tyto rozdíly auditoři obecně hledají stejné věci, mezi které patří:

• Úplnost
• Přesnost
• Validita
• Soulad záznamů
• Pravdivé zveřejnění

To potvrzuje, zda záznamy organizace podávají přesný obraz o podnikání.

Jediným účelem auditu je vytvoření účinného vnitřního kontrolního systému. To se obvykle provádí ve čtyřech samostatných fázích.

Čtyři fáze auditu AP

Ať už jste malá firma, nebo rozsáhlý podnik, pokud nesouhlasí záznamy v deníku a bankovní záznamy, bude to problém. Pro vytvoření co nejefektivnějšího systému vnitřní kontroly je auditní stopa rozdělena do čtyř fází:

#1) Naplánování auditu

První fází auditu AP je fáze plánování. Vaše firma obdrží oznámení o auditu a bude naplánována schůzka, na které budou projednány standardní operační postupy (SOP). Nyní je čas projít rozsah a námitky hodnocení a sestavit plán samotného hodnocení.

#2) Provádění práce v terénu

Nyní je čas se do toho pustit. Auditor stráví několik dní nebo týdnů procházením finančních zpráv. Obvykle použije „cut-off test“, aby zjistil správné zaúčtování transakce ve správném časovém období.

Auditor bude procházet dokumenty, jako např:

• Rozvaha
• Kniha šeků
• Objednávky
• Faktury od dodavatelů
• Hlavní kniha

#3) Závěrečná zpráva o auditu

Po dokončení všech prací v terénu jsou zjištění zanesena do závěrečné zprávy o auditu. Ta shrnuje zjištění auditora a jejich vyhodnocení.

#4) Následná kontrola

Jelikož byla zpráva odevzdána, neznamená to, že práce skončila. Posledním krokem je pro auditora provedení následného přezkoumání. K tomu dochází o rok později, aby bylo zajištěno, že všechna doporučení byla splněna a bylo dosaženo požadovaných výsledků.

Jaké doklady k závazkům jsou vyžadovány?

Před provedením auditu byste měli shromáždit všechny potřebné dokumenty. Čím více to auditorovi usnadníte, tím rychleji to půjde. Abyste se přizpůsobili auditorským standardům, zvažte následující:

• Podrobnou knihu AP
• Analýzu rozpočtů v porovnání s výkazy výdajů
• Přezkum vnitřních kontrol
• Dokumentaci případných neevidovaných závazků
• Přehled plánovaných auditorských postupů
• A. komplexní posouzení rizik závazků a výdajů
• Souhrn možných slabých míst v kontrolách AP
• Dokumentace o případném vyšetřování podvodů

Cíle auditu závazků

Při auditu závazků, existuje mnoho cílů, které chce auditor splnit. Zde jsou některé z hlavních cílů:

Úplnost

Audit úplnosti je obvykle hlavním cílem auditu AP a nejdůležitější částí celého procesu. Hlavní způsoby, kterými auditor indikuje, zda byly doklady řádně zaúčtovány a propočteny, jsou:

• Testy uzávěrky
• Odsouhlasení
• Auditní stopy

Podnik musí ke konci roku vypracovat testy uzávěrky účetní závěrky pro hotovostní platby a nákupy zboží a služeb přijatých do konce roku. Auditor pak pomocí auditní stopy porovná platby se zaúčtovanými závazky a vyhledá případné soubory s neshodnými doklady.

Platnost

Auditor bude také zkoumat platnost vašich transakcí v oblasti závazků a procesu nákupu. Auditor se pokusí zjistit oprávněnost transakce tím, že osloví dodavatele a prodejce s žádostí o potvrzení.

Počet a typ dodavatelů, kteří obdrží tyto žádosti, se může lišit v závislosti na typu podniku, který provozujete. Většina auditorů bude kontaktovat pravidelné dodavatele a prodejce bez ohledu na to, zda existuje neuhrazený zůstatek, či nikoliv.

Je třeba také poznamenat, že pokud auditor zjistí jednu nebo více otevřených faktur u dodavatele, osloví také určité procento vašich obchodních partnerů.

Soulad

Všechny transakce se závazky musí být zaznamenány určitým způsobem. Když auditor zkoumá, zda podnik dodržel obecné účetní zásady a postupy, sleduje soulad.

Audit obvykle začíná odzadu dopředu. Auditor začne s účetní závěrkou ke konci roku, která může obsahovat dokumenty jako:

• Výkazy o peněžních tocích
• Výkazy o příjmech a výdajích
• Rozvahy

Auditor může také vybrat náhodné záznamy v hlavní knize a dohledat jejich původ. Auditní stopa vaší společnosti umožňuje auditorovi zjistit přesnou cestu transakce. Může pak vyhodnotit, zda byly použity správné účetní postupy.

Zveřejnění

Závěrečným krokem auditu AP je ujištění, že všechny transakce a činnosti byly řádně zveřejněny. To znamená, že zůstatek závazků musí být zaznamenán v účetní závěrce ke konci roku.

Auditor se zaměří na zveřejnění tím, že zkontroluje takové věci, jako jsou krátkodobé závazky a kalkulace nákladů na zboží. Neobvyklé transakce mohou vyžadovat poznámky pod čarou, které poskytnou podrobnosti o tom, co nelze rozeznat z prostého záznamu.

Jako poslední požadavek může auditor požádat podnik o zveřejnění povinného prohlášení vedení, které potvrzuje, že všechny účetní výkazy plně odrážejí skutečné transakce a nákupy v oblasti závazků.

Příprava na audit závazků

Nikdy se nechcete nechat zaskočit auditem závazků – ať už jde o audit externí, nebo interní.

Závazky se nacházejí v rozvaze společnosti jako pasivum. Představuje krátkodobý dluh a peníze dlužné dodavatelům a věřitelům a udává počet zaúčtovaných (ale dosud nezaplacených) dodavatelských faktur.

Všeobecně přijímané účetní zásady se v jednotlivých regionech liší, takže prvním krokem při plánování auditu je co nejdříve naplánovat schůzku a probrat, co potřebujete.

Při revizi procesů AP zvažte hlavní cíle společnosti a následující otázky:

• Jak hodnotíme nové dodavatele?
• Kdo dostává zprávy o rozpočtu a výdajích?
• Jsou nákupní objednávky digitální, papírové nebo obojí?
• Jaký je náš roční rozpočet výdajů?
• Je k dispozici softwarové řešení AP?
• Jsou zavedeny zásady pro zajištění dokumentace všech závazků?
• Jsou evidovány nákupy kreditní kartou?
• Jsou nákupy omezeny na schválené dodavatele?

Pamatujte, že je velmi důležité stanovit důležitá kritéria ještě před provedením auditu.

Vypočítejte si obrat závazků

Jedním z rychlých způsobů, jak se připravit na audit AP, je vypočítat si poměr obratu závazků. Jedná se o výpočet krátkodobé likvidity, který se používá k vyčíslení rychlosti, s jakou podnik splácí svým dodavatelům.

Ukazatel obratu AP se vypočítá tak, že se vezmou celkové nákupy od dodavatelů (tj. náklady na prodej) a vydělí se průměrnou částkou závazků za stejné období.

Obrat závazků = celkové nákupy od dodavatelů / průměrná výše závazků

Záporné závazky

Pokud podnik vyplatí více, než je požadováno nebo fakturováno, považuje se to za přeplatek a v rozvaze se to dokumentuje jako záporný závazek. K tomu často dochází, pokud byla firmě vystavena dvojí faktura nebo pokud odeslala duplicitní platby.

Záporné závazky jsou obvykle malé částky, které se nakonec sčítají do ostatních závazků. Často se objevují jako kredit v knize závazků, který může společnost použít k vyrovnání budoucích plateb dodavatelům.

Technicky řečeno, záporný závazek je považován za aktivum společnosti, a proto by měl být klasifikován jako náklad příštích období.

Automatizace auditu závazků

Tradiční audit AP je poměrně těžkopádný. Zahrnuje procházení stohů papírů, výkazů výdajů, starých účtenek atd. Ruční audit je velmi neefektivní, nákladný a časově náročný. To platí zejména v případě, že vaše firma má velký objem transakcí.

Naštěstí byla většina nápravných úkolů auditu AP automatizována prostřednictvím různých typů softwaru pro správu závazků.

Proč automatizace AP?

Ukládání a správa dat

Vhodná platforma pomůže organizaci také při ukládání dat. To může být užitečné zejména v případě, že vaše firma pracuje s mnoha typy transakcí. Auditor tak může pracovat rychleji a efektivněji.

AP software umožní uchovávat důležitá data, jako např:

• Soubory dodavatelů
• Historie transakcí
• Název společnosti
• Objednávky
• Čísla faktur
• Údaje o kreditních kartách
• Výkazy výdajů
• Noví dodavatelé
• A další…

Mnoho typů softwaru pro automatizaci AP umožní podniku nastavit vlastní pole. Tím zajistíte, že před auditem AP budete vždy shromažďovat potřebná data.

Přejde-li vaše společnost na platební proces provozovaný prostřednictvím softwaru, slouží jako obrovské úložiště všech vašich finančních údajů na jednom místě.

Ulehčení auditu

Elektronická fakturace a elektronické platby znamenají, že auditor nikdy nebude hledat jehlu v kupce sena. Mají vše, co potřebují, přímo u sebe a mohou vás mít v mžiku z krku.

Přístup auditora „pouze pro čtení“ ke kritickým dokumentům znamená, že práce je hotová v řádu hodin, nikoli týdnů. To je velký rozdíl!“

Sledování a monitorování dokumentů

Připravte si to! Papír je antitezí efektivity, a proto je z podnikání zcela vytlačován. Pouze papír nabízí iluzi kontroly. S nástupem cloudových technologií již není hrozba ztráty všeho, když se „rozbije pevný disk“, realitou.

Při práci s papírem se záznamy hůře sledují, monitorují, měří a organizují (abychom jmenovali alespoň některé). Dokumenty mohou být ztraceny, skartovány, odcizeny, zničeny atd. Díky papíru je proces fakturace a platby méně přehledný a hůře sledovatelný.

Detekce podvodů a snižování rizik

Studie Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů z roku 2016 zjistila, že organizace každoročně přicházejí kvůli podvodům v průměru o 5 % ročních příjmů.

Závazky jsou velmi náchylné ke krádežím a používání softwaru usnadňuje jejich odhalení. Řešení AP zachytí významné nesprávnosti, faktury, se kterými bylo manipulováno, a podobně:

• Duplikáty nebo fotokopie faktur
• Faktury s nižšími než schválenými částkami
• Dodavatelé nebo dodavatelé se schránkami PO
• Faktury se zaokrouhlenými částkami v dolarech
• Dokumenty s chybějícími informacemi

Elektronický fakturační systém je jedním z nejrychlejších a nejúčinnějších způsobů, jak se vypořádat s podvody, protože je zde mnohem méně prostoru pro lidské chyby.

Používání softwaru AP je jako představení třetího páru očí pro kontrolu a vyvážení vaší společnosti. Přehledně uspořádá kritické informace a okamžitě označí vše, co není v pořádku.

Automatizace navíc vytvoří auditní stopu, kterou nelze ztratit, ztratit, odcizit nebo skartovat. Díky chytrému softwaru jsou data AP vždy na jednom jediném místě. Zcela chráněné.

Čím více může podnik digitalizovat úkoly AP, tím menší je pravděpodobnost, že ho překvapí negativní audit. Automatizované postupy poskytují další úroveň zabezpečení. Je to okamžitá auditní stopa, která usnadňuje hledání dokumentů a ztěžuje jejich falšování.

Proč potřebuji audit závazků?

Existuje milion důvodů, proč by se společnost měla zajímat o audit závazků, ať už interní nebo externí. Audit závazků je základní zbraní proti podvodům a nepřesnostem.

Audit by vás neměl děsit, pokud jste neudělali nic špatného. Jde o nezávislý a systematický pohled na záznamy AP společnosti, který má zajistit, že je vše správně zdokumentováno.

I v případě negativního výsledku je třeba to brát jako poučení o přísnější evidenci a zachování pečlivého odhalování podvodů. Audit AP se týká spíše posouzení rizik a je to proces, který je třeba ocenit.

Audity závazků ve Spojených státech

Americký institut certifikovaných účetních (AICPA) ve Spojených státech řídí postupy auditu závazků a stanovuje standardy pro jejich provádění.

V závislosti na státě není většina auditů závazků nepovinná. V roce 2002 vznikl zákon Sarbanes-Oxley, který vyžaduje, aby všechny podniky předkládaly záznamy třetí straně k externímu přezkoumání.

Odpovědností auditora je pak zajistit, aby všechny záznamy společnosti byly v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami, jinak označovanými jako GAAP.

Účelem auditu AP je dosažení čtyř důležitých kritérií. Těmi jsou:

1. Zajistit řádné zveřejnění dokumentů. To zahrnuje účetní závěrky a bankovní výpisy ke konci roku.
2. Zajistit úplný a celkový soulad AP v souladu s GAAP.
3. Prověřit oprávněnost a přesnost všech transakcí.
4. Přezkoumat všechny údaje AP a odsouhlasit každou transakci za rok.

Zjednodušený audit závazků odhalí podvody, duplicitní platby, přeplatky a nezaznamenané závazky. Pokud zůstanou tyto typy rizik neodhaleny, mohou poškodit dlouhodobost a úspěšnost vašeho podnikání.

Správně provedený audit AP má zásadní význam pro finanční zdraví vašeho podniku a výkonnost vašeho oddělení závazků. Použití správných postupů zajistí, že finance vaší organizace budou transparentní, přesné a bez podvodníků.

Budoucnost auditů závazků

Budoucnost auditů závazků spočívá v technologii. Zákony se budou i nadále měnit a očekávání se budou stále zvyšovat. Čím více odvětví a společností přijme automatizaci, tím více ji budou vlády očekávat.

Je důležité, abyste se již nyní vybavili vhodnými nástroji potřebnými k přípravě. Se silným oddělením AP a správným softwarem se již nemusíte obávat účetních postupů.

Přechod na digitalizaci zrychluje, usnadňuje a zlevňuje proces auditu. A co je ještě důležitější, dává podniku větší prostor pro realizaci progresivní strategie a plánování budoucích aktivit.